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Verlobungsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Eine Verlobungsfeier wirkt entspannt, wenn die Vorbereitung früh genug beginnt und am Tag selbst nichts Grundsätzliches mehr entschieden werden muss. Diese Checkliste führt dich von der Gästeliste und den Einladungen über Menü, Torte und Musik bis zum Tischplan und Buffet. Plane außerdem Zeit für Rückmeldungen, Ernährungswünsche und die Bestätigung der Reservierung ein. Am Veranstaltungstag helfen vorbereitete Snacks, gekühlte Getränke und ein klarer Aufbauplan, damit du nicht gleichzeitig Gastgeber und Küchenhilfe sein musst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung bestätigen

  • Menü und Snacks festlegen

    2 Personen

  • Torte bestellen

  • Musikauswahl zusammenstellen

  • Sprechtermine abstimmen

    2 Personen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Tischanordnung festlegen

    2 Personen

  • Namensschilder schreiben

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Obst und Gemüse schneiden

    2 Personen

  • Soßen und Dips portionieren

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische eindecken

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Blumen aufstellen

    2 Personen

  • Licht und Kerzen aufstellen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Torte gekühlt bereitstellen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Rede ankündigen

  • Torte anschneiden

    2 Personen

  • Torte servieren

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Letzte Getränkerunde übernehmen

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Essen sicher verstauen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration abbauen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    4 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 2
  • TischdeckensetsAnz. 6
  • Garderobenständer

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • WassergläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 50
  • ChampagnergläserAnz. 50
  • KaffeetassenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierlöffelAnz. 8
  • Tortenheber

Küche

  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiskühlerAnz. 2

Dekoration

  • BallonbögenAnz. 2
  • BallonsAnz. 100
  • Verlobungsbanner
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • VasenAnz. 6
  • TeelichthalterAnz. 20
  • Willkommensschild
  • Fotowand
  • Gästebuch
  • NamensschilderAnz. 45
  • Kartenschachtel

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und Kehrblech
  • Wischset
  • Reinigungs-EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine verbindliche Rückmeldefrist. Bearbeite Zu- und Absagen laufend, damit Menü, Sitzplätze und Namensschilder nicht erst am Vortag entstehen.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe sie vor dem Einkauf noch einmal. So kannst du Snacks, Soßen und das Menü passend portionieren, statt spontan Ersatz organisieren zu müssen.
  • Bestätige die Reservierung spätestens einige Tage vor der Feier und kläre, wann Tische, Stühle und Buffetische bereitstehen. Für den Aufbau solltest du zusätzlich mehrere Stunden vor dem Eintreffen der Gäste einplanen.
  • Kühle Getränke nicht erst kurz vor Beginn: Nutze Kühlboxen und Eiskühler und stelle Wasser, Wein und Champagner getrennt bereit. Rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person, abhängig von Dauer und Auswahl.
  • Ordne Dekoration, Geschirr und Servierutensilien vor dem Aufbau nach Bereichen. Prüfe außerdem geladene Geräte und lege Tortenheber, Servierlöffel und Kaffeemaschine dort bereit, wo sie später gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Verlobungsfeier planen?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Ort und Einladungen. Spätestens 2 Wochen vor der Feier sollten Rückmeldungen und Ernährungswünsche weitgehend feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Verlobungsfeier?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Wasser sollte zusätzlich durchgehend verfügbar sein; bei Champagner, Wein und alkoholfreien Getränken hilft eine getrennte Mengenplanung.
Wann soll ich die Torte für die Verlobungsfeier bestellen?
Bestelle die Torte idealerweise 3 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn Größe, Dekoration oder ein bestimmter Termin abgestimmt werden müssen. Kläre spätestens eine Woche vorher die Abhol- oder Lieferzeit und den benötigten Tortenständer.
Wann legt man den Sitzplan für eine Verlobungsfeier fest?
Erstelle den vorläufigen Tischplan nach dem Anmeldeschluss und bestätige ihn 5 bis 7 Tage vor der Feier. Schreibe die Namensschilder erst danach, damit Absagen und Änderungen nicht zu unnötiger Nacharbeit führen.

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