Cómo organizar una presentación de tesis sin imprevistos
Una presentación de tesis combina una defensa académica con la logística de una pequeña recepción. Empieza reservando el espacio y confirmando al tutor y al evaluador; después organiza las inscripciones, el programa y los medios técnicos. La última semana sirve para cerrar el contenido, las cantidades del catering y los recordatorios. El día anterior comprueba la sala y haz una prueba completa con el portátil, el proyector, la pantalla, los cables y la copia de seguridad de la presentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el espacio de presentación
- 2
Confirmar tutor y evaluador
- 3
Enviar invitaciones
- 4
Abrir el formulario de inscripción
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Determinar las cantidades del catering
- 8
Reservar proyector y pantalla
- 9
Finalizar el programa
- 10
Revisar el contenido de la presentación
2 personas
- 11
Probar la presentación técnica
- 12
Respaldar la presentación
- 13
Imprimir folletos
- 14
Preparar tarjetas de nombre
- 15
Enviar recordatorio
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Comprobar el espacio previamente
- 18
Limpiar el espacio
2 personas
- 19
Colocar las sillas
2 personas
- 20
Montar mesas
2 personas
- 21
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 22
Probar el equipo de presentación
2 personas
- 23
Montar la mesa de inscripción
- 24
Montar el punto de café y té
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
- 26
Preparar los aperitivos
2 personas
- 27
Dotar la mesa de recepción de material
Evento
- 28
Recibir a los invitados
2 personas
- 29
Registrar la asistencia
- 30
Realizar la presentación
- 31
Moderar la ronda de preguntas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Servir aperitivos
2 personas
- 34
Rellenar las bebidas
- 35
Ofrecer las opciones dietéticas por separado
- 36
Despedir a los invitados
Seguimiento
- 37
Asegurar el material de presentación
- 38
Recoger mesas y sillas
2 personas
- 39
Lavar la vajilla
2 personas
- 40
Recoger la basura
2 personas
- 41
Limpiar el espacio
2 personas
- 42
Empacar el equipo
2 personas
- 43
Devolver el material prestado
- 44
Enviar mensaje de agradecimiento
- 45
Archivar la presentación y las preguntas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 35
- Mesascant. 6
- Mantelescant. 6
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Clic de presentación
- Memoria USBcant. 2
- Micrófono de mesa
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Tenedorescant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Bandejas de servircant. 6
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras de cafécant. 2
- Termoscant. 3
Cocina
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Tijerascant. 2
- Abrebotellascant. 2
Decoración
- Portanombrescant. 35
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 3
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 2
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Papelelerascant. 3
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Fregona
- Escobacant. 2
Consejos
- Reserva el espacio y confirma al tutor y al evaluador con varias semanas de antelación. Sin esas confirmaciones, no cierres las invitaciones ni publiques el programa.
- Abre el formulario de inscripción al menos 2 semanas antes y pregunta por las preferencias dietéticas. Usa el número de inscritos para calcular comida, bebidas, tazas, vasos y platos, dejando un margen del 10 % al 15 %.
- Haz la prueba técnica entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, las regletas, los alargadores y el clic de presentación; guarda además una copia en una memoria USB.
- Envía el recordatorio 2 o 3 días antes con la hora, el lugar y el programa. Imprime los folletos, prepara las tarjetas de nombre y coloca un cartel de bienvenida para que la llegada no interrumpa la presentación.
- Llega entre 90 y 120 minutos antes para revisar y limpiar el espacio, colocar sillas y mesas y montar la inscripción y el punto de café y té. Enfría las bebidas y prueba otra vez el equipo después de mover las mesas o conectar nuevos cables.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación de tesis?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio y confirmar al tutor y al evaluador. Abre las inscripciones unas 2 semanas antes y cierra los detalles del catering y del programa durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector para una presentación de tesis?
- Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela el mismo día, al menos 90 minutos antes de empezar. Prueba también el cable HDMI, el adaptador, el clic, el micrófono y la copia de seguridad.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una presentación de tesis?
- Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % al 15 %. Para una recepción breve, prevé aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta la comida a las preferencias dietéticas registradas.
- ¿Cuándo envío el recordatorio a los asistentes?
- Envíalo entre 2 y 3 días antes de la presentación. Incluye la hora, el lugar, el programa y cualquier indicación práctica para que las consultas no se concentren el mismo día.
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