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Checkliste für einen Weihnachtsmarkt im Zoo

Ein Weihnachtsmarkt im Zoo braucht mehr Abstimmung als ein gewöhnlicher Markt: Besucherwege, Tierbereiche, Stände und Versorgung müssen zusammenpassen. Plane zuerst Datum, Route, Genehmigungen und Sicherheitsmaßnahmen, bevor du Reservierungen und Einladungen bestätigst. In den letzten Tagen zählen funktionierende Stromanschlüsse, getestete Beleuchtung, gekühlte Lebensmittel und vorbereitete Kassen. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten organisatorischen Schritte und zeigt, was bei einem Markt im Zoo besonders leicht vergessen wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Sicherheitsplan erstellen

    2 Personen

  • Tierwege abstimmen

    2 Personen

  • Stände und Attraktionen reservieren

  • Lieferanten bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Veranstaltung online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwilligenplan erstellen

    2 Personen

  • Parkplätze reservieren

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Speisekarten entwerfen

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Einkäufe bestellen

    2 Personen

  • Bargeld vorbereiten

  • Lebensmittel annehmen

    3 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kekse verpacken

    2 Personen

  • Kassen testen

    2 Personen

  • Wetterschutz prüfen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Stände aufbauen

    6 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Menütafeln aufstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsbäume aufstellen

    3 Personen

  • Cateringstationen einrichten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Warme Getränke zubereiten

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    3 Personen

  • Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Weihnachtsmarkt betreuen

    6 Personen

  • Heiße Getränke servieren

    4 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Essensausgaben sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Tiergehege freihalten

    2 Personen

  • Lichtshow steuern

    2 Personen

  • Weihnachtsmann empfangen

    2 Personen

  • Fotoecke betreuen

    2 Personen

  • Letzte Bestellungen aufnehmen

    4 Personen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Kassen abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Marktstände abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien zählen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    3 Personen

  • Kühlprodukte verarbeiten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Gelände ablaufen

    2 Personen

  • Reinigungsmaterialien verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 6
  • MarktständeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • StehtischeAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 12
  • HockerAnz. 12
  • KassentischeAnz. 3
  • AbsperrgitterAnz. 20
  • SchirmständerAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 300
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 150
  • TellerAnz. 200
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServiertablettsAnz. 20
  • SuppenkellenAnz. 12

Küche

  • ThermoskannenAnz. 12
  • SuppenkesselAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • WasserkocherAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • InduktionskochplattenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 8
  • Koch- und ServiermesserAnz. 12
  • RührschüsselnAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 8
  • LebensmittelboxenAnz. 30
  • Zangen und ServierlöffelAnz. 20

Ausstattung

  • KassensystemeAnz. 3
  • KartenlesegeräteAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • FunkgeräteAnz. 10
  • HandmegafoneAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 24
  • LED-FlutlichterAnz. 12
  • BatterielaternenAnz. 20
  • Verlängerbare LichterkettenAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbäumeAnz. 8
  • WeihnachtsbaumständerAnz. 8
  • WeihnachtskugelnAnz. 200
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 30
  • WeihnachtskränzeAnz. 12
  • WeihnachtssterneAnz. 20
  • KunstschneeAnz. 12
  • Weihnachtsmannkostüm
  • Fotowand
  • Dekorative GeschenkboxenAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 24
  • MenüboardhalterAnz. 20
  • WegweiserAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 60
  • ArmbänderAnz. 500

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 20
  • AbfallcontainerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 6
  • WischmopsAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungswagenAnz. 2
  • HanddesinfektionsstationenAnz. 12
  • ToilettenpapierhalterAnz. 6
  • SeifenspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Stimme die Besucherroute frühzeitig mit den Tierwegen ab und prüfe sie spätestens vor dem Aufbau noch einmal vor Ort. Absperrgitter und Beschilderung müssen so stehen, dass kein Stand den Zugang zu Tierbereichen oder Notausgängen verengt.
  • Bestätige Stände, Attraktionen und Lieferanten nicht erst in der letzten Woche. Halte Reservierungen, Lieferzeiten und Ansprechpartner mindestens 14 Tage vor dem Markt schriftlich fest.
  • Plane Strom und Licht als eigenen Prüftermin ein: Kontrolliere alle Anschlüsse, teste die Beleuchtung im Dunkeln und lege Verlängerungen sowie Ersatzlösungen vor dem Veranstaltungstag bereit.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und übergib die Angaben an Küche und Stände. Kühlprodukte sollten bei der Anlieferung angenommen, kontrolliert und sofort in Kühlboxen oder Kühllager eingeräumt werden.
  • Bereite Kassen, Bargeld und Lagepläne spätestens am Vortag vor. Teste jede Kasse mit einem Probekauf und drucke zusätzliche Lagepläne, Namensschilder und Speisekarten für Ausfälle oder kurzfristige Änderungen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt im Zoo planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Route, Genehmigungen und Sicherheitsplan. Reservierungen für Stände, Attraktionen, Parkplätze und Lieferanten sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Was muss man bei einem Weihnachtsmarkt im Zoo besonders beachten?
Die Besucherführung muss mit Tierwegen, Gehegen, Notausgängen und Versorgungslinien abgestimmt werden. Prüfe Route, Absperrgitter und Beschilderung mindestens zweimal: bei der Planung und am Tag vor dem Aufbau.
Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtsmarkt im Zoo?
Plane pro Bereich mindestens eine verantwortliche Person ein, etwa für Kassen, Einlass, Küche, Stände und Besucherwege. Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 14 Tage vorher und besetze zusätzlich eine Ersatzperson je Schicht.
Wann sollte man Essen und Getränke für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?
Bestelle haltbare Zutaten mehrere Tage vorher und lege Kühlprodukte erst nach kontrollierter Anlieferung ein. Snacks, Kekse und vorbereitete Speisen sollten je nach Haltbarkeit am Vortag oder am Veranstaltungstag portioniert und verpackt werden.

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