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Trommelworkshop organisieren: die komplette Checkliste

Eine Trommelworkshop-Checkliste hilft dir, Anmeldung, Raum, Instrumente und Technik in der richtigen Reihenfolge zu planen. Kläre früh, wie viele Djembés, Cajóns und weitere Instrumente gebraucht werden, und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. Am Veranstaltungstag zählen ein gelüfteter Raum, getestete Mikrofone und ein vorbereiteter Empfangstisch. Auch Getränke, Snacks und Parkinformationen werden leicht zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Location reservieren

  • Schlaginstrumente reservieren

  • Cateringmengen berechnen

  • Musikprogramm abstimmen

    2 Personen

  • Route und Parkinformationen teilen

  • Erinnerung senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    2 Personen

  • Location öffnen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Trommeln aufstellen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

  • Empfangstisch einrichten

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Workshopregeln erläutern

  • Grundtechniken vorführen

  • Rhythmusübungen anleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Gruppenrhythmen anleiten

    2 Personen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr abräumen

    2 Personen

  • Finalprobe begleiten

    2 Personen

  • Gruppenauftritt durchführen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abreise begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Drums abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Pfand und Verpackung abrechnen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 32
  • TischeAnz. 5
  • Buffet-TischAnz. 2
  • KleiderständerAnz. 2

Musikinstrumente

  • DjembésAnz. 16
  • CajónsAnz. 16
  • ShakerAnz. 16
  • ClavesAnz. 16
  • BeckenAnz. 2
  • SchlagzeugstöckeAnz. 20

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Laptop
  • Timer

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 35
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 2

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 32

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du mindestens eine Woche vor dem Workshop eine belastbare Teilnehmerliste hast. Frage dabei auch nach Ernährungswünschen und besonderen Anforderungen.
  • Reserviere Instrumente passend zur Teilnehmerzahl und plane nicht nur Djembés ein: Cajóns, Shaker, Claves und Becken sorgen für unterschiedliche Klangfarben. Prüfe die Verfügbarkeit spätestens zwei Wochen vorher.
  • Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Audiokabel vor dem Einlass. Lege außerdem Verlängerungskabel bereit und prüfe die Musik mit dem Laptop, statt die Technik erst während des Empfangs anzuschließen.
  • Bereite den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn vor: lüften, Tische und Stühle aufstellen, Trommeln verteilen und den Empfangstisch einrichten. So bleibt Zeit, wenn ein Instrument fehlt oder ein Kabel nicht funktioniert.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks sowie Catering vor, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen. Schicke Route- und Parkinformationen zusammen mit der Erinnerung spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Trommelworkshop-Checkliste starten?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Einladungen, Location und Instrumenten. Eine Woche vorher sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerliste feststehen.
Wie viele Instrumente brauche ich für einen Trommelworkshop?
Plane grundsätzlich ein Instrument pro teilnehmender Person, sofern alle gleichzeitig spielen sollen. Ergänze unterschiedliche Instrumente wie Djembés, Cajóns, Shaker, Claves und Becken nach dem Workshopprogramm.
Wann muss ich die Technik für den Trommelworkshop testen?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer und Audiokabel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich mindestens 30 Minuten für einen kurzen Funktionstest einplanen.
Was muss ich am Tag des Trommelworkshops zuerst erledigen?
Öffne den Raum, lüfte ihn und stelle anschließend Tische, Stühle und Instrumente auf. Beginne damit mindestens 60 Minuten vor dem Einlass, damit Empfang, Getränke und Technik rechtzeitig bereit sind.

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