Organiser une présentation de mémoire sans rien laisser au hasard
Une présentation de mémoire réussie repose sur une préparation en plusieurs étapes, pas seulement sur le contenu du candidat. Commence par réserver l’espace et confirmer l’accompagnateur ainsi que l’évaluateur, puis organise les inscriptions et les besoins alimentaires. La semaine précédente, verrouille le programme, teste la présentation avec le projecteur et prépare les documents. Le jour même, prévois environ 60 à 90 minutes pour installer la salle, vérifier le matériel et mettre en place l’accueil et le café.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver l’espace de présentation
- 2
Confirmer l’accompagnateur et l’évaluateur
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Déterminer les quantités de catering
- 8
Réserver le projecteur et l'écran
- 9
Clôturer le programme
- 10
Vérifier le contenu de la présentation
2 personnes
- 11
Tester la présentation techniquement
- 12
Sauvegarder la présentation
- 13
Imprimer les documents
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Envoyer un rappel
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier l'espace à l'avance
- 18
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 19
Installer les chaises
2 personnes
- 20
Installer les tables
2 personnes
- 21
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
- 22
Tester le matériel de présentation
2 personnes
- 23
Installer la table d’inscription
- 24
Installer le point café et thé
2 personnes
- 25
Mettre les boissons au frais
- 26
Préparer les en-cas
2 personnes
- 27
Fournir la table d’accueil en matériel
Événement
- 28
Accueillir les invités
2 personnes
- 29
Enregistrer la présence
- 30
Assurer la présentation
- 31
Animer la séance de questions-réponses
- 32
Servir le café et le thé
2 personnes
- 33
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Proposer séparément les options alimentaires
- 36
Raccompagner les invités
Suivi
- 37
Mettre en sécurité le matériel de présentation
- 38
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
- 39
Faire la vaisselle
2 personnes
- 40
Rassembler les déchets
2 personnes
- 41
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 42
Emballer le matériel
2 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
- 44
Envoyer un message de remerciement
- 45
Archiver la présentation et les questions
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 35
- Tablesqté 6
- Nappesqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Cliqueur de présentation
- Clé USBqté 2
- Microphone de table
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 40
- Assiettesqté 40
- Fourchettesqté 40
- Cuillères à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 6
- Pinces de serviceqté 4
- Pichets à caféqté 2
- Thermosqté 3
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Ciseauxqté 2
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Porte-nomsqté 35
- Panneau d’accueil
- Affiches du programmeqté 3
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 2
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Poubellesqté 3
- Balai
- Pelle et balayette
- Serpillière
- Balayetteqté 2
Conseils
- Réserve la salle dès que la date de soutenance est connue et vérifie sa capacité avec la disposition prévue des chaises et des tables. Garde un espace dégagé pour la table d’inscription et le point café.
- Ferme les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant la présentation afin de calculer les quantités de catering, de recueillir les allergies et de préparer les badges nominatifs. Prévois quelques portions supplémentaires pour les inscriptions tardives.
- Teste la présentation sur l’ordinateur portable utilisé sur place, avec le projecteur, l’écran, le câble HDMI et l’adaptateur nécessaires. Sauvegarde le fichier sur une clé USB et conserve aussi une copie sur l’ordinateur.
- Arrive 60 à 90 minutes avant le début pour installer les chaises, les tables, les affiches du programme et la table d’inscription. Vérifie ensuite l’image, le son, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des invités.
- Ne laisse pas les boissons et le café à la dernière minute : mets les boissons au frais avant l’accueil et installe les tasses, verres, pichets ou thermos sur un point clairement identifié. Prévois un passage rapide pour réapprovisionner pendant les échanges.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une présentation de mémoire ?
- Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Réserve alors l’espace, confirme l’accompagnateur et l’évaluateur, puis ouvre les inscriptions dès que les informations pratiques sont définitives.
- Combien de temps prévoir pour installer une présentation de mémoire ?
- Prévois 60 à 90 minutes sur place le jour même. Ce délai permet d’installer la salle, le projecteur et l’écran, la table d’inscription, le café et de refaire un test complet.
- Quand faut-il tester le diaporama et le projecteur ?
- Fais un premier test 3 à 5 jours avant, puis un second le jour de la présentation. Utilise le matériel réellement prévu et garde une copie du fichier sur une clé USB.
- Comment calculer le catering pour une présentation de mémoire ?
- Attends la clôture des inscriptions, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Compte les régimes et allergies déclarés, puis ajoute environ 5 à 10 % de portions pour absorber les changements de dernière minute.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !