Zo organiseer je een Taalcafé
Een Taalcafé staat of valt met een goede indeling: deelnemers moeten snel weten waar ze kunnen aansluiten en begeleiders moeten vooraf weten wat hun rol is. Begin daarom met datum, locatie en programma en verzamel daarna aanmeldingen, taalniveaus en dieetwensen. Bereid gespreksthema’s, kaarten en naamkaartjes ruim op tijd voor. Op de dag zelf richt je eerst de taaltafels en ontvangst in, test je techniek en geef je vrijwilligers een korte briefing voordat de deelnemers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Taalniveaus inventariseren
- 7
Gespreksthema’s selecteren
2 personen
- 8
Gesprekskaarten voorbereiden
2 personen
- 9
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
- 10
Begeleiders informeren
- 11
Naamkaartjes voorbereiden
- 12
Boodschappenlijst controleren
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Materialen verzamelen
2 personen
- 15
Ruimte controleren
2 personen
- 16
Tafels opstellen
3 personen
- 17
Stoelen plaatsen
3 personen
- 18
Taaltafels indelen
2 personen
- 19
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 21
Dranken koud zetten
- 22
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 23
Techniek en verlichting testen
2 personen
- 24
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
Event
- 25
Deelnemers verwelkomen
3 personen
- 26
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 27
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
- 28
Taaltafels toelichten
2 personen
- 29
Gesprekken begeleiden
6 personen
- 30
Koffie en thee serveren
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
- 33
Nieuwe deelnemers koppelen
3 personen
- 34
Taalspel begeleiden
3 personen
- 35
Avondprogramma aankondigen
- 36
Avondgesprekken begeleiden
6 personen
- 37
Laatste ronde serveren
2 personen
- 38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 39
Materialen sorteren
2 personen
- 40
Servies afwassen
3 personen
- 41
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 42
Afval verzamelen
2 personen
- 43
Ruimte schoonmaken
3 personen
- 44
Materialen retourneren
2 personen
- 45
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 50
- Ontvangsttafel
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Theelepelsaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Schalenaantal 8
- Serveerbladenaantal 6
- Tangenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Tafelbordjesaantal 8
- Pijlen en bewegwijzeringaantal 12
- Prikbord
- Kleefgumaantal 2
Papierwaren
- Gesprekskaartenaantal 120
- Taalspellenaantal 8
- Programmaflyersaantal 60
- Aanwezigheidsformulierenaantal 4
- Pennenaantal 30
- Stiftenaantal 20
- Notitieblokkenaantal 30
- Flip-over
- Flip-overvellenaantal 30
- Whiteboard
- Whiteboardmarkersaantal 8
Schoonmaak
- Afwasbakkenaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Handdoekenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag bij de aanmelding niet alleen om een naam, maar ook om taalniveau en eventuele dieetwensen. Gebruik die informatie uiterlijk een week vooraf om deelnemers over de taaltafels te verdelen.
- Plan de tafelindeling vóór je de ruimte opbouwt. Zet per taaltafel een tafelbordje, naamkaartjes en gesprekskaarten klaar, zodat deelnemers binnen 5 minuten zelfstandig kunnen aansluiten.
- Leg koffie, thee, water en hapjes niet pas bij de start klaar. Zet koffiezetapparaten en waterkokers ongeveer 30 minuten vooraf gereed en houd dranken koud in koelboxen.
- Geef vrijwilligers een briefing van 10 tot 15 minuten. Bespreek daarin de ontvangst, het wisselen van gespreksthema’s, lastige taalniveaus en wie vragen over dieetwensen opvangt.
- Test laptop, beamer, speaker, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen minstens 30 minuten voor ontvangst. Controleer ook de verlichting en leg bewegwijzering vanaf de ingang neer; juist dat wordt vaak vergeten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Taalcafé organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna direct, zodat je uiterlijk een week voor het Taalcafé de aanmeldingen, taalniveaus en dieetwensen kunt verwerken.
- Hoe deel je deelnemers in bij een Taalcafé?
- Gebruik het opgegeven taalniveau en maak per taaltafel een duidelijke indeling. Rond de indeling 5 tot 7 dagen vooraf af en houd op de avond zelf enkele plekken vrij om late aanmeldingen of niveauverschillen op te vangen.
- Wanneer zet je koffie en thee klaar voor een Taalcafé?
- Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, mokken en lepels ongeveer 30 minuten voor de ontvangst klaar. Vul de thermoskannen vlak voor binnenkomst en controleer daarna elk halfuur of aanvullen nodig is.
- Wat moet je vlak voor een Taalcafé controleren?
- Doe 30 minuten vooraf een ronde langs de tafels, ontvangsttafel, verlichting en techniek. Controleer daarnaast naamkaartjes, gespreksthema’s, bewegwijzering, afvalbakken en de voorraad dranken en hapjes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!