Stiller Zug organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Beantrage die Genehmigung für die Tour mindestens 4 bis 6 Wochen vorher und kläre Verkehrsmaßnahmen früh mit den zuständigen Stellen. Informiere Anwohner spätestens 7 Tage vor dem Zug über Route und Zeitraum.
• Prüfe die Strecke nicht nur auf Länge, sondern auf Bordsteine, Engstellen und Ausweichmöglichkeiten. Drucke die Routenkarte und bereite Wegweiser so vor, dass sie am Veranstaltungstag schnell aufgestellt werden können.
• Plane pro Helfer eine konkrete Aufgabe und führe spätestens 30 Minuten vor Beginn eine Einweisung durch. Verteile Verkehrswesten, Funkgeräte und Klemmbretter vor dem Start, nicht erst während des Empfangs.
• Teste LED-Kerzen, LED-Laternen und Akku-Lampen am Vortag und lege Ersatzbatterien sowie Powerbanks bereit. So bleibt die Beleuchtung auch bei einem längeren Zug oder schlechtem Wetter einsatzbereit.
• Richte den Empfangspunkt mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden ein. Halte Namensaufkleber, Kontaktliste, Routenpläne, wiederverwendbare Becher und Wasser schon dann bereit; Ernährungswünsche sollten vor dem Einkauf erfasst sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich einen Stillen Zug anmelden?

Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit dem Genehmigungsantrag. Je nach Route und nötigen Verkehrsmaßnahmen kann die Abstimmung länger dauern; warte damit nicht bis zur letzten Woche.

Wie viele Helfer brauche ich für einen Stillen Zug?

Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Aufgabenbereich ein: Empfang, Route, Verkehr, Catering und Schlusskontrolle. Bei einer größeren Gruppe sollte zusätzlich etwa 1 Streckenhelfer pro 15 bis 20 Teilnehmende eingeplant werden.

Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?

Schicke die wichtigsten Informationen 5 bis 7 Tage vor dem Termin und erinnere am Vortag noch einmal an Treffpunkt, Startzeit, Route und Wetterhinweise. Eine gedruckte Routenkarte hilft zusätzlich vor Ort.

Wann muss der Empfangspunkt beim Stillen Zug aufgebaut sein?

Beginne mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden mit dem Aufbau. Tische, Stühle, Beleuchtung, Infotafeln, Namensmaterial und Getränke sollten spätestens 30 Minuten vorher einsatzbereit sein.

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