Weihnachtsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Festlocation möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur Raumgröße und Sitzplätze, sondern auch Buffetflächen, Stromanschlüsse und den Platz für Weihnachtsbaum und Lichtdekoration.
• Verschicke die Einladungen mindestens 4 Wochen vor der Feier und setze eine Anmeldefrist von etwa 10 bis 14 Tagen. So bleiben dir noch mehrere Tage, um Absagen, Ernährungswünsche und Allergien mit dem Catering abzugleichen.
• Plane das Programm mit festen Uhrzeiten und halte für Quiz, Musik sowie Geschenke jeweils eine verantwortliche Person fest. Ein Weihnachtsquiz mit vorbereiteten Fragen und Preisen verhindert lange Leerlaufzeiten zwischen Essen und Programmpunkten.
• Erstelle 24 bis 48 Stunden vorher die finale Teilnehmerliste und gleiche sie mit den bestellten Mahlzeiten ab. Prüfe besonders Diätmahlzeiten, Allergien, Geschenke und die benötigte Anzahl an Gläsern, Tellern und Besteck.
• Beginne am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vorher mit dem Aufbau. Lüfte den Raum, stelle Tische und Stühle auf, richte Buffet- und Getränkepunkte ein, kühle die Getränke und teste Musikanlage, Mikrofon sowie Verlängerungskabel vor dem Teambriefing.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit der Location und dem Catering. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Sonderkost rechtzeitig bearbeiten kannst.

Wann sollte man die Einladungen zur Weihnachtsfeier verschicken?

Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vor der Feier und gib eine Anmeldefrist von 10 bis 14 Tagen vor. So bleibt ausreichend Zeit für die finale Teilnehmerliste und die Abstimmung mit dem Catering.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Weihnachtsfeier?

Plane mindestens 3 Stunden für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Getränke, Dekoration und Technik ein. Für größere Gruppen oder aufwendige Dekoration sind 4 Stunden sicherer, besonders wenn die Musikanlage und das Mikrofon getestet werden müssen.

Wann muss man Allergien und Ernährungswünsche an das Catering melden?

Sammle die Angaben spätestens 10 bis 14 Tage vor der Feier mit den Anmeldungen. Teile die geprüfte Liste anschließend möglichst innerhalb von 24 Stunden mit dem Catering und kontrolliere die Diätmahlzeiten am Veranstaltungstag erneut.

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