Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszug organisieren

Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszug braucht zwei abgestimmte Abläufe: den Markt vor Ort und den Zugverkehr. Beginne mit Genehmigung, Zugreservierung und Streckenplanung, bevor du Stände oder Einladungen festlegst. Danach folgen Marktaufteilung, Betreiber, Haltestellen, Helfer und Verpflegung. Plane außerdem Zeit für Tickets, Lagepläne, Wetterkontrolle und die letzte Information an Standbetreiber und Zugpersonal ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung beantragen
2
Weihnachtszug reservieren
3
Zugstrecke festlegen
2 Personen
4
Haltestellen und Zeiten festlegen
2 Personen
5
Marktaufteilung ausarbeiten
2 Personen
6
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
7
Standplätze bestätigen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Veranstaltung online veröffentlichen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Zugreservierungen bearbeiten
2 Personen
13
Freiwillige einplanen
2 Personen
14
Lieferanten bestätigen
15
Getränkevorrat bestellen
16
Cateringbestellung aufgeben
17
Zugtickets ausdrucken
18
Lagepläne ausdrucken
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Standbetreiber informieren
22
Zugpersonal informieren
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Getränke kalt stellen
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
4 Personen
26
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
27
Ort überprüfen
2 Personen
28
Marktbereich absperren
3 Personen
29
Partyzelte aufbauen
6 Personen
30
Standtische aufstellen
4 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
33
Dekoration aufhängen
4 Personen
34
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
35
Strom anschließen
2 Personen
36
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
37
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
38
Bahnhaltestelle markieren
3 Personen
39
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
40
Ticketkasse einrichten
2 Personen
41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

42
Standbetreiber empfangen
3 Personen
43
Besucher begrüßen
4 Personen
44
Eintrittskarten kontrollieren
2 Personen
45
Zugreisende betreuen
4 Personen
46
Weihnachtszug abfahren lassen
3 Personen
47
Zughaltestellen absichern
3 Personen
48
Marktstände unterstützen
3 Personen
49
Heiße Getränke servieren
3 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Geschirr einsammeln
2 Personen
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
55
Beleuchtung kontrollieren
56
Durchsagen machen
57
Letzten Zug ankündigen
58
Besucher verabschieden
4 Personen

Nachbereitung

59
Marktstände abbauen
6 Personen
60
Partyzelte abbauen
6 Personen
61
Dekoration entfernen
4 Personen
62
Beleuchtung abkoppeln
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
3 Personen
64
Catering aufräumen
3 Personen
65
Abfall sammeln
4 Personen
66
Gelände reinigen
4 Personen
67
Materialien inventarisieren
2 Personen
68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
69
Ungenutzte Vorräte lagern
2 Personen
70
Endkontrolle des Veranstaltungsortes
2 Personen
71
Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
StehtischeAnz. 8
BiertischgarniturenAnz. 6
KleiderständerAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
KabeltrommelnAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
Akku-LampenAnz. 10
FunkgeräteAnz. 8
Mobile ZahlungsterminalsAnz. 4
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 16
LED-KerzenAnz. 40
LichtschläucheAnz. 6
BatterienAnz. 48

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 80
WeihnachtsgirlandenAnz. 20
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtsfigurenAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
Weihnachtsbaumständer
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
WegweiserAnz. 18
InfotafelnAnz. 8
MenükartenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 160
TassenAnz. 120
TellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 160
ServierschalenAnz. 24
ServierzangenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
KaraffenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
MessbecherAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
OfenhandschuheAnz. 6
KüchentücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
KassenladeAnz. 4
TrinkgeldkassenAnz. 4
PreisschilderAnz. 80
ArmbänderAnz. 500
Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 500

Zug

ZugticketsAnz. 500
AbfahrtslistenAnz. 12
AbsperrgitterAnz. 12
EinstiegsplakateAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8
WarnwestenAnz. 12
Zugrouten-KartenAnz. 500
GepäckanhängerAnz. 100

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
SicherheitswestenAnz. 12
NotausgangsschilderAnz. 8
Rutschfeste MattenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 3
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
HandschuheAnz. 24
HandtuchrollenAnz. 12

Büro

NamensschilderAnz. 40
StifteAnz. 20
StifteAnz. 30
KlebebandAnz. 12
SchreibmappenAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
DruckpapierAnz. 5
TackerAnz. 4

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendreherAnz. 6
GabelschlüsselAnz. 4
SpanngurteAnz. 20
ArbeitshandschuheAnz. 20

Tipps

Beantrage die Genehmigung und reserviere den Weihnachtszug zuerst. Ohne bestätigte Strecke, Haltestellen und Fahrzeiten lassen sich Einladungen und Online-Anmeldungen nicht zuverlässig veröffentlichen.
Lege die Marktaufteilung fest, bevor du Standplätze bestätigst. Zeichne Verkaufsstände, Tische, Sitzbereiche, Zughaltestellen und Wege in einen Lageplan ein und drucke mehrere Exemplare aus.
Bestätige Standbetreiber, Lieferanten und Zugpersonal spätestens 7 Tage vorher noch einmal schriftlich. So fallen fehlende Zusagen, falsche Aufbauzeiten oder offene Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag auf.
Plane Getränke und warme Speisen getrennt. Bestelle den Getränkevorrat und das Catering rechtzeitig, stelle Kühlboxen und Warmhaltebehälter bereit und stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt.
Kontrolliere am Vortag Wetter, Beleuchtung und Strom. Teste Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Akku-Lampen, Lautsprecher und Funkgeräte; bei Kälte gehören auch Batterien und Powerbanks in die Einsatzkisten.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtszug organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigung, Zugreservierung und Streckenplanung. Standbetreiber, Lieferanten und Helfer solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin anfragen.
Was muss ich für einen Weihnachtszug festlegen?: Lege eine feste Strecke, alle Haltestellen und die Abfahrtszeiten fest. Plane außerdem die Zugreservierungen, drucke die Tickets aus und informiere das Zugpersonal spätestens 7 Tage vorher über Änderungen.
Wann sollte man Standplätze auf dem Weihnachtsmarkt bestätigen?: Bestätige die Standplätze, sobald die Marktaufteilung und die wichtigsten Wege feststehen, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung. Teile jedem Betreiber außerdem Aufbauzeit, Standgröße und den aktuellen Lageplan mit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts?: Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Marktstände, Zelte, Tische, Beleuchtung und Dekoration ein. Getränke kalt zu stellen, Snacks vorzubereiten und Technik zu testen sollte zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein.

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