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Theaterworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Theaterworkshop-Planung müssen Raum, Lehrkraft, Ablauf und Materialien früh zusammenpassen. Reserviere den Raum und bestätige den Termin, bevor du Einladungen verschickst oder Texte druckst. Kurz vor dem Termin zählen vor allem praktische Details: freie Spielfläche, eingerichtete Arbeitsstationen, sichtbare Namensschilder und ein klarer Empfang. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zu den Aufwärmübungen am Workshop-Tag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Workshopdatum bestätigen

  • Lehrkraft und Begleitpersonen festlegen

  • Programm und Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Texte und Szenen drucken

  • Requisiten sammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Spielfläche freiräumen

    2 Personen

  • Arbeitsstationen einrichten

    2 Personen

  • Requisiten bereitlegen

    2 Personen

  • Empfangstisch einrichten

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Programm und Regeln erläutern

  • Aufwärmübungen anleiten

    2 Personen

  • Improvisationsübungen begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Szenen proben

    3 Personen

  • Leichte Mahlzeit servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Kostüme und Requisiten verteilen

    2 Personen

  • Abschlusspräsentation begleiten

    3 Personen

  • Abschluss und Dank aussprechen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Requisiten sortieren

    2 Personen

  • Materialien aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fotos und Dateien archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 30
  • KlappischeAnz. 6
  • Empfangstisch
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Kreatives Material

  • Flipchart
  • Flipchart-PapierAnz. 2
  • WhiteboardmarkerAnz. 8
  • SchreibblöckeAnz. 30
  • KugelschreiberAnz. 35
  • KlebebandAnz. 4
  • AbdeckbandAnz. 4
  • ScherenAnz. 12
  • BuntpapierAnz. 3
  • KartonsAnz. 10
  • TextexemplareAnz. 35

Dekoration

  • TheatervorhängeAnz. 2
  • StofftücherAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 35
  • StiftehalterAnz. 6
  • KleiderbügelAnz. 30

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • KaffeetassenAnz. 30

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane den Ablauf in klaren Blöcken und lege fest, wer Programm, Regeln und Aufwärmübungen anleitet. Für einen halben oder ganzen Workshop sollten die Übergänge zwischen den Arbeitsphasen schriftlich auf einer Seite stehen.
  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Termin, Raum und Lehrkraft bestätigt sind. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer festen Rückmeldefrist, etwa 7 Tage vor dem Workshop.
  • Bereite Texte und Szenen nicht erst am Vortag vor. Drucke die benötigte Anzahl plus 2 bis 3 Ersatzexemplare und prüfe Materialien wie Flipchart-Papier, Marker, Scheren und Klebeband vor dem Einkauf.
  • Richte den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn her. Lüfte, stelle Tische und Stühle auf, räume die Spielfläche frei und lege Requisiten sowie Arbeitsmaterialien an den jeweiligen Stationen bereit.
  • Plane den Empfang praktisch: Teilnehmerliste, Namensschilder und Stifte gehören an einen eigenen Tisch. Stelle Wasser, Kaffee und Tee vor Beginn bereit und prüfe Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel, bevor die Gruppe eintrifft.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Theaterworkshop-Location reservieren?
Reserviere den Raum idealerweise 4 bis 8 Wochen vor dem Workshop. Bestätige danach den Termin schriftlich, bevor du Einladungen verschickst.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Theaterworkshop verschicken?
Verschicke sie etwa 3 bis 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr 7 Tagen. So bleiben mindestens 1 bis 2 Wochen, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Teilnehmerinformationen zu bearbeiten.
Wie viel Vorbereitungszeit braucht ein Theaterworkshop am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 60 Minuten für Lüften, Bestuhlung, freie Spielfläche, Arbeitsstationen und den Empfangstisch ein. Bei vielen Requisiten oder mehreren Stationen sind 90 Minuten realistischer.
Wie viele Ausdrucke von Texten und Szenen brauche ich?
Drucke ein Exemplar pro teilnehmender Person und zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare. Lege die Texte spätestens am Vortag bereit, damit fehlende Seiten noch nachgedruckt werden können.

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