Fiesta de Navidad: checklist completa para organizarla

Organizar una Fiesta de Navidad sin improvisar requiere cerrar primero el lugar, el catering y la lista de invitados. Después se concretan las preferencias dietéticas, el programa, la música, el quiz y los regalos. En los días previos conviene confirmar las alergias, hacer la compra y enfriar las bebidas. El día del evento, el montaje del bufé, las mesas, la decoración, el equipo de sonido y la bienvenida deben seguir un orden claro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar de la fiesta
Confirmar el catering
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa y los horarios
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Preparar el quiz de Navidad
2 personas
Gestionar regalos y premios
2 personas
Hacer la lista final de participantes
Compartir las alergias con el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar el catering y las comidas dietéticas
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bufé y los puntos de bebidas
3 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Conectar la decoración luminosa
2 personas
Probar el equipo de música
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Disponer los platos del bufé
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Hacer briefing al equipo
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir bebidas de bienvenida
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el quiz navideño
2 personas
Abrir el bufé de la cena
3 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Repartir regalos y premios
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Limpiar el bufé y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el espacio y los baños
3 personas
Apagar y guardar el equipo
2 personas
Empaquetar de forma segura la comida sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar la entrega del lugar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 60
Cuchilloscant. 60
Cucharascant. 60
Cucharonescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Neveras portátilescant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Bandejascant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Portátil
Pantalla de presentación

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 40
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Coronas navideñascant. 3
Manteles runnerscant. 8
Porta servilletas navideñoscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60
Tarjetas de mesacant. 12
Papel de regalocant. 2
Cinta de regalocant. 4
Set de bolígrafoscant. 2
Hojas de respuestas del quizcant. 60
Bolígrafoscant. 60

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Velas LEDcant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Consejos

Cierra el lugar y el catering antes de enviar las invitaciones. Reserva al menos 4 semanas para confirmar asistentes, recopilar alergias y comunicar las necesidades dietéticas al servicio de comida.
Define el programa con horarios concretos y prepara el quiz de Navidad con antelación. Reserva entre 20 y 30 minutos para el quiz y deja margen para la entrega de regalos y premios.
Haz la lista final de participantes 3 días antes. Usa ese número para revisar la compra, la vajilla, los cubiertos, las copas y las raciones del bufé, incluyendo las comidas dietéticas por separado.
Enfría las bebidas y prepara el montaje el mismo día, pero comprueba el catering y las opciones dietéticas antes de abrir el bufé. Coloca jarras de agua, vasos, copas y termos de café en puntos accesibles para evitar colas.
Empieza el montaje al menos 3 horas antes de la llegada. Ventila el espacio, coloca mesas y sillas, monta el bufé, conecta la decoración luminosa y prueba los altavoces y el micrófono antes del briefing del equipo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Navidad?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar el catering, enviar invitaciones y recopilar las preferencias dietéticas antes de cerrar la lista final.
¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?: Cierra la lista final aproximadamente 3 días antes de la fiesta. Así todavía puedes ajustar la compra, las raciones, las comidas especiales, las mesas y la cantidad de vajilla.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una Fiesta de Navidad?: Calcula al menos 3 horas para ventilar, colocar mesas y sillas, montar el bufé, preparar la vajilla, decorar y probar el equipo de música. Añade 30 minutos para el briefing del equipo y resolver imprevistos.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en una Fiesta de Navidad?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por hora. Añade agua suficiente y prepara las bebidas sin alcohol teniendo en cuenta las preferencias de los asistentes.

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