Zo organiseer je een kerstviering zonder last-minute stress
Begin een kerstviering niet met versiering, maar met datum, locatie en een realistisch programma. Daarna regel je de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat catering en tafelschikking op tijd kloppen. Plan muziek, kerstliederen en een kerstman of spreker in hetzelfde draaiboek als de maaltijd. In de laatste week controleer je materialen, boodschappen, cadeautjes en vrijwilligers; op de dag zelf werk je met vaste overdrachtsmomenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Programma samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen ontwerpen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
- 9
Kerstliederen selecteren
2 personen
- 10
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 11
Cateringmenu vaststellen
3 personen
- 12
Kerstman of spreker vastleggen
- 13
Benodigdheden controleren
2 personen
- 14
Extra materialen regelen
2 personen
- 15
Tafelschikking maken
2 personen
- 16
Draaiboek printen
- 17
Aanmeldingen bevestigen
- 18
Dieetlijst doorgeven
- 19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
3 personen
- 21
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
- 22
Groenten wassen
2 personen
- 23
Desserts voorbereiden
3 personen
- 24
Tafeldecoratie maken
3 personen
- 25
Cadeautjes sorteren
2 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Ruimtes ventileren
2 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
4 personen
- 30
Buffettafels klaarzetten
3 personen
- 31
Servies en bestek klaarleggen
3 personen
- 32
Licht en muziek testen
2 personen
- 33
Versiering ophangen
4 personen
- 34
Kerstboom versieren
3 personen
- 35
Kaarsen en lichtjes plaatsen
2 personen
- 36
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 37
Soep en hoofdgerecht opwarmen
3 personen
- 38
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
- 39
Drankpunten inrichten
2 personen
- 40
Ontvangstbalie klaarzetten
2 personen
- 41
Welkomstteam briefen
3 personen
- 42
Gasten ontvangen
3 personen
- 43
Jassen aannemen
2 personen
- 44
Koffie en thee serveren
3 personen
- 45
Kersttoespraak verzorgen
- 46
Kerstliederen begeleiden
2 personen
- 47
Hapjes serveren
3 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
- 50
Buffet openen
2 personen
- 51
Buffet begeleiden
4 personen
- 52
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 53
Servies verzamelen
3 personen
- 54
Dessert serveren
3 personen
- 55
Kerstmanprogramma begeleiden
3 personen
- 56
Cadeautjes uitdelen
3 personen
- 57
Muziek verzorgen
2 personen
- 58
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 59
Gasten uitzwaaien
3 personen
- 60
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Nazorg
- 61
Eten veilig opbergen
3 personen
- 62
Afval verzamelen
4 personen
- 63
Servies afwassen
4 personen
- 64
Keuken schoonmaken
3 personen
- 65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 66
Versiering verwijderen
3 personen
- 67
Kerstboom opruimen
2 personen
- 68
Vloeren schoonmaken
3 personen
- 69
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 70
Apparatuur schoonmaken
2 personen
- 71
Materialen inventariseren
2 personen
- 72
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 74
Locatie opleveren
2 personen
- 75
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kapstokkenaantal 3
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 75
- Dessertbordenaantal 75
- Soepkommenaantal 75
- Koffiekopjesaantal 75
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 75
- Koffielepelsaantal 75
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 5
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Mengkommenaantal 6
- Pannenaantal 5
- Ovenbakplatenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Keukenborstelsaantal 3
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Telefoonladersaantal 3
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 8
- Tafellopersaantal 8
- Kerststukkenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 75
- Cadeautasjesaantal 70
- Cadeaulintaantal 4
- Kerststerrenaantal 6
Verlichting
- Led-lichtslingersaantal 8
- Led-kaarsenaantal 30
- Lantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsaantal 2
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Wasmandenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum en locatie minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer niet alleen de zaal, maar controleer ook keuken, opslag, kapstokken, tafels, stoelen en voldoende afvalbakken.
- Verstuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de viering. Bevestig daarna per persoon de deelname en noteer dieetwensen op één aparte lijst.
- Maak het programma met tijden voor ontvangst, maaltijd, kerstliederen, koffie en het optreden van de kerstman of spreker. Zet voor elk onderdeel één verantwoordelijke vrijwilliger en geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf het draaiboek.
- Controleer de catering niet alleen op ingrediënten, maar ook op uitvoering: warmhoudbakken, serveerschalen, tangen, koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen moeten vóór de start op hun plek staan.
- Doe de laatste boodschappen 1 tot 2 dagen vooraf en koel dranken direct weg. Sorteer cadeautjes per groep of tafel en maak de tafelschikking voordat je de tafeldecoratie afmaakt; anders moet je op het laatste moment opnieuw schuiven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering organiseren?
- Begin minstens 8 weken vooraf met datum, locatie en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de viering.
- Wanneer vraag je dieetwensen voor een kerstviering uit?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten. Geef de definitieve dieetlijst uiterlijk 7 dagen vooraf aan de catering of keukenploeg.
- Hoe maak je een draaiboek voor een kerstviering?
- Zet alle onderdelen op tijdsvolgorde: ontvangst, eten, muziek, kerstliederen, spreker of kerstman, koffie en afsluiting. Voeg per onderdeel een verantwoordelijke toe en print het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een kerstviering?
- Houdbare boodschappen kun je 3 tot 5 dagen vooraf doen. Koop verse producten 1 tot 2 dagen vooraf en plan op de dag zelf tijd voor wassen, snijden, desserts afwerken en het gekoeld opslaan van dranken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!