So organisierst du ein Videokunstfestival
Ein Videokunstfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablaufplan: Erst Termin und Programm klären, dann Werke, Räume und Technik aufeinander abstimmen. Beginne früh mit den Künstlern und erfasse für jedes Video Format, Länge, Ton und Abspielgerät. Danach folgen Genehmigungen, Reservierungen, Einladungen und die Einsatzplanung. Plane außerdem Zeit für einen vollständigen Techniktest ein – besonders bei mehreren Projektoren, Kopfhörern und unterschiedlichen Videoformaten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Festivaldatum bestätigen
2 Personen
- 2
Programm zusammenstellen
3 Personen
- 3
Künstler ansprechen
2 Personen
- 4
Videoeinsendungen sammeln
2 Personen
- 5
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 6
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 7
Reservierungen vornehmen
- 8
Genehmigungen prüfen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Website-Programm veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 14
Künstlerreisen bestätigen
- 15
Programmheft gestalten
- 16
Programmhefte drucken
- 17
Beschilderung entwerfen
- 18
Beschilderung drucken
- 19
Videoformate prüfen
2 Personen
- 20
Sicherheitskopien erstellen
2 Personen
- 21
Bilder und Titel sammeln
- 22
Catering bestellen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Equipment abholen
2 Personen
- 25
Videos auf Player laden
2 Personen
- 26
Technik testen
3 Personen
- 27
Location öffnen
2 Personen
- 28
Technik ausladen
4 Personen
- 29
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 30
Abschrankungen aufstellen
3 Personen
- 31
Projektoren aufstellen
3 Personen
- 32
Medienplayer anschließen
2 Personen
- 33
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 34
Beleuchtung einstellen
2 Personen
- 35
Stühle aufstellen
3 Personen
- 36
Tische aufstellen
2 Personen
- 37
Infopunkte einrichten
2 Personen
- 38
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 39
Catering bereitstellen
3 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 42
Badges bereitlegen
- 43
Technik-Endtests
3 Personen
- 44
Künstler empfangen
2 Personen
- 45
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 46
Türen öffnen
3 Personen
- 47
Besucher registrieren
3 Personen
- 48
Programm vorstellen
- 49
Raumbetreuung übernehmen
4 Personen
- 50
Künstler begleiten
2 Personen
- 51
Vorführungen starten
2 Personen
- 52
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 53
Getränke servieren
3 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 56
Cateringtische sauber halten
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Pausenprogramm ankündigen
- 59
Künstlergespräche begleiten
2 Personen
- 60
Letzte Vorstellung ankündigen
- 61
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Catering aufräumen
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Möbel abbauen
3 Personen
- 66
Bildschirme und Projektoren einpacken
3 Personen
- 67
Kabel aufrollen
2 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Location reinigen
3 Personen
- 70
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 71
Dekoration entfernen
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Nicht verwendete Einkäufe aufräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Rechteckige TischeAnz. 8
- StühleAnz. 160
- BarhockerAnz. 12
- Registrierungstisch
- GarderobenständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 12
Ausstattung
- VideoprojektorenAnz. 6
- ProjektionsleinwändeAnz. 6
- MedienplayerAnz. 8
- LaptopsAnz. 3
- BetreuerAnz. 4
- KopfhörerAnz. 12
- KopfhörerverstärkerAnz. 4
- HDMI-SplitterAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 12
- DisplayPort-KabelAnz. 6
- USB-SticksAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 16
- KabelkanäleAnz. 12
- Gaffa-TapeAnz. 8
- StativsetsAnz. 8
- ErsatzfernbedienungenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 12
- LichtstativeAnz. 6
- Schwarze VerdunkelungsstoffeAnz. 12
- BatterielampenAnz. 12
Geschirr
- GläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
Dekoration
- InfotafelnAnz. 12
- Künstler-SchilderAnz. 24
- TischdeckenAnz. 8
- FotowändeAnz. 2
- KlebehakenAnz. 40
- DruckpapierAnz. 2
- StifteAnz. 2
- BadgehalterAnz. 180
- LanyardsAnz. 180
- ProgrammhefteAnz. 180
- StifteAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- WischsetsAnz. 2
- EimerAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
- HandfegerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 2
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival fest. Frage bei jedem Werk gleich nach Dateiformat, Auflösung, Ton, Laufzeit und benötigten Anschlüssen, damit fehlende Angaben nicht kurz vor dem Aufbau auffallen.
- Plane Räume erst, wenn die technischen Anforderungen vorliegen. Rechne pro Projektion mit Sichtabstand, Stromanschluss und ausreichend Platz für Kabelkanäle; dunkle Verdunkelungsstoffe und LED-Spots gehören in die Lichtplanung, nicht auf die Last-Minute-Einkaufsliste.
- Sammle die Videos spätestens 2 Wochen vor dem Termin und lege von jeder Datei eine Sicherheitskopie auf einem zweiten Datenträger an. Lade die finalen Dateien anschließend auf die Medienplayer und teste jedes Werk einmal vollständig mit Bild und Ton.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche das Programm mindestens 3 bis 4 Wochen vorher. Erfasse Anmeldungen, Ernährungswünsche und Künstlerreisen in einer gemeinsamen Übersicht, statt Informationen aus einzelnen E-Mails zusammenzusuchen.
- Setze für den Aufbau einen Techniktest am Vortag oder mindestens 4 Stunden vor Einlass an. Prüfe Projektoren, Leinwände, HDMI- und DisplayPort-Kabel, Kopfhörerverstärker, Ersatzfernbedienungen und die Beschilderung, bevor das Publikum eintrifft.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Videokunstfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Termin, Räume und Genehmigungen sollten innerhalb der ersten 4 Wochen feststehen; für Künstlerkontakte, Einreichungen und Techniktests bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
- Wann sollte das Programm für ein Videokunstfestival fertig sein?
- Schließe das Programm etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Festival ab. So bleiben mindestens 3 Wochen für Website, Einladungen und Programmheft sowie 2 Wochen für die Prüfung der finalen Videodateien.
- Wie prüft man Videos vor einem Videokunstfestival?
- Sammle alle Dateien spätestens 2 Wochen vorher und prüfe Format, Auflösung, Ton, Laufzeit und Untertitel. Spiele jedes Video auf der vorgesehenen Kombination aus Medienplayer, Projektor und Kopfhörern vollständig ab und bewahre eine Sicherheitskopie auf.
- Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Videokunstfestival?
- Plane für Aufbau und vollständigen Test mindestens 4 Stunden ein, bei mehreren Projektionsstationen besser einen halben Tag. Zusätzliche Zeit wird oft für Kabelwege, Verdunkelung, Lautstärke und die Ausrichtung der Leinwände benötigt.
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