Weihnachtsessen organisieren: der praktische Ablauf

Bei einem Weihnachtsessen entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine saubere Reihenfolge. Reserviere zuerst Raum und Mobiliar, verschicke dann die Einladungen und schließe die Teilnehmerliste rechtzeitig ab. Danach planst du Menü, Portionen, Ernährungswünsche und Einkäufe. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Kühlung, Aufbau, Buffet und Technik – besonders Dinge wie Schlüssel, Verlängerungskabel und Warmhaltebehälter werden häufig zu spät organisiert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsort und Saal reservieren
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Teilnehmerliste abschließen
2 Personen
6
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
7
Lieferanten und Einkäufe planen
8
Tische und Stühle reservieren
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Tischordnung erstellen
11
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
12
Musik-Playlist zusammenstellen
13
Einkaufen gehen
3 Personen
14
Haltbare Lebensmittel prüfen
2 Personen
15
Kühlprodukte sortieren
2 Personen
16
Gemüse waschen und schneiden
4 Personen
17
Desserts vorbereiten
3 Personen
18
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
19
Geschirr und Besteck kontrollieren
2 Personen
20
Standortschlüssel abholen
21
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
22
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
23
Tische und Stühle dekorieren
4 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Licht und Musik anschließen
2 Personen
26
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
27
Getränke kalt stellen
2 Personen
28
Warme Gerichte zubereiten
5 Personen
29
Vegetarische Gerichte zubereiten
2 Personen
30
Buffetgerichte portionieren
4 Personen
31
Allergenkarten aufstellen
2 Personen
32
Empfangstresen aufstellen
2 Personen
33
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

34
Gäste empfangen
4 Personen
35
Anwesenheit erfassen
2 Personen
36
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
37
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
38
Begrüßungswort übernehmen
39
Buffet eröffnen
2 Personen
40
Gäste an den Tisch begleiten
3 Personen
41
Buffet nachfüllen
4 Personen
42
Getränke nachfüllen
2 Personen
43
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
44
Benutztes Geschirr einsammeln
3 Personen
45
Dessertbuffet bereitstellen
3 Personen
46
Dessert und Kaffee servieren
3 Personen
47
Müll zwischendurch entsorgen
2 Personen
48
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

49
Reste gekühlt lagern
3 Personen
50
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
51
Geschirr und Besteck abwaschen
4 Personen
52
Küche reinigen
3 Personen
53
Saal reinigen
4 Personen
54
Abfall sammeln und wegbringen
2 Personen
55
Dekoration entfernen
3 Personen
56
Geräte ausschalten
2 Personen
57
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
58
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
Tiefe TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
WassergläserAnz. 70
WeingläserAnz. 60
MesserAnz. 70
GabelnAnz. 70
LöffelAnz. 70
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
SuppenkellenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
PfannenAnz. 6
BackblecheAnz. 6
ServierzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 3

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
ServiettenhalterAnz. 8
Weihnachts-LichterkettenAnz. 6
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 40
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-TischlampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und HandfegerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Schließe die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vor dem Essen ab. Erst dann lassen sich Portionen, Tischordnung, Namensschilder und Sonderkost zuverlässig planen.
Plane pro angemeldeter Person eine Portion plus etwa 10 Prozent Reserve ein. Prüfe außerdem, ob tiefe Teller, Servierschalen, Suppenkellen und Servierbesteck für alle Gänge vorhanden sind.
Teile die Helfer in feste Zeitfenster ein: mindestens 2 Personen für den Aufbau, 2 für Küche und Buffet sowie 1 Person für Musik, Licht und spontane Probleme.
Bereite Gemüse, Desserts, Saucen und Dressings möglichst am Vortag vor. Kühlprodukte gehören sortiert in Kühlboxen oder Kühlschränke, damit am Veranstaltungstag nicht gleichzeitig gekocht und gesucht werden muss.
Hole den Standortschlüssel mindestens 2 Stunden vor Beginn ab. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffetische auf, teste danach Kaffeemaschine, Wasserkocher, Licht und Musik mit den benötigten Verlängerungskabeln.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtsessen organisieren?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Raum, Einladungen und Mobiliar. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Weihnachtsessen?: Für etwa 20 bis 30 Gäste sind mindestens 5 feste Helfer sinnvoll: 2 für den Aufbau, 2 für Küche und Buffet und 1 für Technik und Organisation. Bei mehr als 30 Gästen solltest du pro weiterer Gruppe von 15 Gästen mindestens 1 Person ergänzen.
Wann soll ich das Menü und die Portionen festlegen?: Lege das Menü ungefähr 3 Wochen vorher fest und passe die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist an. Rechne mit etwa 10 Prozent Reserve, damit kleine Nachmeldungen oder größere Portionen nicht sofort zum Engpass führen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Weihnachtsessen?: Plane mindestens 2 Stunden für Raum, Tische, Stühle, Buffet, Dekoration und Technik ein. Für 30 Gäste kommen meist weitere 60 bis 90 Minuten für Küchenvorbereitung, Kühlprodukte und das Anrichten hinzu.

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