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Weihnachtsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Weihnachtsfeier steht und fällt mit rechtzeitigen Anmeldungen, einem klaren Ablauf und passender Ausstattung. Lege zuerst Datum, Programm, Räume und Budget fest, bevor du Lieferanten und Reservierungen bestätigst. Danach folgen Einladungen, Rückmeldungen und Ernährungswünsche. In der letzten Woche prüfst du Catering, Technik, Musik, Namensschilder und Dekoration; am Veranstaltungstag zählen vor allem Lieferung, Aufbau und gekennzeichnete Diätmahlzeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Räume reservieren

  • Budget und Zahlungsweise festlegen

    2 Personen

  • Lieferanten auswählen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm kommunizieren

  • Cateringbestellung aufgeben

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Weihnachtslieder auswählen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Lieferung prüfen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration sortieren

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Warme Mahlzeit vorbereiten

    5 Personen

  • Dessert bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Weihnachtsbaum schmücken

    3 Personen

  • Lichter installieren

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Mikrofone und Lautsprecher aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Programm öffnen

  • Weihnachtsauftritt begleiten

    3 Personen

  • Musik bedienen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Warme Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Weihnachtsquiz moderieren

    2 Personen

  • Lotterie begleiten

    2 Personen

  • Musik und Tanz organisieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 14
  • StühleAnz. 120
  • BuffetischeAnz. 4
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • KleiderbügelAnz. 120
  • TischwäscheAnz. 18

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • DesserttellerAnz. 120
  • SuppenschalenAnz. 120
  • TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • DinnermesserAnz. 120
  • SpeiseforkenAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • SuppenkellenAnz. 120
  • ServierplattenAnz. 12

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KochmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • SchüsselnAnz. 16
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • WarmhalteschalenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiskübelAnz. 4
  • KüchentimerAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 6

Dekoration

  • WeihnachtsbaumAnz. 2
  • WeihnachtskugelnAnz. 120
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 6
  • WeihnachtssterneAnz. 10
  • TischdekorationenAnz. 18
  • NamensschilderAnz. 120
  • WeihnachtsmannmützenAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 12
  • StumpenkerzenAnz. 40
  • LichtspotsAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • Reinigungswagen
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. So können Gäste den Ablauf früh einplanen und du weißt, wie viel Zeit für Essen, Präsentationen und Musik bleibt.
  • Öffne die Anmeldungen mit einer festen Frist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor der Feier. Erfasse dabei Namen, Ernährungswünsche und Zu- oder Absagen in einer gemeinsamen Liste.
  • Bestätige Catering und Reservierungen spätestens eine Woche vorher. Prüfe bei der Lieferung nicht nur die Menge, sondern auch Teller, Gläser, Servierbesteck, Warmhaltebehälter und gekennzeichnete Diätmahlzeiten.
  • Teste Technik und Präsentationen mindestens einen Tag vorher. Drucke das Drehbuch aus und lege Lageplan, Namensschilder und Musikprogramm für die Helfenden bereit.
  • Plane den Aufbau mit konkreten Zuständigkeiten: Tische, Stühle, Buffet und Kleiderständer sollten vor dem Eintreffen der Gäste stehen. Frische Produkte holst du erst am Veranstaltungstag ab und kontrollierst die Lieferung sofort.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Programm. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor der Feier verschickt werden.
Bis wann sollte man Gäste für die Weihnachtsfeier anmelden lassen?
Setze die Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Termin. So bleiben dir meist noch 7 bis 10 Tage, um Catering, Sitzordnung und Diätmahlzeiten anzupassen.
Wie viel Catering braucht man für eine Weihnachtsfeier?
Bestelle auf Grundlage der bestätigten Anmeldungen und rechne bei Getränken für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Für Nachbestellungen und unerwartete Gäste ist eine Reserve von ungefähr 5 bis 10 Prozent sinnvoll.
Wann sollte man die Technik für eine Weihnachtsfeier testen?
Teste Präsentationen, Ton und Abspielgeräte spätestens am Vortag und wiederhole die Kurzprüfung 60 bis 90 Minuten vor Beginn. Lege das ausgedruckte Drehbuch und alle Dateien zusätzlich offline bereit.

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