Weihnachtsfeier organisieren: So gelingt die Planung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Personenzahl nicht nur für das Essen: Für jede angemeldete Person brauchst du auch einen Sitzplatz, Geschirr, Besteck und ein Glas. Bestätige Anmeldungen spätestens sieben Tage vor der Feier und gib die Diätliste direkt an das Catering oder Küchenteam weiter.
• Verschicke die Einladungen vier bis sechs Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von etwa zwei Wochen. Ohne diese Frist fehlen dir oft genau die Angaben, die du für Menü, Tischordnung und Geschenke brauchst.
• Lege das Programm spätestens drei Wochen vorher fest. Wenn ein Weihnachtsmann oder Redner vorgesehen ist, reserviere diese Person frühzeitig und plane Beiträge mit Uhrzeit und maximaler Dauer ein, damit das Essen nicht unnötig wartet.
• Prüfe eine Woche vorher, ob Tische, Stühle, Kleiderständer, Buffetische und Abfallbehälter vorhanden sind. Zähle außerdem Teller, Tassen, Gläser und Besteck; fehlende Servierlöffel oder Warmhaltebehälter fallen meist erst beim Aufbau auf.
• Bereite Gemüse und Desserts möglichst am Vortag vor und lagere Getränke rechtzeitig gekühlt. Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Wasser in Kannen sichtbar auf die Tische.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?

Beginne etwa acht bis zehn Wochen vorher mit Datum, Ort und Reservierung. Vier bis sechs Wochen vor dem Termin verschickst du die Einladungen, und spätestens sieben Tage vorher bestätigst du die endgültige Personenzahl.

Wann verschickt man Einladungen zur Weihnachtsfeier?

Verschicke die Einladungen vier bis sechs Wochen vor der Feier. Setze eine Rückmeldefrist zwei Wochen vor dem Termin, damit Menü, Sitzplätze, Geschenke und Getränke rechtzeitig geplant werden können.

Wie viel Getränke braucht man für eine Weihnachtsfeier?

Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser bereitstehen; kühle die Getränke spätestens am Vortag, wenn keine große Kühlung vor Ort vorhanden ist.

Was muss man eine Woche vor der Weihnachtsfeier erledigen?

Prüfe sieben Tage vorher die Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung, den Ablaufplan und die vollständige Materialliste. Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke ein und teile die Helfer für Aufbau, Buffet, Küche und Abbau ein.

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