Cómo organizar un festival de arte y vídeo sin fallos técnicos

Un festival de arte y vídeo se organiza en dos líneas paralelas: el contenido y la experiencia del público. Primero fija la fecha, construye el programa y confirma a los artistas; después convierte ese programa en horarios, espacios y necesidades técnicas. Los problemas suelen aparecer cuando los vídeos llegan tarde, tienen formatos incompatibles o faltan cables, reproductores y copias de seguridad. Trabaja con plazos cerrados y prueba cada proyección antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del festival
2 personas
2
Elaborar el programa
3 personas
3
Contactar con artistas
2 personas
4
Recopilar vídeos enviados
2 personas
5
Inventariar los requisitos técnicos
2 personas
6
Desarrollar la distribución del recinto
2 personas
7
Hacer reservas
8
Comprobar permisos
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el programa del sitio web
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Programar voluntarios
2 personas
14
Confirmar los viajes de los artistas
15
Maquetar el programa
16
Imprimir los folletos del programa
17
Diseñar la señalización
18
Imprimir señalización
19
Comprobar formatos de video
2 personas
20
Hacer copias de seguridad
2 personas
21
Recopilar imágenes y títulos
22
Pedir el catering
23
Hacer la compra
2 personas
24
Recoger el equipo
2 personas
25
Cargar los vídeos en los reproductores
2 personas
26
Probar la técnica
3 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Descargar el equipo técnico
4 personas
29
Marcar la distribución de la sala
2 personas
30
Colocar pantallas
3 personas
31
Colocar los proyectores
3 personas
32
Conectar reproductores multimedia
2 personas
33
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
34
Ajustar la iluminación
2 personas
35
Colocar las sillas
3 personas
36
Montar mesas
2 personas
37
Montar puntos de información
2 personas
38
Colgar la decoración
2 personas
39
Preparar la restauración
3 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Montar la mesa de registro
2 personas
42
Preparar las acreditaciones
43
Pruebas finales de técnica
3 personas
44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

46
Abrir las puertas
3 personas
47
Registrar a los visitantes
3 personas
48
Presentar el programa
49
Gestionar la supervisión de la sala
4 personas
50
Guiar a los artistas
2 personas
51
Iniciar las proyecciones
2 personas
52
Responder preguntas del público
2 personas
53
Servir las bebidas
3 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Mantener limpias las mesas de catering
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Anunciar el programa del descanso
59
Coordinar las reuniones con los artistas
2 personas
60
Anunciar la última proyección
61
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

62
Apagar el equipo
2 personas
63
Recoger el catering
3 personas
64
Lavar la vajilla
2 personas
65
Desmontar el mobiliario
3 personas
66
Empacar pantallas y proyectores
3 personas
67
Enrollar cables
2 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Limpiar el lugar
3 personas
70
Devolver el equipo
2 personas
71
Retirar la decoración
2 personas
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Retirar los productos no utilizados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Sillascant. 160
Taburetes de barcant. 12
Mesa de registro
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Equipo

Proyectores de videocant. 6
Pantallas de proyeccióncant. 6
Reproductores multimediacant. 8
Portátilescant. 3
Monitorescant. 4
Auricularescant. 12
Amplificadores para auricularescant. 4
Divisores HDMIcant. 4
Cables HDMIcant. 12
Cables DisplayPortcant. 6
Memorias USBcant. 8
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 16
Canaletas para cablescant. 12
Cinta gaffercant. 8
Sets de trípodescant. 8
Mandos a distancia de repuestocant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 6
Telones negros opacoscant. 12
Lámparas de bateríacant. 12

Vajilla

Vasoscant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8

Decoración

Carteles informativoscant. 12
Carteles para artistascant. 24
Mantelescant. 8
Paredes para fotoscant. 2
Ganchos adhesivoscant. 40
Papel de impresióncant. 2
Rotuladorescant. 2
Portabadgescant. 180
Lanyardscant. 180
Programascant. 180
Bolígrafoscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar invitaciones y folletos. Pide a cada artista el título, las imágenes y el archivo de vídeo con una fecha límite de al menos 3 semanas antes del festival.
Revisa los vídeos en los mismos reproductores y pantallas que usarás durante el evento. Comprueba formato, resolución, sonido y subtítulos, y guarda al menos 2 copias en memorias USB o portátiles diferentes.
Dibuja la distribución del recinto antes de reservar el equipo. Deja pasillos despejados, separa los cables con canaletas y cinta gaffer, y calcula las tomas eléctricas para proyectores, reproductores, monitores e iluminación.
No dejes los permisos, los viajes de los artistas ni el catering para la última semana. Confírmalos entre 4 y 6 semanas antes y utiliza las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones para hacer el pedido correcto.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: carga todos los vídeos, enciende cada proyector, prueba los auriculares y revisa la señalización. Programa voluntarios por turnos de 2 a 3 horas para registro, orientación y apoyo en sala.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de arte y vídeo?: Empieza entre 3 y 6 meses antes. Reserva la fecha y comprueba los permisos al principio; deja cerrados el programa, los artistas y los viajes entre 4 y 6 semanas antes.
¿Cuándo hay que pedir los vídeos a los artistas?: Solicítalos al confirmar la participación y fija una fecha límite de 3 semanas antes del festival. Así tendrás tiempo para comprobar formatos, pedir correcciones y hacer copias de seguridad.
¿Cuántas copias de cada vídeo necesito?: Guarda como mínimo 2 copias en soportes distintos y conserva una tercera copia fuera del equipo de reproducción. Prueba cada archivo al menos 24 horas antes de la apertura.
¿Cuándo se prepara la parte técnica del recinto?: Haz el inventario de requisitos técnicos 4 semanas antes y define la distribución del recinto 2 semanas antes. La prueba completa de proyectores, pantallas, reproductores, cables y auriculares debe hacerse el día anterior.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.