Checklist voor een stille tocht organiseren
Een stille tocht vraagt om een duidelijke route, goede begeleiding en rustige communicatie met deelnemers en omwonenden. Leg eerst route en eindlocatie vast en regel daarna de vergunning, verkeersmaatregelen en toegankelijkheid. Werk met een ontvangstpunt waar je aanmeldingen, routekaarten en informatie uitdeelt. In deze checklist zie je ook welke voorbereidingen vaak te laat komen, zoals het testen van LED-kaarsen, het instrueren van vrijwilligers en het volgen van de weersverwachting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en eindlocatie vastleggen
2 personen
Vergunning voor de tocht aanvragen
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Verzekering controleren
Weersverwachting volgen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Routekaart afdrukken
2 personen
Naam- en contactlijst maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
LED-kaarsen testen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Ontvangstpunt opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting plaatsen
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Verkeersvesten uitdelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Aanmeldtafel gereedmaken
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
LED-kaarsen uitdelen
3 personen
Route en gedragsregels toelichten
2 personen
Stille tocht begeleiden
10 personen
Kruispunten beveiligen
6 personen
Achterblijvers begeleiden
2 personen
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Deelnemers uitgeleide doen
2 personen
Nazorg
Routeborden verzamelen
4 personen
Locatie opruimen
6 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Tenten en meubilair afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers bedanken
2 personen
Vergunningstukken archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 6
Verlichting
- LED-kaarsenaantal 150
- LED-lantaarnsaantal 12
- Batterijenaantal 48
Apparatuur
- Acculampenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 4
Route en veiligheid
- Routebordenaantal 20
- Pionnenaantal 20
- Verkeersvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 8
- EHBO-koffer
- Regenschermenaantal 6
Registratie
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Naamstickersaantal 150
- Routekaartenaantal 150
- Informatiebordenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekannenaantal 6
Keuken
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
- Koelboxenaantal 4
Schoonmaak
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Regel de vergunning en verkeersmaatregelen vroeg: begin minimaal 6 tot 8 weken voor de tocht en stem de route af met de bevoegde partijen. Controleer daarna of kruisingen, smalle paden en de eindlocatie toegankelijk zijn.
- Maak uiterlijk 1 week vooraf een deelnemersinformatie met starttijd, ontvangstpunt, route, eindlocatie en contactnummer. Druk routekaarten en routeborden pas na de laatste routecontrole af.
- Test LED-kaarsen, LED-lantaarns en acculampen 2 tot 3 dagen vooraf en leg reservebatterijen, powerbanks en zaklampen klaar. Neem ook regenschermen mee voor deelnemers en materialen.
- Plan op het ontvangstpunt ruimte voor registratie, informatie en catering. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en verlichting minstens 60 minuten voor vertrek klaar, zodat vrijwilligers niet tegelijk deelnemers hoeven te ontvangen.
- Geef vrijwilligers vóór de start een korte briefing van 15 minuten met hun positie, route, portofoonafspraken en procedure bij een incident. Deel verkeersvesten, clipboards, naamstickers en een contactlijst uit voordat de eerste deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een stille tocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren. In die periode kun je de vergunning, route, verkeersmaatregelen, vrijwilligers en communicatie regelen; controleer de actuele eisen bij je gemeente.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een stille tocht?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 1 ontvangstvrijwilliger per 25 tot 30 deelnemers en extra begeleiders bij kruisingen of routewissels. Bij 100 deelnemers kom je daardoor al snel op 5 tot 7 mensen uit.
- Wanneer stuur ik de informatie over de stille tocht?
- Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de starttijd, het ontvangstpunt, de route, de eindlocatie, toegankelijkheidsinformatie en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.
- Wat moet ik doen als het regent tijdens een stille tocht?
- Volg de weersverwachting vanaf 3 dagen vooraf en neem een besluit over aanpassingen uiterlijk 24 uur voor de start. Bescherm ontvangst- en cateringpunten met partytenten en leg regenschermen, verlichting en verlengkabels veilig klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!