Zo organiseer je een streetarttour

Begin ongeveer zes weken vooraf met de route, de streetartlocaties en een gids. Leg daarna start- en eindpunt vast en controleer de route lopend, inclusief oversteken, donkere stukken en een alternatief bij slecht weer. Open vervolgens de aanmeldingen, verzamel dieetwensen en reserveer het avondeten op basis van het verwachte aantal deelnemers. In de laatste week stuur je routegegevens, druk je kaarten en badges, laad je apparatuur op en maak je het startpunt herkenbaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en streetartlocaties vastleggen
2 personen
2
Streetartgids reserveren
3
Startpunt en eindpunt bepalen
2 personen
4
Route vooraf controleren
2 personen
5
Reservering voor avondeten maken
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
9
Dieetwensen verzamelen
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Routegegevens naar deelnemers sturen
12
Weersverwachting controleren
13
Alternatieve route klaarzetten
2 personen
14
Avondeten definitief bevestigen
15
Drukwerk en routekaarten printen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Deelnemerspakketjes samenstellen
2 personen
18
Materialen en apparatuur opladen
19
Weerbericht en route opnieuw controleren
2 personen
20
Startpunt schoon en herkenbaar maken
2 personen
21
Tafels en ontvangstmaterialen plaatsen
2 personen
22
Dranken koud zetten
2 personen
23
Routekaarten en naamstickers klaarleggen
24
Gids en begeleiders instrueren
4 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Naamstickers uitdelen
2 personen
28
Dranken en snacks serveren
2 personen
29
Veiligheidsinstructies geven
30
Groep naar eerste locatie begeleiden
3 personen
31
Streetartverhalen bij haltes vertellen
32
Achteraan de groep begeleiden
33
Dranken bijvullen tijdens de pauze
2 personen
34
Groepsfoto's maken met toestemming
35
Tussentijdse groepscontrole uitvoeren
2 personen
36
Avondeten begeleiden
3 personen
37
Avondroute begeleiden
3 personen
38
Verlichting en zichtbaarheid controleren
2 personen
39
Afsluiting en bedankwoord geven
40
Deelnemers naar eindpunt begeleiden
3 personen

Nazorg

41
Overgebleven dranken en materialen verzamelen
2 personen
42
Afval opruimen
3 personen
43
Ontvangsttafel en routebord afbreken
2 personen
44
Materialen schoonmaken
2 personen
45
Apparatuur opladen en opbergen
46
Geleende materialen retourneren
47
Gevonden voorwerpen registreren
48
Foto's en routebestanden archiveren
49
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Inklaptafelaantal 2
Inklapstoelenaantal 4
Tafelkleedaantal 2

Materialen

Routekaartenaantal 40
Deelnemersbadgesaantal 40
Naamstickersaantal 40
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Routebord
Afzetlint

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Powerbanksaantal 3
Oplaadkabelsaantal 4
Koelboxenaantal 3

Verlichting

LED-zaklampenaantal 6
Hoofdlampenaantal 4
Reflecterende hesjesaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare snackbakjesaantal 40
Herbruikbare lepelsaantal 40
Herbruikbare servettenaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Handveger en blik
Schoonmaakemmer
Microvezeldoekenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Blisterpleistersaantal 2
Wegwerphandschoenen

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de route niet alleen op afstand: loop haar vooraf op het tijdstip waarop de tour plaatsvindt. Controleer of alle locaties zichtbaar zijn, of de groep veilig kan stilstaan en waar je bij regen kunt inkorten.
Reserveer het avondeten pas definitief nadat de aanmeldtermijn is gesloten. Houd de deelnemerslijst en dieetwensen bij en bevestig het aantal porties uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf.
Stuur route, starttijd, eindpunt en kledingadvies uiterlijk 3 dagen voor de tour. Vermeld ook een herkenningspunt, zodat deelnemers niet alleen op een adres hoeven te zoeken.
Maak voor de avondroute een eenvoudig veiligheidsplan: wijs begeleiders aan, neem reflecterende hesjes en verlichting mee en zorg dat gids en begeleiding bereikbaar blijven. Laad speaker, microfoon, powerbanks en telefoons de avond ervoor op.
Richt het startpunt minimaal 30 minuten voor aanvang in met een tafel, routekaarten, naamstickers en badges. Zet drank klaar, markeer de ontvangstplek en leg een EHBO-set, afvalbakken en schoonmaakmateriaal binnen handbereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een streetarttour organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met route, locaties en gids. Reserveer het avondeten zodra je een realistische groepsgrootte hebt en sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen voor de tour.
Hoeveel deelnemers kan ik meenemen op een streetarttour?: Stem de groepsgrootte af met de gids en deel een grote groep op in kleinere groepen. Plan bij meer dan ongeveer 15 deelnemers extra begeleiding, zodat uitleg en oversteken beheersbaar blijven.
Wat stuur je deelnemers voor een streetarttour?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf het startpunt, eindpunt, tijdschema, routegegevens en informatie over het avondeten. Voeg kledingadvies voor het weer toe en vermeld een telefoonnummer van de organisatie.
Wat doe je als het regent tijdens een streetarttour?: Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur vooraf en houd een alternatieve, kortere route klaar. Spreek vooraf af wie deelnemers informeert en bevestig op de dag zelf of het programma doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.