Cómo organizar un cóctel de empresarios sin improvisar
Un cóctel de empresarios funciona cuando la conversación empieza fácil y la logística queda en segundo plano. Empieza por reservar el espacio y fijar el aforo; después envía las invitaciones, controla las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas. La semana del evento se cierran el catering, las bebidas y la distribución de mesas. El día anterior se enfrían las bebidas y se preparan las tarjetas de nombre; el mismo día se comprueban las entregas, el sonido, la iluminación y la mesa de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Redactar invitaciones
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Confirmar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Pedir el catering
- 8
Crear lista de reproducción
- 9
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 10
Comprobar las entregas
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Enfriar bebidas
2 personas
- 13
Abrir la ubicación
2 personas
- 14
Comprobar los espacios
2 personas
- 15
Montar mesas
3 personas
- 16
Colocar las sillas
3 personas
- 17
Preparar el buffet
3 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Preparar la vajilla
2 personas
- 20
Colocar los tarjeteros
2 personas
- 21
Colgar la decoración
2 personas
- 22
Probar la música y la iluminación
2 personas
- 23
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
- 24
Recibir a los invitados
2 personas
- 25
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 26
Servir aperitivos
3 personas
- 27
Rellenar las bebidas
2 personas
- 28
Reponer el bufé
2 personas
- 29
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 30
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 31
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 32
Recoger la basura
2 personas
- 33
Lavar la vajilla
2 personas
- 34
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 35
Limpiar el lugar
3 personas
- 36
Retirar la decoración
2 personas
- 37
Devolver los materiales
2 personas
- 38
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altas tipo cóctelcant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 20
- Faldones para mesascant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 60
- Vasos altoscant. 60
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Platos de servircant. 12
- Cuencoscant. 12
Cocina
- Sacacorchoscant. 3
- Abridores de botellascant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Portatarjetas de nombrecant. 50
- Cartel de bienvenida
- Globoscant. 80
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Sets de iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
- Dispensadores de toallascant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el aforo antes de pedir el catering. Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen para que el proveedor pueda ajustar cantidades y opciones.
- Prepara la recepción antes de montar el buffet. Deja lista la mesa de registro, el cartel de bienvenida y los portatarjetas de nombre para identificar a cada invitado desde el primer minuto.
- Calcula las bebidas por franjas, no solo por el total de asistentes. Para la primera hora, cuenta aproximadamente dos o tres bebidas por persona y añade agua, café y té para el tramo final.
- Enfría las bebidas el día anterior y revisa que haya suficientes copas, vasos, abridores y sacacorchos. Los recipientes para hielo y las neveras portátiles suelen olvidarse hasta que llegan las primeras entregas.
- Haz una prueba técnica al menos 60 minutos antes de recibir a los invitados. Comprueba los altavoces, los cables alargadores, las regletas, la iluminación y que el recorrido entre registro, bebidas y buffet no quede bloqueado por mesas o sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un cóctel de empresarios?
- Reserva el espacio y empieza la lista de invitados entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones al menos 3 semanas antes y cierra las confirmaciones y preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes.
- ¿Cuánta bebida necesito para un cóctel de empresarios?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Añade agua durante todo el evento y reserva café y té para el final; ajusta las cantidades al horario y al perfil de los invitados.
- ¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre?
- Imprime y coloca las tarjetas de nombre el día anterior, cuando la lista de asistentes ya esté confirmada. Lleva algunas tarjetas en blanco para cambios de última hora y prepara la mesa de registro antes de abrir el espacio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar del cóctel?
- Llega entre 2 y 3 horas antes para comprobar las entregas, montar mesas y sillas, preparar el buffet y enfriar las bebidas. Haz la prueba de música e iluminación al menos 60 minutos antes de la llegada de los invitados.
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