So organisierst du einen Unternehmer-Empfang
Ein Unternehmer-Empfang wirkt unkompliziert, braucht aber einen klaren Ablauf: erst Location und Gästeliste, dann Einladungen, Anmeldungen und Catering. Plane genügend Zeit für Ernährungswünsche, Namensschilder und Lieferungen ein. Am Veranstaltungstag zählt eine feste Reihenfolge vom Öffnen der Räume bis zum ersten Willkommensgetränk. Dieser Plan hilft dir, Aufbau, Registrierung, Buffet und Technik ohne Hektik vorzubereiten.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen erstellen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Anmeldungen bestätigen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Catering bestellen
- 8
Musik-Playlist erstellen
- 9
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 10
Lieferungen überprüfen
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
2 Personen
- 13
Location öffnen
2 Personen
- 14
Räume kontrollieren
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
3 Personen
- 16
Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 18
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 19
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 20
Namensschilder auslegen
2 Personen
- 21
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 22
Musik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 23
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Event
- 24
Gäste empfangen
2 Personen
- 25
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
- 26
Snacks servieren
3 Personen
- 27
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 28
Buffet auffüllen
2 Personen
- 29
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 30
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 31
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 32
Abfall sammeln
2 Personen
- 33
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 34
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 35
Location reinigen
3 Personen
- 36
Dekoration entfernen
2 Personen
- 37
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 38
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Hohe StehtischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- StühleAnz. 40
- HockerAnz. 20
- TischröckeAnz. 8
Geschirr
- WeingläserAnz. 60
- BiergläserAnz. 60
- LongdrinkgläserAnz. 60
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServiertellerAnz. 12
- SchälchenAnz. 12
Küche
- KorkenzieherAnz. 3
- FlaschenöffnerAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 50
- Willkommensschild
- BallonsAnz. 80
- BallonbandAnz. 2
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- Stimmungslicht-SetsAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- HandseifenspenderAnz. 3
- HandtuchspenderAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location früh und prüfe vorab, ob Stehtische, Buffetische, Stühle und Hocker für die erwartete Gästezahl vorhanden sind. Kläre außerdem, wann du Zugang zum Raum bekommst und wie Lieferungen angeliefert werden.
- Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist und bestätige jede Anmeldung. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Empfang, damit das Catering noch angepasst werden kann.
- Bereite Namensschilder nicht erst beim Einlass vor. Lege sie nach Namen sortiert in Namensschildhaltern aus und richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor dem Empfang ein.
- Kühle Getränke frühzeitig und plane pro Gast für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke ein. Stelle Weingläser, Biergläser, Longdrinkgläser sowie Flaschen- und Korkenöffner direkt am Getränkebereich bereit.
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vorher. Kontrolliere Räume, Beleuchtung und Musik, stelle Buffet und Geschirr auf und teste Bluetooth-Lautsprecher, Kaffeemaschinen und Wasserkocher, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Unternehmer-Empfang organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und der Gästeliste. Einladungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Catering rechtzeitig planen kannst.
- Wann muss ich die Teilnehmerzahl für das Catering festlegen?
- Lege die verbindliche Zahl spätestens 7 Tage vor dem Empfang fest. Sammle bis dahin auch Ernährungswünsche und Allergien, damit das Catering passende Speisen einplanen kann.
- Wie viele Getränke brauche ich für einen Unternehmer-Empfang?
- Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane anschließend ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Gast und Stunde. Zusätzlich sollten Wasser, Kaffee und alkoholfreie Optionen jederzeit verfügbar sein.
- Wann sollte der Aufbau am Veranstaltungstag beginnen?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Empfang. Für einen umfangreicheren Aufbau mit Dekoration, Buffet, Registrierungstisch und Technik sind 2 Stunden sicherer.
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