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Checkliste für die Organisation eines Videobearbeitungskurses

Ein Videobearbeitungskurs steht und fällt mit funktionierender Technik und vorbereiteten Dateien. Plane zuerst Datum, Programm und Raum, danach Anmeldung, Kursunterlagen und Übungsdateien. Vor dem Kurs prüfst du Softwareversionen, Präsentation, Beispielvideo und alle Anschlüsse an den Arbeitsplätzen. Diese Checkliste hilft dir außerdem, Verpflegung, Teilnehmerinformationen und Backups rechtzeitig zu erledigen, damit am Kurstag keine Dateien gesucht oder Adapter improvisiert werden müssen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

  • Raum reservieren

  • Ausrüstung reservieren

  • Kursbeschreibung erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Lehrmaterial finalisieren

  • Übungsdateien auswählen

  • Beispielvideo schneiden

  • Präsentation prüfen

  • Softwareversionen prüfen

  • Teilnehmerzahl bestätigen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Dateien lokal speichern

  • Backup der Unterrichtsdateien erstellen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Raum öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Arbeitsplätze einrichten

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufstellen

    2 Personen

  • Audioausrüstung anschließen

    2 Personen

  • Übungsdateien an den Arbeitsplätzen einrichten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Kursziele erläutern

  • Video-Editing-Workflow demonstrieren

  • Montageübung begleiten

    2 Personen

  • Kaffeepause organisieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Audio und Untertitel bearbeiten

  • Teilnehmeraufgabe begleiten

    2 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    2 Personen

  • Mahlzeit servieren

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

  • Exporteinstellungen demonstrieren

  • Exportübung begleiten

    2 Personen

  • Arbeitsergebnisse besprechen

  • Dateien speichern lassen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Teilnehmer auschecken

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Arbeitsplätze leerräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Teilnehmerunterlagen nachsenden

  • Anwesenheitsliste archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 18
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 16
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • KopfhörerAnz. 16
  • Externe SSDsAnz. 4
  • USB-SticksAnz. 20
  • KartenleserAnz. 4
  • SpeicherkartenAnz. 8
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-C-AdapterAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LaptopschlösserAnz. 16

Büromaterial

  • NotizblöckeAnz. 18
  • KugelschreiberAnz. 24
  • NamensschilderAnz. 20
  • Flipchartblock
  • MarkerAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 20
  • GläserAnz. 20
  • TellerAnz. 20
  • BestecksetsAnz. 20

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 10
  • EimerAnz. 2
  • Besen und Kehrblech

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Raum und Ausrüstung frühzeitig und prüfe, ob für jeden Arbeitsplatz ein Laptop, Kopfhörer sowie die passenden HDMI- oder USB-C-Adapter vorhanden sind.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vortag ab: Bestätige die Teilnehmerzahl rechtzeitig, erfasse Ernährungswünsche und lege danach die Cateringmengen fest.
  • Speichere Unterrichtsdateien zusätzlich lokal und erstelle mindestens ein vollständiges Backup auf einer externen SSD oder einem USB-Stick. Teste das Backup vor Kursbeginn.
  • Prüfe alle verwendeten Softwareversionen auf den Laptops und öffne Übungsdateien, Präsentation und Beispielvideo mindestens einmal auf der tatsächlich eingesetzten Technik.
  • Plane am Kurstag ausreichend Aufbauzeit ein: Arbeitsplätze, Projektor, Leinwand und Audio sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmer angeschlossen und getestet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Videobearbeitungskurs organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Raumreservierung. Für Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung der Teilnehmerzahl solltest du anschließend mindestens 2 Wochen einplanen.
Wie viele Laptops brauche ich für einen Videobearbeitungskurs?
Plane grundsätzlich einen Laptop pro Teilnehmer und zusätzlich ein Gerät für die Kursleitung ein. Bei 12 Teilnehmern brauchst du also 13 Laptops, sofern niemand ein eigenes Gerät mitbringt.
Wann sollte ich die Unterrichtsdateien und Übungsvideos vorbereiten?
Finalisiere Lehrmaterial, Übungsdateien, Präsentation und Beispielvideo spätestens 7 Tage vor dem Kurs. Erstelle danach ein Backup und prüfe die Dateien nochmals auf den verwendeten Softwareversionen.
Wie viel Zeit brauche ich am Kurstag für den Aufbau?
Rechne mit mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Projektor, Leinwand und Audio. Plane zusätzlich 15 Minuten für einen vollständigen Test von Bild, Ton und Anschlüssen ein.

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