Theaterworkshop organiseren: een complete checklist
Een theaterworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een paar oefeningen. Je regelt eerst de datum, locatie en begeleiding, daarna werk je het programma uit en verzamel je teksten, rekwisieten en werkmateriaal. In de laatste week controleer je de deelnemersinformatie, dieetwensen en alle benodigdheden. Op de dag zelf draait het vooral om een vrije speelvloer, duidelijke werkstations en een rustige ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Workshopdatum bevestigen
Docent en begeleiders vastleggen
Programma en draaiboek maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Teksten en scènes printen
Rekwisieten verzamelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Speelvlak vrijmaken
2 personen
Werkstations inrichten
2 personen
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma en regels toelichten
Opwarmoefeningen begeleiden
2 personen
Improvisatie-oefeningen begeleiden
2 personen
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Scènes repeteren
3 personen
Lichte maaltijd serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Kostuums en rekwisieten uitdelen
2 personen
Eindpresentatie begeleiden
3 personen
Afsluiting en bedankje geven
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Rekwisieten sorteren
2 personen
Materialen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
Foto's en bestanden archiveren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 30
- Klaptafelsaantal 6
- Ontvangsttafel
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Creatief materiaal
- Flip-over
- Flip-overpapieraantal 2
- Whiteboardstiftenaantal 8
- Schrijfblokkenaantal 30
- Balpennenaantal 35
- Plakbandaantal 4
- Schilderstapeaantal 4
- Scharenaantal 12
- Gekleurd papieraantal 3
- Kartonnen dozenaantal 10
- Tekstexemplarenaantal 35
Decoratie
- Theatergordijnenaantal 2
- Stoffen doekenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 35
- Pennenbakjesaantal 6
- Kledinghangersaantal 30
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 40
- Bordenaantal 35
- Besteksetsaantal 35
- Koffiekopjesaantal 30
Keuken
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de locatie en workshopdatum uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf. Controleer meteen of er ruimte is voor een vrij speelvlak, werkstations, stoelen en tafels.
- Leg docent en begeleiders vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan per 10 tot 12 deelnemers minstens één begeleider naast de docent, zodat oefeningen en werkvormen vlot verlopen.
- Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld begin- en eindtijd, kledingadvies, praktische locatie-informatie en een uiterste datum voor dieetwensen.
- Print teksten en scènes op tijd en maak per deelnemer een exemplaar plus 2 reserve-exemplaren. Leg rekwisieten, teksten, flip-overmateriaal, tape en schrijfgerei per werkstation klaar.
- Open de locatie minimaal 60 minuten voor aanvang. Gebruik de eerste 30 minuten voor ventileren, stoelen en tafels opstellen, techniek testen en de ontvangsttafel met naamkaartjes inrichten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een theaterworkshop organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, datum en docent. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de workshop.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een theaterworkshop?
- Reken op één begeleider per 10 tot 12 deelnemers, naast de docent. Bij een groep van 24 deelnemers zijn dus meestal 2 begeleiders praktisch.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een theaterworkshopruimte klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 60 minuten voorbereidingstijd. Trek daarvan ongeveer 30 minuten uit voor de opstelling en ontvangst en 10 minuten voor het testen van speaker of microfoon.
- Wanneer moet ik teksten en rekwisieten voor een theaterworkshop regelen?
- Maak de werkvormen en teksten uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Verzamel en controleer de rekwisieten en print de tekstexemplaren in de laatste week, met minimaal 2 reserve-exemplaren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!