Cómo organizar un mercado navideño con tren de Navidad

Un mercado navideño con tren necesita coordinar dos actividades: el recorrido y el mercado. Empieza por solicitar el permiso, reservar el tren y fijar una ruta con paradas y horarios realistas. Después organiza los puestos, las inscripciones y las reservas de plazas, y asigna voluntarios para recibir al público y orientar las colas. La última semana sirve para confirmar proveedores, imprimir billetes y planos, revisar el tiempo y preparar bebidas, aperitivos e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso
2
Reservar el tren navideño
3
Definir la ruta del tren
2 personas
4
Definir paradas y horarios
2 personas
5
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
6
Contactar a los puestos
2 personas
7
Confirmar los puestos de venta
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el evento en línea
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Gestionar las reservas de tren
2 personas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar proveedores
15
Pedir bebidas
16
Realizar el pedido de catering
17
Imprimir los billetes de tren
18
Imprimir planos
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Informar a los expositores
22
Informar a la tripulación del tren
23
Hacer la compra
3 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
4 personas
26
Clasificar decoración navideña
2 personas
27
Comprobar el lugar
2 personas
28
Delimitar la zona de mercado
3 personas
29
Montar las carpas
6 personas
30
Montar las mesas del puesto
4 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Colgar la iluminación
4 personas
33
Colgar la decoración
4 personas
34
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
35
Conectar la electricidad
2 personas
36
Montar el buffet de catering
4 personas
37
Preparar café y té
2 personas
38
Señalizar la parada del tren
3 personas
39
Colocar los paneles informativos
2 personas
40
Montar la taquilla
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

42
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
44
Comprobar las entradas
2 personas
45
Guiar a los viajeros del tren
4 personas
46
Hacer salir el tren de Navidad
3 personas
47
Asegurar las paradas del tren
3 personas
48
Apoyar los puestos del mercado
3 personas
49
Servir bebidas calientes
3 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Recoger la vajilla
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
2 personas
55
Comprobar la iluminación
56
Gestionar anuncios por megafonía
57
Anunciar el último tren
58
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

59
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
60
Desmontar las carpas
6 personas
61
Retirar la decoración
4 personas
62
Desconectar la iluminación
3 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger el catering
3 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar existencias no utilizadas
2 personas
70
Inspección final del recinto
2 personas
71
Gestionar la fianza y las llaves

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mesas con bancoscant. 6
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 12
Lámparas con bateríacant. 10
Walkie-talkiescant. 8
Terminales de pago móvilescant. 4
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Baterías externascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 16
Velas LEDcant. 40
Cables de lucescant. 6
Bateríascant. 48

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 12
Mantelescant. 24
Soporte para árbol de Navidad
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Postes separadorescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Carteles direccionalescant. 18
Paneles informativoscant. 8
Carteles del menúcant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 160
Tazascant. 120
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de servircant. 24
Pinzas de servircant. 12
Termoscant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de hornocant. 6
Paños de cocinacant. 12

Catering

Compras
Bandejas de cajacant. 4
Botes para propinascant. 4
Etiquetas de preciocant. 80
Pulserascant. 500
Vasos reutilizablescant. 500

Tren

Billetes de trencant. 500
Listas de salidacant. 12
Vallas para la colacant. 12
Carteles de accesocant. 6
Linternascant. 8
Chalecos reflectantescant. 12
Mapas de ruta del trencant. 500
Etiquetas de equipajecant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Señales de salida de emergenciacant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Guantescant. 24
Rollos de toallacant. 12

Oficina

Credencialescant. 40
Rotuladorescant. 20
Bolígrafoscant. 30
Cinta adhesivacant. 12
Portadocumentoscant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 5
Grapadorascant. 4

Herramientas

Martillocant. 4
Destornilladorescant. 6
Llaves de bocacant. 4
Cinchas de amarrecant. 20
Guantes de trabajocant. 20

Consejos

Cierra primero el permiso, el tren y la ruta. Define las paradas y los horarios antes de invitar al público; cambiar el recorrido cuando ya hay reservas suele provocar billetes, planos y comunicaciones incorrectos.
Diseña el mercado alrededor de las zonas de subida y bajada del tren. Deja pasillos despejados para las colas y reserva espacio para puestos, mesas, carpas y almacenamiento, sin bloquear una salida.
Abre las reservas del tren solo cuando conozcas el número de plazas y los horarios. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción para poder ajustar el catering y los aperitivos con tiempo.
Asigna voluntarios por función y turno, no solo por número total. Necesitarás personas para las paradas, los puestos de información, las colas y la comunicación con la tripulación mediante walkie-talkies.
Haz una comprobación final 24 horas antes: pronóstico, bebidas enfriadas, billetes y planos impresos, acreditaciones preparadas y baterías cargadas. Comprueba también cables, regletas, iluminación y terminales de pago antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar el tren de Navidad?: Reserva el tren al menos 8-12 semanas antes, especialmente si el evento se celebra en fin de semana. Necesitas tener confirmados la ruta, las paradas y los horarios antes de publicar las reservas.
¿Cuándo hay que solicitar el permiso para el mercado navideño?: Solicítalo entre 8 y 12 semanas antes del evento, o antes si la autoridad local exige revisar la ruta y las paradas del tren. No anuncies horarios definitivos hasta recibir la autorización.
¿Cuándo se deben confirmar los puestos del mercado?: Confirma los puestos entre 3 y 4 semanas antes. Pide entonces sus necesidades de espacio, electricidad y mobiliario, y envíales los horarios de montaje y las indicaciones de acceso.
¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?: Haz la compra y confirma el pedido de catering 2-3 días antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara los aperitivos el mismo día, manteniendo calientes o refrigerados los productos que lo necesiten.

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