Weihnachtsdinner organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsdinner steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse neben den Zusagen auch Allergien und Ernährungswünsche. Danach lassen sich Menü, Portionen, Catering, Mobiliar und Geschirr verlässlich planen. In den letzten Tagen geht es um Lieferungen, Einkäufe und vorbereitbare Speisen; am Veranstaltungstag selbst werden Raum, Tische und Getränke fertig gemacht.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Gästeliste erstellen
Menü und Portionen festlegen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Tische und Stühle reservieren
Geschirr und Gläser reservieren
Musik und Playlist vorbereiten
Namensschilder erstellen
2 Personen
Tischordnung erstellen
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Lagerfähige Zutaten bereitstellen
2 Personen
Gemüse waschen und schneiden
3 Personen
Desserts vorbereiten
3 Personen
Saucen und Dressings zubereiten
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Tischwäsche auslegen
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
3 Personen
Gläser und Karaffen aufstellen
2 Personen
Tische dekorieren
3 Personen
Namensschilder platzieren
2 Personen
Buffet und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Küchenarbeitsplätze einrichten
3 Personen
Beleuchtung und Musik testen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren

Event

Empfangstisch betreuen
2 Personen
Gäste begrüßen
2 Personen
Aperitif und Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abendbuffet präsentieren
4 Personen
Vorspeise servieren
4 Personen
Hauptgericht servieren
5 Personen
Tische zwischendurch abräumen
4 Personen
Dessert servieren
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Musik und Programm begleiten
Gäste zur Garderobe begleiten

Nachbereitung

Geschirr sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Essen sicher verstauen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Raum reinigen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

EsstischeAnz. 6
StühleAnz. 55
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 60
Tiefe TellerAnz. 60
DesserttellerAnz. 60
KaffeetassenAnz. 60
Abendbesteck-SetsAnz. 60
WassergläserAnz. 60
WeingläserAnz. 60
KaraffenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 6
ServiettenringeAnz. 55
WeihnachtsgesteckeAnz. 6
Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 40
GirlandenAnz. 6
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
StumpenkerzenAnz. 24

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
Bluetooth-Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch-/KüchenmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 3
AuflaufformenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

SpülwannenAnz. 4
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Verschicke die Einladungen früh genug, damit du vor der endgültigen Gästeliste noch Zeit für Rückfragen hast. Frage dabei ausdrücklich nach Allergien, vegetarischer oder veganer Ernährung und anderen Unverträglichkeiten.
Lege Menü und Portionsmengen erst fest, wenn die Anmeldungen ausgewertet sind. Plane pro Gast jeweils einen Dinner-Teller, einen tiefen Teller und einen Dessertteller sowie zusätzliches Geschirr für Nachzügler ein.
Prüfe Reservierungen und Lieferungen spätestens am Vortag: Tische, Stühle, Geschirr, Gläser und Karaffen dürfen nicht erst beim Aufbau auf Vollständigkeit kontrolliert werden. Halte für fehlende Teile eine schnelle Ersatzlösung bereit.
Erledige Gemüse, Saucen, Dressings und Desserts am Vortag, soweit das Rezept es zulässt. Getränke sollten mehrere Stunden vor dem Eintreffen der Gäste gekühlt werden; Kühlboxen helfen, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
Baue Tische und Stühle zuerst auf und lege danach Tischwäsche, Geschirr, Besteck und Gläser aus. Tischordnung, Namensschilder und Dekoration sind dann leichter anzubringen, ohne bereits gedeckte Plätze wieder zu verschieben.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Weihnachtsdinner einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um eine Rückmeldung bis spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Dinner, damit Menü, Portionen und Sitzordnung feststehen.
Wann muss ich die endgültige Gästeliste für das Weihnachtsdinner erstellen?: Erstelle sie spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleiben noch mehrere Tage, um Ernährungswünsche an Catering, Einkauf und Menü anzupassen.
Was kann ich beim Weihnachtsdinner am Vortag vorbereiten?: Wasche und schneide Gemüse, bereite Desserts sowie Saucen und Dressings vor und stelle lagerfähige Zutaten bereit. Rechne dafür je nach Menü mit 2 bis 4 Stunden am Vortag.
Wie viele Gläser und Teller brauche ich pro Gast?: Plane mindestens einen Dinner-Teller, einen tiefen Teller und einen Dessertteller pro Person ein. Bei einem mehrgängigen Menü sind 2 Weingläser und 1 Wasserglas pro Gast praktisch; halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit.

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