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Tanzworkshop organisieren: die praktische Checkliste

Bei einem Tanzworkshop müssen Kursinhalt, Raum und Technik genau zusammenspielen. Lege zuerst Datum, Tanzstil und Niveau fest, buche danach Location und Tanzlehrkraft und verschicke die Einladungen. Kurz vor dem Termin zählen Teilnehmerdaten, Musikdateien und Verpflegungsmengen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem genügend freie Tanzfläche, getestete Lautsprecher und einen klaren Anmeldepunkt. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte in der richtigen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Tanzlehrer buchen

  • Musikstil und Niveau festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Musik und Choreografie vorbereiten

    2 Personen

  • Technik vor Ort testen

    2 Personen

  • Cateringmengen festlegen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Musikdateien offline speichern

  • Lebensmittel kühlen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Willkommensansprache halten

    2 Personen

  • Aufwärmen betreuen

    2 Personen

  • Erste Tanzgruppe begleiten

    2 Personen

  • Pausengetränke servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zweiten Tanzblock begleiten

    2 Personen

  • Abendpause organisieren

    2 Personen

  • Dritten Tanzblock begleiten

    2 Personen

  • Gruppenchoreografie aufführen

    3 Personen

  • Freien Tanzmoment begleiten

    2 Personen

  • Abschluss und Dank aussprechen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • KlappischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Kabelloses Mikrofon
  • Laptop
  • Laptopständer
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • AudiokabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • TellerAnz. 70
  • KaffeetassenAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 3

Catering

  • KühlboxenAnz. 3
  • WasserkaraffenAnz. 6
  • ServierplattenAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 80

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Tipps

  • Plane die Anmeldefrist so, dass du spätestens eine Woche vor dem Workshop die Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und alle wichtigen Informationen verschicken kannst.
  • Speichere die Musik spätestens am Vortag offline auf dem Laptop. Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Audiokabel vor Einlass und halte Ersatzbatterien bereit.
  • Räume die Tanzfläche vor dem Aufbau vollständig frei. Stelle Tische und Stühle an den Rand und prüfe, ob Verlängerungskabel keine Laufwege kreuzen.
  • Kühle Lebensmittel und Getränke rechtzeitig vor Beginn. Stelle Wasser in Karaffen bereit und plane für die Pause Teller, Becher, Besteck und Servierschalen ein.
  • Richte den Registrierungstisch mindestens 30 Minuten vor Beginn ein. Lege Teilnehmerliste, Namensaufkleber, Willkommensschild und Wegweiser sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzworkshop organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location und Tanzlehrkraft. Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig kennst.
Wie viel Platz braucht man für einen Tanzworkshop?
Plane pro Person ungefähr 2 bis 3 Quadratmeter freie Tanzfläche ein, abhängig vom Tanzstil und Niveau. Zusätzlicher Raum für Registrierung, Garderobe, Tische und Technik kommt noch dazu.
Wann sollte man die Technik für einen Tanzworkshop testen?
Teste Laptop, Mischpult, aktive Lautsprecher, Mikrofon und Musik mindestens 60 Minuten vor Beginn vor Ort. Speichere alle Musikdateien zusätzlich offline, damit eine instabile Internetverbindung den Workshop nicht unterbricht.
Wie viel Verpflegung braucht man für einen Tanzworkshop?
Rechne pro Person mit mindestens 0,5 bis 1 Liter Wasser für einen mehrstündigen Workshop und plane Snacks für die Pause ein. Die endgültigen Mengen solltest du nach Ablauf der Anmeldung, spätestens eine Woche vorher, festlegen.

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