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Bastelfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Bastelfest gelingt, wenn Einladungen, Materialien und Betreuung früh genug zusammenpassen. Plane zuerst Aktivitäten und Teilnehmerzahl, bevor du Papier, Farben und Werkzeuge einkaufst. Zwei bis drei Tage vorher werden Arbeitsplätze, Namensschilder und Bastelvorlagen vorbereitet; Getränke und Snacks kommen kurz vor Beginn dazu. Denke außerdem an Kontaktdaten der Eltern, Allergien und einen festen Platz für Jacken und Geschenke.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste prüfen

  • Kontaktdaten der Eltern notieren

  • Bastelaktivitäten auswählen

  • Bastelvorlagen erstellen

  • Materialien prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Arbeitsblätter vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder schreiben

  • Getränke kühlen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Arbeitsplätze abdecken

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Snacks bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken und Geschenke einsammeln

  • Bastelanleitung geben

  • Kinder begleiten

    3 Personen

  • Materialien auffüllen

  • Getränke nachfüllen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Geburtstagstorte servieren

    2 Personen

  • Werkstücke trocknen lassen

  • Arbeiten mitgeben

Nachbereitung

  • Restmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall trennen

  • Arbeitsbereich reinigen

    2 Personen

  • Toilette kontrollieren

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Eltern über die Abholung informieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • StühleAnz. 16
  • TischdeckenAnz. 3
  • Garderobenständer

Dekoration

  • BallonsAnz. 30
  • GirlandenAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 16
  • Ballonpumpe

Ausstattung

  • Wasserkocher
  • KühlboxenAnz. 2
  • Verlängerungskabel
  • Steckdosenleiste
  • WäscheständerAnz. 2

Bastelmaterial

  • BastelschürzenAnz. 16
  • SchneidemattenAnz. 8
  • KinderschereAnz. 16
  • KlebestifteAnz. 20
  • Flüssiger KleberAnz. 4
  • BuntstifteAnz. 16
  • FilzstifteAnz. 16
  • WascoAnz. 8
  • FarbeAnz. 12
  • PinselAnz. 24
  • FarbpalettenAnz. 8
  • BuntpapierAnz. 8
  • Weißes ZeichenpapierAnz. 100
  • Bunte PappeAnz. 50
  • SchaumstoffplattenAnz. 30
  • PfeifenreinigerAnz. 100
  • Holz-EisstieleAnz. 100
  • KinderperlenAnz. 3
  • WolleAnz. 6
  • LochenAnz. 4
  • Kinderfreundliches KlebebandAnz. 6

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 20
  • Mehrweg-TellerAnz. 20
  • BestecksetsAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 6
  • Besen und Kehrblech
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Bastelaktivitäten mindestens 7 Tage vorher fest und erstelle für jede Aktivität eine einfache Vorlage. So kannst du prüfen, ob Papier, Farben, Kleber und Werkzeuge für alle Kinder reichen.
  • Prüfe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Fest und notiere Ernährungswünsche sowie die Kontaktdaten der Eltern an einer Stelle. Eine aktuelle Teilnehmerliste hilft beim Empfang und bei Rückfragen.
  • Richte pro Kind einen eigenen Arbeitsplatz ein und decke die Tische vor dem Eintreffen ab. Schneidematten, Bastelschürzen und Kinderscheren verhindern, dass du während der Anleitung erst Material suchen musst.
  • Kühle Getränke spätestens 2 Stunden vorher und stelle Snacks erst kurz vor Beginn bereit. Plane beim ersten Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein und halte Nachschub griffbereit.
  • Sammle Jacken und Geschenke direkt beim Empfang ein und beschrifte die Plätze mit Namensschildern. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Steckdosenleisten vorab, damit Wasserkocher und andere Geräte sicher stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Bastelfest planen?
Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit Einladungen und der Auswahl der Bastelaktivitäten. Die endgültige Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche solltest du 3 bis 5 Tage vor dem Fest prüfen.
Wie viele Bastelmaterialien brauche ich pro Kind?
Plane bei Papier, Pappe und Grundmaterialien mindestens ein vollständiges Set pro Kind plus etwa 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei Kleber, Farbe und Stiften brauchst du zusätzlich genug Material, damit mehrere Kinder gleichzeitig arbeiten können.
Wann soll ich die Bastelplätze vorbereiten?
Stelle Tische und Stühle 1 bis 2 Stunden vor Beginn auf und decke die Arbeitsplätze ab. Lege Vorlagen, Scheren, Kleber und Farben spätestens 30 Minuten vorher an die jeweiligen Plätze.
Was muss ich beim Empfang der Kinder vorbereiten?
Halte Namensschilder, die aktuelle Teilnehmerliste und die Kontaktdaten der Eltern bereit. Plane für den Empfang etwa 10 bis 15 Minuten ein, damit Jacken und Geschenke gesammelt und Besonderheiten kurz geklärt werden können.

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