Ein Sprachcafé Schritt für Schritt organisieren
Ein Sprachcafé gelingt, wenn die Gespräche und der Ablauf früh feststehen. Lege zuerst Datum, Programm und Ort fest, bevor du Einladungen verschickst. Bei der Anmeldung solltest du neben der Personenzahl auch Sprachniveau und Ernährungswünsche erfassen. Plane anschließend Sprachtische, Gesprächskarten und Freiwillige so, dass jede Gruppe betreut ist. Am Veranstaltungstag sorgen ein klarer Empfang, vorbereitete Getränke und ein kurzes Briefing für einen ruhigen Start.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Sprachniveaus erfassen
- 7
Gesprächsthemen auswählen
2 Personen
- 8
Gesprächskarten vorbereiten
2 Personen
- 9
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 10
Begleitpersonen informieren
- 11
Namensschilder vorbereiten
- 12
Einkaufsliste prüfen
- 13
Einkaufen gehen
2 Personen
- 14
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 15
Raum kontrollieren
2 Personen
- 16
Tische aufstellen
3 Personen
- 17
Stühle aufstellen
3 Personen
- 18
Sprachtische einteilen
2 Personen
- 19
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 21
Getränke kalt stellen
- 22
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 23
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
- 24
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
Event
- 25
Teilnehmer begrüßen
3 Personen
- 26
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 27
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 28
Sprachtische erklären
2 Personen
- 29
Gespräche moderieren
6 Personen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 32
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
- 33
Neue Teilnehmende zuordnen
3 Personen
- 34
Sprachspiel betreuen
3 Personen
- 35
Abendprogramm ankündigen
- 36
Abendgespräche begleiten
6 Personen
- 37
Letzte Runde servieren
2 Personen
- 38
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 39
Materialien sortieren
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Abfall sammeln
2 Personen
- 43
Raum reinigen
3 Personen
- 44
Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 60
- GläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- TeelöffelAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- SchüsselnAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 6
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- Laptop
- Beamer
- Projektorleinwand
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 60
- NamensschildhalterAnz. 60
- TischschilderAnz. 8
- Pfeile und BeschilderungAnz. 12
- Pinnwand
- KlebestiftAnz. 2
Papierwaren
- GesprächskartenAnz. 120
- SprachspieleAnz. 8
- ProgrammflyerAnz. 60
- AnwesenheitsformulareAnz. 4
- StifteAnz. 30
- StifteAnz. 20
- NotizblöckeAnz. 30
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 30
- Whiteboard
- Whiteboard-MarkerAnz. 8
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 4
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- HandtücherAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Anmeldung spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin. Frage dabei Sprachniveau und Ernährungswünsche ab, damit du die Tische passend einteilen und Snacks gezielt vorbereiten kannst.
- Lege die Gesprächsthemen und Karten mindestens 7 Tage vorher fest. Bereite pro Sprachtisch mehrere Themen vor, damit nach dem ersten Gespräch kein Leerlauf entsteht.
- Teile Freiwillige vorab konkreten Aufgaben zu und informiere Begleitpersonen spätestens 3 Tage vorher. Ein kurzes Briefing von 10 bis 15 Minuten vor Beginn reicht, wenn Zuständigkeiten und Ablauf klar sind.
- Richte Empfangstisch, Namensschilder und Tischschilder mindestens 30 Minuten vor dem Einlass ein. Beschilderung mit Pfeilen verhindert, dass neue Gäste erst nach den richtigen Sprachtischen suchen müssen.
- Teste Laptop, Lautsprecher, Mikrofon, Beamer und Beleuchtung vor dem Einlass. Stelle Kaffee, Tee, kalte Getränke und Snacks erst kurz vor Beginn bereit, damit Heißgetränke nicht lange stehen und der Raum trotzdem fertig ist.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Sprachcafé organisieren?
- Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und Raumbuchung. Verschicke die Einladungen anschließend spätestens 2 Wochen vorher, damit Anmeldungen und Sprachniveaus noch bearbeitet werden können.
- Wie viele Helfer braucht ein Sprachcafé?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für den Empfang und eine Betreuung pro aktivem Sprachtisch ein. Bei mehreren Tischen solltest du zusätzlich eine Person für Getränke, Material und spontane Fragen einteilen.
- Wie lange dauert die Vorbereitung am Veranstaltungstag?
- Rechne für Raum, Tische, Stühle, Beschilderung, Getränke und Technik mit mindestens 60 Minuten. Das Volunteer-Briefing sollte zusätzlich 10 bis 15 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
- Wie teilt man die Teilnehmer im Sprachcafé ein?
- Ordne die Gäste nach Sprachniveau und gewünschter Sprache auf die Sprachtische. Halte die Einteilung spätestens am Vortag fest und bereite Namensschilder sowie Tischschilder entsprechend vor.
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