Trauung organisieren: die vollständige Checkliste
Eine Trauung besteht aus mehr als Termin, Kleid und Ringen. Du musst die Eheschließung anmelden, Dokumente zusammentragen, Gäste informieren und den Ablauf der Zeremonie festlegen. Gleichzeitig brauchen Dinner, Musik, Fotograf, Blumen, Sitzplätze und der Hochzeitsfahrdienst verbindliche Zusagen. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch 74 Aufgaben und 72 benötigte Dinge – von der ersten Festlegung bis zur Prüfung kurz vor dem Hochzeitstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Hochzeitsdatum und -ort festlegen
2 Personen
Eheschließung beim Standesamt anmelden
2 Personen
Zeugen festhalten
2 Personen
Benötigte Dokumente sammeln
2 Personen
Standesbeamten bestätigen
2 Personen
Zeremonieprogramm erstellen
2 Personen
Gästeliste zusammenstellen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Dinner-Reservierung bestätigen
2 Personen
Reservierung für den Hochzeitsfahrdienst machen
2 Personen
Fotograf festlegen
2 Personen
Musik für die Zeremonie auswählen
2 Personen
Musik für den Empfang auswählen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Ablauf der Zeremonie planen
2 Personen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menüwahl weitergeben
2 Personen
Transport der Gäste überprüfen
2 Personen
Reden sammeln
2 Personen
Trautexte fertigstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
2 Personen
Zeremoniedokumente prüfen
2 Personen
Ringe überprüfen
2 Personen
Kleidung anprobieren und bereitlegen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Zeremonieausstattung sammeln
2 Personen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Zeremonieort einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Blumen und Bouquets platzieren
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Programme auslegen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Catering bereitstellen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Getränkebuffet einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Zeugen empfangen
Standesbeamten empfangen
Brautpaar empfangen
2 Personen
Event
Gäste begrüßen
3 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Trauung begleiten
2 Personen
Heiratsurkunde unterzeichnen lassen
2 Personen
Gruppenfoto machen
3 Personen
Champagner und Saft servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gästebuch betreuen
Torte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Teller und Gläser abräumen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Musik und Tanz begleiten
2 Personen
Späte Snacks servieren
2 Personen
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste sicher verpacken
3 Personen
Dekoration abnehmen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verteilen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Hochzeitsfotos sicher speichern
Dankeskarten verschicken
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- Runde TischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
- Stühle für die ZeremonieAnz. 2
- Hochzeitstisch
- TischwäscheAnz. 12
- StuhlhussenAnz. 70
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 80
- KuchenplattenAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- ChampagnergläserAnz. 70
- KaffeelöffelAnz. 70
- DinnermesserAnz. 80
- EsstischgabelnAnz. 80
- TortengabelnAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 4
Dekoration
- BlumenarrangementsAnz. 10
- Brautstrauß
- Blumen-CorsagenAnz. 8
- TischdekorationAnz. 8
- KerzenAnz. 40
- KerzenständerAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 100
- BallonbandAnz. 2
- Zeremonienbogen
- Willkommensschild
- TischnummernAnz. 8
- SpeisekartenAnz. 70
- ProgrammeAnz. 70
- Gästebuch
- StifteAnz. 6
- Ringkissen
- Konfetti-KegelAnz. 70
- FotorahmenAnz. 12
Ausstattung
- Kabelloses MikrofonAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 2
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Hochzeitstortenmesser
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- KüchenschüsselnAnz. 6
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
- OfenhandschuheAnz. 2
- Kuchenteller
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- MüllsäckeAnz. 60
- MüllgreiferAnz. 2
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- WischmoppAnz. 2
- KehrschaufelAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- NachtbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort zuerst fest und melde die Eheschließung anschließend beim Standesamt an. Plane für Dokumente und Rückfragen mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein.
- Verschicke die Einladungen erst, wenn Zeremonie, Dinner und wichtige Transportfragen geklärt sind. Bitte um Rückmeldung mit Ernährungswünschen und bearbeite die Anmeldungen fortlaufend statt erst kurz vor der Trauung.
- Bestätige Fotograf, Musik, Hochzeitsfahrdienst und Lieferungen spätestens einige Wochen vor dem Termin. Am Hochzeitstag selbst sollte eine andere Person Ansprechpartner für Dienstleister und Lieferanten sein.
- Erstelle Ablauf, Zeremonieprogramm, Trautexte und Reden in einer gemeinsamen Endfassung. Prüfe die Reihenfolge spätestens eine Woche vorher und gib dem Standesbeamten die benötigten Texte und Dokumente rechtzeitig.
- Kontrolliere die Ringe, Zeremoniedokumente, Tischordnung und Menüwahl in den letzten Tagen. Prüfe außerdem, ob Stühle, Tische, Tischwäsche, Geschirr, Gläser, Dekoration und Kerzen tatsächlich geliefert oder vor Ort bereitgestellt werden.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Trauung beim Standesamt anmelden?
- Melde die Eheschließung so früh wie möglich an, weil freie Termine begrenzt sein können. Plane für die Anmeldung, notwendige Dokumente und mögliche Nachforderungen mindestens mehrere Wochen Vorlauf ein.
- Wann sollte man Hochzeitseinladungen verschicken?
- Verschicke die Einladungen, sobald Datum, Ort und die wichtigsten Zeiten feststehen. Für eine verlässliche Planung solltest du die Rückmeldungen mehrere Wochen vor der Trauung erhalten, damit Sitzordnung, Menü und Ernährungswünsche rechtzeitig feststehen.
- Was muss man eine Woche vor der Trauung prüfen?
- Prüfe eine Woche vorher den Ablauf der Zeremonie, Trautexte, Reden, Musik, Ringe und Zeremoniendokumente. Bestätige außerdem Lieferungen, Dinner-Reservierung, Transport sowie die endgültige Gästezahl.
- Wie viele Stühle und Gläser braucht man für eine Trauung mit Empfang und Dinner?
- Plane für jeden erwarteten Gast einen Sitzplatz bei der Zeremonie und beim Dinner; kläre, ob die Stühle umgesetzt werden können oder doppelt benötigt werden. Bei den Gläsern solltest du Wasser- und Weingläser pro Gast sowie zusätzliche Champagnergläser für den Empfang einrechnen.
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