Eine Thesenpräsentation Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Thesenpräsentation entscheidet nicht nur der Inhalt über den Ablauf. Raum, Betreuung, Anmeldungen und Präsentationstechnik müssen früh feststehen, damit am Veranstaltungstag keine offenen Punkte zusammenkommen. Beginne mit Termin, Raum und den zuständigen Betreuern und Juroren. Danach folgen Einladungen, Anmeldung und Catering. In der letzten Woche sicherst du die Präsentation, prüfst die Technik und kontrollierst den Raum vor Ort.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Präsentationsraum reservieren
- 2
Betreuer und Juror bestätigen
- 3
Einladungen verschicken
- 4
Anmeldeformular öffnen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Cateringmengen festlegen
- 8
Projektor und Leinwand reservieren
- 9
Programm abschließen
- 10
Präsentationsinhalt prüfen
2 Personen
- 11
Technische Präsentation testen
- 12
Präsentation sichern
- 13
Handouts drucken
- 14
Namensschilder vorbereiten
- 15
Erinnerung senden
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Raum im Voraus kontrollieren
- 18
Raum reinigen
2 Personen
- 19
Stühle aufstellen
2 Personen
- 20
Tische aufstellen
2 Personen
- 21
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 22
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 23
Anmeldetisch einrichten
- 24
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
- 25
Getränke kalt stellen
- 26
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 27
Empfangstisch mit Material ausstatten
Event
- 28
Gäste empfangen
2 Personen
- 29
Anwesenheit erfassen
- 30
Präsentation übernehmen
- 31
Fragerunde moderieren
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Snacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Diätoptionen separat anbieten
- 36
Gäste verabschieden
Nachbereitung
- 37
Präsentationsmaterial sichern
- 38
Tische und Stühle aufräumen
2 Personen
- 39
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 40
Abfall sammeln
2 Personen
- 41
Raum reinigen
2 Personen
- 42
Geräte einpacken
2 Personen
- 43
Geliehene Materialien zurückgeben
- 44
Dankesnachricht versenden
- 45
Präsentation und Fragen archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 35
- TischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 6
Ausstattung
- Laptop
- Projektor
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Präsentationsklicker
- USB-StickAnz. 2
- Tischmikrofon
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 40
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- GabelnAnz. 40
- KaffeelöffelAnz. 40
- ServierschalenAnz. 6
- ServierzangenAnz. 4
- KaffeekannenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 3
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ScherenAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 35
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 3
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 2
- MülleimerAnz. 3
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
- Wischmopp
- KehrschaufelAnz. 2
Tipps
- Reserviere den Präsentationsraum und bestätige Betreuer sowie Juroren zuerst. Ohne diese drei Zusagen lassen sich Programm, Einladungen und Anmeldeformular nicht verlässlich fertigstellen.
- Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche direkt. Lege die Cateringmengen erst fest, wenn du die Anmeldungen geprüft hast; rechne zusätzlich mit einer kleinen Reserve.
- Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und passende Adapter nicht erst am Veranstaltungstag. Sichere die Präsentation zusätzlich auf einem USB-Stick und prüfe, ob Schriftarten und Videos funktionieren.
- Schließe das Programm vor dem Druck der Handouts und Namensschilder ab. Sende die Erinnerung rechtzeitig, damit Änderungen bei Uhrzeit, Raum oder Ablauf noch auffallen.
- Kontrolliere den Raum vorab und plane den Aufbau mit ausreichend Vorlauf. Am Veranstaltungstag werden Anmeldetisch, Kaffee- und Teebereich, Sitzplätze sowie die Präsentationstechnik nacheinander eingerichtet und erneut getestet.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Thesenpräsentation organisieren?
- Beginne mindestens vier bis sechs Wochen vorher mit der Raumreservierung sowie der Bestätigung von Betreuern und Juroren. Einladungen und Anmeldung können danach direkt vorbereitet werden.
- Wann sollte ich die Präsentationstechnik testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole ihn nach dem Aufbau am Veranstaltungstag. Prüfe dabei mindestens Laptop, Projektor, HDMI-Verbindung, Adapter und Präsentationsklicker.
- Wie viel Catering braucht man für eine Thesenpräsentation?
- Plane Getränke für die gesamte Teilnehmerzahl und etwa zwei bis drei kleine Snacks pro Person ein, wenn die Veranstaltung ungefähr zwei Stunden dauert. Ernährungswünsche sollten vor der Mengenplanung abgeschlossen sein.
- Wann verschickt man die Erinnerung an die Gäste?
- Sende die Erinnerung drei bis fünf Tage vor der Thesenpräsentation. Nenne darin Raum, Beginn, Programm und eventuelle Hinweise zur Anmeldung oder Anreise.
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