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Percussion-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Percussion-Workshop steht und fällt mit guter Vorbereitung: Instrumente müssen rechtzeitig reserviert, der Raum passend bestuhlt und der Ablauf für alle verständlich sein. Kläre Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen früh, damit am Veranstaltungstag keine Rückfragen den Start verzögern. Plane außerdem Zeit für Registrierung, Namensschilder, Getränke und die Instrumentenverteilung ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Einladung bis zur Eröffnung des Workshops.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Location reservieren

  • Instruktor bestätigen

  • Musikinstrumente reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Workshop-Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Schlaginstrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder ausgeben

  • Workshop eröffnen

  • Schlagzeugtechniken demonstrieren

    2 Personen

  • Übungen anleiten

    3 Personen

  • Instrumente rotieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Abendpause begleiten

    2 Personen

  • Gemeinsames Musikstück aufführen

    3 Personen

  • Workshop abschließen

Nachbereitung

  • Instrumente zusammentragen

    3 Personen

  • Instrumente reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Musikinstrumente

  • SnaredrumsAnz. 10
  • CajonsAnz. 10
  • DjembésAnz. 10
  • BongosAnz. 6
  • ÜbungspadsAnz. 12
  • SchlagzeugstöckeAnz. 20
  • MalletsAnz. 12
  • ShakerAnz. 10
  • BeckenAnz. 4
  • MetronomeAnz. 4

Mobiliar

  • StühleAnz. 40
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch

Ausstattung

  • Whiteboard
  • WhiteboardmarkerAnz. 4
  • Timer
  • Laptop
  • Laptop-Ladegerät
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 45
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • ServiertablettsAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 40
  • ProgrammeAnz. 40

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Kursleitung und reserviere Snaredrums, Cajons, Djembés, Bongos und Übungspads spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Prüfe dabei, ob für jede angemeldete Person ein Instrument oder Übungsmaterial vorhanden ist.
  • Schließe die Anmeldeliste 5 bis 7 Tage vorher und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. So kannst du Catering, Snacks, Teller, Besteck und Getränke passend zur tatsächlichen Teilnehmerzahl bestellen.
  • Schicke Teilnehmerinformationen spätestens 3 Tage vor dem Workshop. Nenne darin Beginn, Einlass, Adresse, benötigte Kleidung und den geplanten Ablauf, damit die Registrierung am Veranstaltungstag zügig läuft.
  • Bereite den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn vor: Tische und Stühle aufstellen, Instrumente verteilen, Whiteboard mit Markern bereitlegen und Verlängerungskabel für Laptop oder Metronome prüfen.
  • Richte Registrierung und Kaffeebereich getrennt voneinander ein. Stelle Namensschilder am Empfang bereit, erfasse die Anwesenheit und stelle Wasser, Kaffee sowie gekühlte Getränke vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Percussion-Workshop organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher. Instruktor, Location und Instrumente sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin bestätigt sein.
Wie viele Instrumente brauche ich für einen Percussion-Workshop?
Plane grundsätzlich ein Instrument oder Übungsmaterial pro teilnehmender Person ein. Bei Gruppenübungen solltest du zusätzlich 1 bis 2 Ersatzinstrumente oder Übungspads bereithalten.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Percussion-Workshops?
Rechne mit mindestens 60 Minuten für Raum, Registrierungstisch, Bestuhlung, Instrumente und Kaffeebereich. Bei mehr als 20 Teilnehmenden sind 90 Minuten Aufbauzeit sinnvoll.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?
Versende alle wichtigen Informationen spätestens 3 Tage vor dem Workshop. Die Teilnehmerliste und Namensschilder solltest du am Vortag fertigstellen.

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