Ein Walking Dinner Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Walking Dinner wechseln die Gäste zwischen mehreren Gängen und Plätzen – deshalb muss der Ablauf genauer geplant werden als bei einem festen Abendessen. Beginne mit Gästeliste, Menü und Ernährungswünschen, bevor du Personal, Lieferanten und Geschirr festlegst. Danach folgen Portionen, Tischanordnung und ein konkreter Koch- und Servierplan. Besonders bei warmen Speisen, Gläsern und den letzten frischen Einkäufen entstehen sonst schnell Engpässe.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Ernährungswünsche bestätigen
2 Personen
- 6
Menü und Gänge festlegen
3 Personen
- 7
Rezepte und Portionen festlegen
2 Personen
- 8
Lieferanten reservieren
- 9
Geschirr und Gläser reservieren
- 10
Koch- und Servierplan erstellen
2 Personen
- 11
Tischanordnung festlegen
2 Personen
- 12
Gästeinformationen versenden
- 13
Personaleinteilung erstellen
2 Personen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 16
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 17
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 18
Getränke abholen
2 Personen
- 19
Geschirr prüfen
2 Personen
- 20
Geräte testen
2 Personen
- 21
Gemüse waschen
3 Personen
- 22
Zutaten portionieren
3 Personen
- 23
Kalte Gerichte zubereiten
4 Personen
- 24
Warme Gerichte vorbereiten
4 Personen
- 25
Desserts vorbereiten
3 Personen
- 26
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Buffet- und Ausgabestellen einrichten
3 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Stühle und Stehtische aufstellen
4 Personen
- 32
Geschirr bereitstellen
3 Personen
- 33
Besteck auslegen
2 Personen
- 34
Gläser bereitstellen
2 Personen
- 35
Namensschilder platzieren
2 Personen
- 36
Menükarten aufstellen
2 Personen
- 37
Tischdekoration aufstellen
2 Personen
- 38
Musik und Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 39
Toiletten kontrollieren
Event
- 40
Empfangstisch betreuen
2 Personen
- 41
Gäste empfangen
2 Personen
- 42
Aperitif servieren
3 Personen
- 43
Ersten Gang servieren
5 Personen
- 44
Tische abräumen
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Den zweiten Gang servieren
5 Personen
- 47
Benutztes Geschirr sammeln
3 Personen
- 48
Warme Gerichte fertigstellen
4 Personen
- 49
Dritten Gang servieren
5 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Dessert servieren
4 Personen
- 52
Käseplatte auffüllen
2 Personen
- 53
Bar und Buffet auffüllen
2 Personen
- 54
Diätgerichte servieren
2 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Gläser spülen
2 Personen
- 57
Abfall trennen
2 Personen
- 58
Toiletten zwischendurch reinigen
- 59
Letzte Runde servieren
3 Personen
- 60
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 61
Buffet leerräumen
3 Personen
- 62
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 63
Alle Tische abräumen
4 Personen
- 64
Küche reinigen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Geschirr und Glasware zählen
2 Personen
- 69
Leihmaterial verpacken
3 Personen
- 70
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 71
Geräte reinigen
2 Personen
- 72
Dekoration entfernen
2 Personen
- 73
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 74
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 6
- StühleAnz. 40
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 12
- TischwäscheAnz. 14
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 90
- WeingläserAnz. 90
- ChampagnergläserAnz. 70
- KaffeelöffelAnz. 70
- Abendbesteck-SetsAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 20
- ServierbretterAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- TablettsAnz. 8
Küche
- SchneidebretterAnz. 8
- KüchenmesserAnz. 8
- RührschüsselnAnz. 10
- MessbecherAnz. 4
- PfannenAnz. 4
- KochtöpfeAnz. 6
- AuflaufformenAnz. 8
- KüchenzangenAnz. 8
- Küchenwaage
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 6
- InduktionskochplattenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- LED-LampenAnz. 8
Dekoration
- SpeisekartenAnz. 70
- NamensschilderAnz. 70
- TischdekorationenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- KerzenAnz. 30
- KerzenhalterAnz. 15
- StifteAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- MüllsäckeAnz. 80
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 20
- BodenabzieherAnz. 2
- EimerAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Menü und Gänge spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Plane pro Gang eine realistische Portionsgröße und kennzeichne vegetarische, vegane sowie allergiebedingte Varianten separat.
- Erfasse Ernährungswünsche direkt mit der Anmeldung und bestätige sie den Gästen spätestens 7 Tage vor dem Dinner. So kann die Küche Zutaten und Portionen rechtzeitig getrennt vorbereiten.
- Erstelle für jeden Gang einen Koch- und Servierplan mit Uhrzeit, zuständiger Person und benötigtem Geschirr. Bei warmen Gerichten sollte außerdem feststehen, wie lange sie warmgehalten werden dürfen.
- Zähle Teller, Gläser und Besteck nicht nur nach der Gästezahl, sondern inklusive Wechseln und Reserve. Für 40 Gäste sind mindestens 40 Dinner-Teller, Dessertteller, Wassergläser und Bestecksets nötig – besser mit 5 bis 10 Prozent Reserve.
- Erledige haltbare Einkäufe einige Tage vorher und frische Einkäufe am Veranstaltungstag oder am Vortag. Prüfe Wetter, Geräte, Geschirr und Getränke spätestens am Tag vor dem Walking Dinner, damit fehlende Dinge nicht während des Servierens auffallen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Walking Dinner planen?
- Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Gästeliste, Einladungen und der groben Menüidee. Menü, Portionen, Lieferanten und Geschirr sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Gänge sind bei einem Walking Dinner sinnvoll?
- Für die meisten Gruppen funktionieren 3 bis 5 Gänge gut. Plane zwischen den Gängen ungefähr 30 bis 45 Minuten ein, damit der Wechsel von Platz, Service und Küche nicht hektisch wird.
- Wie viel Essen braucht man pro Person bei einem Walking Dinner?
- Verteile die Gesamtmenge auf die geplanten Gänge und kalkuliere zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Gästen sollten also mindestens 42 bis 44 Portionen pro Gang verfügbar sein, besonders wenn einzelne Varianten getrennt zubereitet werden.
- Wann sollte man Ernährungswünsche beim Walking Dinner abfragen?
- Frage sie bereits mit der Einladung ab und setze eine Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen vor dem Termin. Bestätige die erfassten Wünsche spätestens 7 Tage vorher, damit Einkauf, Vorbereitung und Serviceplan angepasst werden können.
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