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Tanzfest organisieren: die Checkliste für Planung und Aufbau

Ein Tanzfest steht und fällt mit einer freien Tanzfläche, funktionierender Musik und einem reibungslosen Empfang. Diese Checkliste führt dich von der Reservierungsbestätigung über Einladungen und Anmeldungen bis zum Aufbau vor Ort. Besonders leicht vergessen werden Ernährungswünsche, geladene Geräte, getestete Lautsprecher und sichere Kabelwege. Plane außerdem genug Zeit ein, um Getränke zu kühlen, Snacks vorzubereiten und die Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gäste zu prüfen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Reservierung bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Gästeliste finalisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Musik-Playlist erstellen

  • Geräte aufladen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Tische dekorieren

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Festbeleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Musik organisieren

  • Tanzfläche kontrollieren

  • Gläser und Müll wegräumen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke und Speisen lagern

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte abbauen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Fundsachen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 30
  • Kleiderständer
  • KleiderbügelAnz. 60
  • BarhockerAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierbretterAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • FlaschenöffnerAnz. 3
  • AusgießkannenAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • Laptop
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-PartylichterAnz. 4
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • PartygirlandenAnz. 6
  • TischdekorationAnz. 6
  • KlebebandAnz. 4
  • KabelmattenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Finalisiere die Gästeliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Tanzfest. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, damit Snacks und Servierschalen passend vorbereitet werden können.
  • Richte die Tanzfläche vor dem Dekorieren ein und rechne pro tanzender Person etwa 0,8 bis 1 m² freie Fläche ein. Tische, Stühle und Barhocker gehören an den Rand, nicht in die Bewegungszone.
  • Teste Musikanlage, Audiomischpult, Mikrofon und aktive Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn. Lade Laptop und andere Geräte vollständig und verlege Verlängerungskabel unter Kabelmatten.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Flaschenöffner und Ausgießkannen sollten direkt an der Bar liegen, nicht in einer Kiste im Nebenraum.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden und für den Empfang zusätzlich 30 Minuten ein. Kontrolliere Toiletten, Garderobe, Beleuchtung und Snacks, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Tanzfest organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Reservierung und Einladungen. Die Gästeliste und Ernährungswünsche sollten 3 bis 5 Tage vor dem Fest feststehen.
Wie viel Getränke brauche ich für ein Tanzfest?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 bis 2 Getränke pro Stunde. Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und stelle zusätzlich Wasser bereit.
Wie viel Platz braucht eine Tanzfläche?
Rechne mit etwa 0,8 bis 1 m² freier Tanzfläche pro tanzender Person. Bei 30 tanzenden Gästen brauchst du daher ungefähr 24 bis 30 m², ohne Tische, Stühle oder Bar.
Wann sollte ich die Musiktechnik beim Tanzfest testen?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Playlist mindestens 2 Stunden vor dem Start. So bleibt Zeit, Kabel sicher zu verlegen, Geräte zu laden und Lautstärke oder Anschlüsse zu korrigieren.

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