Checklist para organizar una celebración de Navidad

Organizar una celebración de Navidad con comida, música y varias salas requiere cerrar cada decisión en el orden adecuado. Este plan reúne 76 tareas y 62 elementos, desde reservar el recinto y enviar las invitaciones hasta probar la técnica, etiquetar las comidas especiales y preparar el montaje. Empieza por la fecha, el presupuesto y el programa; después confirma proveedores, inscripciones y necesidades dietéticas. En los últimos días, concentra las compras, los productos frescos y las comprobaciones de entrega.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Fijar el presupuesto y la forma de pago
2 personas
Seleccionar proveedores
2 personas
Hacer reservas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comunicar el programa
Realizar el pedido de catering
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Seleccionar villancicos
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar la entrega
2 personas
Etiquetar las comidas especiales
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Preparar cubiertos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar comida caliente
5 personas
Preparar el postre
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Instalar luces
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar micrófonos y altavoces
3 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Abrir el programa
Acompañar la actuación de Navidad
3 personas
Controlar la música
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Servir la comida caliente
5 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir el postre
3 personas
Coordinar el quiz navideño
2 personas
Coordinar la rifa
2 personas
Proporcionar música y baile
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 120
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8
Percheroscant. 4
Perchascant. 120
Manteleríacant. 18

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazones para sopacant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 120
Cuchillos de cenacant. 120
Tenedores de mesacant. 120
Cucharonescant. 12
Pinzascant. 8
Cucharones para sopacant. 120
Bandejas para servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Bandejascant. 16
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Bandejas térmicascant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Temporizadores de cocinacant. 3

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 6

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 120
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Decoraciones de mesacant. 18
Tarjetas de nombrecant. 120
Gorros de Papá Noelcant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Velas LEDcant. 40
Focoscant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Papeleracant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa, el recinto y el presupuesto antes de enviar las invitaciones. Si el evento usa varias salas, reserva cada espacio y define su función desde el principio.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recopilar preferencias dietéticas. Cierra este registro al menos 7 días antes del evento para poder encargar el catering y etiquetar las comidas especiales.
No dejes la parte técnica para el mismo día: prueba micrófonos, presentaciones y música con antelación. Comprueba también que los villancicos y el programa musical estén en la versión final.
Calcula el montaje por zonas: mesas y sillas para los asistentes, mesas de buffet, percheros y mantelería. Prepara además platos, vasos, cubiertos, bandejas, pinzas y cucharones antes de recibir la comida.
Haz la compra de productos no perecederos con varios días de margen y recoge los productos frescos lo más tarde posible. Al recibir el catering, revisa cantidades, temperatura, etiquetas y material para mantener la comida caliente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el recinto, fijar el presupuesto, seleccionar proveedores y preparar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, confirmar el catering, probar la técnica y repartir tareas.
¿Cuándo hay que cerrar las preferencias dietéticas?: Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de la celebración. Así podrás hacer el pedido, etiquetar las comidas especiales y avisar al equipo de catering sin improvisaciones.
¿Cuántas sillas y mesas necesito para una celebración de Navidad?: Calcula una silla por persona inscrita y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para cambios de última hora. Para el buffet, reserva mesas independientes y deja pasillos de al menos 1 metro para que las colas no bloqueen la sala.
¿Cuándo se deben recoger los productos frescos?: Recógelos el mismo día o como máximo 24 horas antes, según el tipo de alimento y las indicaciones del proveedor. Comprueba la entrega en cuanto llegue y guarda los productos que necesiten frío en neveras portátiles o refrigeración adecuada.

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