Eine Streetart-Tour Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Streetart-Tour entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob die Gruppe entspannt durch die Stadt kommt. Zuerst legst du Route, Streetart-Orte sowie Start- und Endpunkt fest und reservierst den Guide. Danach folgen Anmeldung, Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und die Reservierung fürs Abendessen. Kurz vor dem Termin prüfst du Strecke und Wetter erneut, bereitest Orientierungsmaterial und Empfang vor und weist Guide sowie Begleitpersonen ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Streetart-Orte festhalten
2 Personen
2
Streetart-Guide reservieren
3
Start- und Endpunkt festlegen
2 Personen
4
Route im Voraus prüfen
2 Personen
5
Reservierung für das Abendessen machen
6
Anmeldeformular öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Teilnehmerliste aktualisieren
11
Routendaten an Teilnehmende senden
12
Wettervorhersage prüfen
13
Alternative Route bereithalten
2 Personen
14
Abendessen endgültig bestätigen
15
Drucksachen und Routenpläne drucken
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Teilnehmerpakete zusammenstellen
2 Personen
18
Materialien und Geräte aufladen
19
Wetterbericht und Route erneut prüfen
2 Personen
20
Startpunkt sauber und gut erkennbar machen
2 Personen
21
Tische und Empfangsmaterialien aufstellen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Routenkarten und Namensaufkleber bereitlegen
24
Guide und Begleitpersonen instruieren
4 Personen

Event

25
Teilnehmende empfangen
3 Personen
26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
27
Namensaufkleber verteilen
2 Personen
28
Getränke und Snacks servieren
2 Personen
29
Sicherheitsanweisungen geben
30
Gruppe zum ersten Ort begleiten
3 Personen
31
Streetart-Geschichten an Haltestellen erzählen
32
Die Gruppe von hinten begleiten
33
Getränke in der Pause nachfüllen
2 Personen
34
Gruppenfotos mit Einwilligung machen
35
Zwischenkontrolle der Gruppe durchführen
2 Personen
36
Abendessen begleiten
3 Personen
37
Abendroute begleiten
3 Personen
38
Beleuchtung und Sichtbarkeit prüfen
2 Personen
39
Abschluss und Dankeswort halten
40
Teilnehmende zum Zielpunkt begleiten
3 Personen

Nachbereitung

41
Übrig gebliebene Getränke und Materialien einsammeln
2 Personen
42
Abfall beseitigen
3 Personen
43
Empfangstisch und Wegweiser abbauen
2 Personen
44
Materialien reinigen
2 Personen
45
Geräte aufladen und verstauen
46
Geliehene Materialien zurückgeben
47
Fundgegenstände registrieren
48
Fotos und Routen-Dateien archivieren
49
Dankesnachricht an Teilnehmer senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlapptafelAnz. 2
KlappstühleAnz. 4
TischdeckeAnz. 2

Materialien

RoutenpläneAnz. 40
TeilnehmerausweiseAnz. 40
NamensaufkleberAnz. 40
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
Wegweiser
Absperrband

Ausstattung

Tragbarer Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
PowerbanksAnz. 3
LadekabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3

Beleuchtung

LED-TaschenlampenAnz. 6
StirnlampenAnz. 4
WarnwestenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 40
Wiederverwendbare SnackboxenAnz. 40
Wiederverwendbare LöffelAnz. 40
Wiederverwendbare ServiettenAnz. 40

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
Handfeger und Kehrblech
Reinigungs-Eimer
MikrofasertücherAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-Set
BlasenpflasterAnz. 2
Einweghandschuhe

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane die Route nicht nur auf dem Stadtplan: Laufe sie vorab vollständig ab und prüfe Gehzeiten, Baustellen, Engstellen sowie einen klaren Start- und Endpunkt. Halte eine alternative Route bereit, falls ein Ort kurzfristig nicht zugänglich ist.
Reserviere den Streetart-Guide und das Abendessen, bevor du die Einladungen verschickst. Gib in der Anmeldung eine feste Frist an und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Tour.
Sende Routendaten und Treffpunkt nach Anmeldeschluss an alle Teilnehmenden. Drucke zusätzlich Routenpläne, Teilnehmerausweise und Namensaufkleber, damit niemand bei schlechtem Empfang auf dem Handy suchen muss.
Prüfe die Wettervorhersage einmal am Vortag und am Veranstaltungstag erneut. Bei einer Tour am späten Nachmittag oder Abend gehören geladene Geräte, Powerbanks und bei Bedarf Warnwesten sowie Taschen- oder Stirnlampen in die Vorbereitung.
Richte den Startpunkt mindestens 30 Minuten vor Beginn sichtbar ein: Klapptafel, Wegweiser, Namensaufkleber und Getränke sollten bereitliegen. Plane außerdem Zeit für die Einweisung von Guide und Begleitpersonen sowie für die finale Bestätigung des Abendessens ein.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer Streetart-Tour?: Plane mindestens drei bis vier Wochen Vorlauf ein, wenn du einen Guide und ein gemeinsames Abendessen organisierst. Die Route sollte spätestens zwei Wochen vorher feststehen, damit Anmeldung und Teilnehmerinfos rechtzeitig verschickt werden können.
Wie viele Streetart-Orte sollte eine Tour enthalten?: Für eine Tour von etwa zwei bis drei Stunden sind sechs bis zehn gut erreichbare Streetart-Orte meist ausreichend. Rechne zwischen den Stopps Gehzeit ein und lasse mindestens 15 Minuten Puffer für Erklärungen, Fotos und Nachzügler.
Wann sollte man die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche bestätigen?: Setze den Anmeldeschluss etwa sieben Tage vor der Tour. Bestätige die endgültige Teilnehmerzahl und alle Ernährungswünsche spätestens fünf Tage vorher beim Restaurant.
Was macht man bei Regen während einer Streetart-Tour?: Prüfe die Wetterlage am Vortag und erneut am Veranstaltungstag, statt erst beim Treffpunkt zu reagieren. Lege mindestens eine kürzere oder teilweise überdachte Alternativroute fest und informiere die Gruppe spätestens am Vormittag über Änderungen.

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