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Tanzfilmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzfilmabend braucht mehr Vorbereitung als eine normale Filmvorführung: Neben der Filmauswahl müssen Vorführrechte, Ton und Projektionsbild stimmen. Plane den Raum so, dass Stühle, Tische und Leinwand gut zusammenpassen und der Boden frei bleibt. Kümmere dich früh um Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche. Am Veranstaltungstag helfen ein Techniktest vor dem Einlass, gekühlte Getränke und vorbereitete Snacks dabei, Verzögerungen zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Filmrechte prüfen

  • Filme auswählen

    2 Personen

  • Filme reservieren oder kaufen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm veröffentlichen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Boden überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Projektionsleinwand aufstellen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Filme bereitlegen

  • Technik erneut testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Licht einstellen

    2 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

Event

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm vorstellen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Ersten Film starten

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Zweiten Film starten

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 6
  • BuffetischeAnz. 3
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • ErsatzbatterienAnz. 12

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 3

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 6
  • Filmklappe
  • NamensschilderAnz. 70

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Vorführrechte, bevor du Filme reservierst oder kaufst. Erstelle anschließend das Programm und veröffentliche es erst, wenn Titel, Reihenfolge und technische Anforderungen feststehen.
  • Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Lautsprecher nicht nur am Vortag, sondern ein zweites Mal nach dem Aufbau. Lege Ersatzbatterien und passende Verlängerungskabel griffbereit, statt sie erst bei einem Ausfall zu suchen.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. In dieser Zeit kannst du lüften, den Boden prüfen, Stühle und Tische stellen, die Leinwand aufbauen und die komplette Filmwiedergabe testen.
  • Kühle Getränke frühzeitig und plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person ein. Stelle wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck und Servierzangen vor dem Eintreffen der Gäste bereit.
  • Drucke die Anmeldeliste spätestens am Veranstaltungstag aus und gleiche sie beim Einlass ab. Erfasse Ernährungswünsche bereits bei der Anmeldung, damit passende Snacks nicht erst während des Films gesucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tanzfilmabend planen?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts, der Prüfung der Filmrechte und der Filmauswahl. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa drei Wochen vor dem Termin starten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Tanzfilmabend?
Plane mindestens 90 Minuten für Raum, Möbel, Leinwand und Technik ein. Reserviere zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Test mit Bild, Ton und dem tatsächlich verwendeten Laptop.
Wie viele Getränke braucht man für einen Tanzfilmabend?
Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Getränke sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass gekühlt werden.
Wann sollte man die Filmrechte für einen Tanzfilmabend prüfen?
Prüfe die Rechte vor dem Kauf oder der Reservierung der Filme, idealerweise vier Wochen vor dem Abend. Ohne geklärte Vorführrechte sollte das Programm nicht veröffentlicht werden.

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