Checklist para organizar un taller de danza
Organizar un taller de danza requiere coordinar personas, música, espacio y equipo técnico en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, el programa, el estilo y el nivel, y reserva el lugar antes de abrir las inscripciones. Después confirma participantes, preferencias dietéticas y necesidades de sonido. Esta checklist también contempla lo que suele olvidarse: guardar la música sin conexión, probar los altavoces en la sala y dejar lista la mesa de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Contratar profesor de baile
Definir el estilo y nivel musical
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
Preparar la música y la coreografía
2 personas
Probar la técnica en el lugar
2 personas
Determinar las cantidades del catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Guardar los archivos de música sin conexión
Refrigerar la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
2 personas
Despejar la pista de baile
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
2 personas
Probar la música
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar snacks y fruta
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Dar la explicación de bienvenida
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Coordinar el bloque de baile inicial
2 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Coordinar el segundo bloque de baile
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
2 personas
Guiar el tercer bloque de baile
2 personas
Realizar la coreografía en grupo
3 personas
Dirigir el momento de baile libre
2 personas
Hacer el cierre y dar las gracias
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesas plegablescant. 8
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófono inalámbrico
- Portátil
- Soporte para portátil
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Cables de audiocant. 4
- Baterías de repuestocant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Jarracant. 4
- Termoscant. 3
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas para servircant. 6
- Compras
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
- Mantelescant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 80
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el nivel musical antes de enviar invitaciones. Así los participantes saben qué esperar y el profesor puede preparar la música y la coreografía con tiempo.
- Haz la prueba técnica en el lugar al menos 3 días antes. Comprueba altavoces activos, mesa de mezclas, micrófono, cables, regletas y una copia de la música guardada sin conexión.
- Define las cantidades del catering según el número final de inscritos, no según las invitaciones enviadas. Confirma las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y refrigera lo que lo necesite al llegar.
- Prepara la mesa de registro con la lista impresa de participantes, pegatinas con nombre y un cartel de bienvenida. Colócala cerca de la entrada y deja señales direccionales si la sala no se encuentra fácilmente.
- Llega con tiempo suficiente para despejar la pista, colocar mesas y sillas, montar el sonido y probar la música antes de recibir al grupo. Lleva baterías de repuesto y comprueba también dónde dejar bebidas, snacks y residuos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de danza?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, contratar al profesor y abrir las inscripciones. Deja cerrados el programa, la música y el catering como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los participantes?
- Envíala al confirmar la inscripción y manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes. Incluye horario, ubicación, nivel, qué deben llevar y cualquier indicación sobre comidas o bebidas.
- ¿Cuándo se prueba el equipo de sonido?
- Haz una prueba completa en la sala al menos 3 días antes y repítela el mismo día antes de que llegue el grupo. Comprueba los altavoces, el micrófono, la mesa de mezclas, los cables y la música sin conexión.
- ¿Cuántas personas pueden registrarse a la vez al inicio?
- Prepara la mesa para atender al menos a 2 personas simultáneamente si esperas un grupo mediano. Ten la lista impresa y las pegatinas ordenadas antes de abrir las puertas para evitar colas.
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