Sportcamp organisieren: die Checkliste für einen reibungslosen Tag
Ein Sportcamp braucht mehr als Bälle und einen freien Platz. Du musst Teilnehmerzahl, Anmeldung, Teams, Spielregeln, Verpflegung und Notfallkontakte rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor Ort. Besonders leicht vergessen werden Ersatzmaterial, gedruckte Listen, Erste-Hilfe-Ausrüstung und ein Plan für schlechtes Wetter. So weißt du, was zuerst erledigt werden muss und was am Veranstaltungstag griffbereit sein sollte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
Sportteams einteilen
2 Personen
Spielregeln ausarbeiten
2 Personen
Reservierungen prüfen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Sportgeräte sammeln
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Teameinteilung ausdrucken
Erste-Hilfe-Material prüfen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Sportplätze abstecken
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Essens- und Getränkestand einrichten
3 Personen
Musik und Mikrofon testen
Pfeile und Informationen aufhängen
2 Personen
Teamwesten bereitlegen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Betreuer einweisen
3 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Armbänder verteilen
2 Personen
Willkommensansprache halten
2 Personen
Aufwärmen betreuen
3 Personen
Sportcircuit begleiten
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
Pausenbereich sauber halten
2 Personen
Teamspiele betreuen
6 Personen
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
Dinnerbuffet bedienen
4 Personen
Geschirr und Abfall einsammeln
3 Personen
Abendspiel begleiten
5 Personen
Preisverleihung durchführen
2 Personen
Abreise der Teilnehmer begleiten
3 Personen
Nachbereitung
Sportgeräte sammeln
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien prüfen und trocknen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- PartyzelteAnz. 2
- BuffetischeAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Sportmaterial
- FußbälleAnz. 8
- BasketbälleAnz. 6
- VolleyballAnz. 4
- TennisbälleAnz. 30
- KegelAnz. 40
- MarkierscheibenAnz. 30
- WarnwestenAnz. 50
- SpringseileAnz. 12
- StaffelstäbeAnz. 12
- ReifenAnz. 15
- HandpumpenAnz. 3
- StoppuhrenAnz. 6
- PfeifenAnz. 6
- AnzeigetafelnAnz. 4
- TauziehseilAnz. 2
- Preise und MedaillenAnz. 20
- TrainingsmattenAnz. 12
- FeldmarkierungsbandAnz. 6
Ausstattung
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 70
- TellerAnz. 70
- BestecksetsAnz. 70
- ServierlöffelAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- Weste für BegleitpersonenAnz. 10
Registrierung
- KlemmbretterAnz. 4
- StifteAnz. 20
- ArmbänderAnz. 70
- NamensaufkleberAnz. 70
- InfotafelnAnz. 6
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenwischerAnz. 3
- Handfeger und KehrschaufelnAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Teilnehmerlimit, Datum und Programm mindestens 6 Wochen vorher fest. So bleibt genug Zeit für Anmeldeformular, Einladungen und die Einteilung der Sportteams.
- Erfasse Ernährungswünsche und Notfallkontakte direkt bei der Anmeldung. Prüfe die Angaben 3 bis 5 Tage vor dem Camp und drucke die Teilnehmerliste sowie die Teamaufteilung zusätzlich aus.
- Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Prüfe außerdem, ob für jede Sportstation passende Bälle, Kegel, Markierscheiben, Stoppuhren und Pfeifen vorhanden sind.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn der Registrierung: Sportplätze abstecken, Tische und Stühle aufstellen, Registrierung sowie Essens- und Getränkestand einrichten. Rechne dafür mindestens 90 Minuten vor dem Start ein.
- Fülle die Kühlboxen erst am Veranstaltungstag und bereite Snacks so vor, dass sie schnell ausgegeben werden können. Stelle wiederverwendbare Becher, Teller, Besteck und Abfallbehälter direkt am Verpflegungsstand bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Sportcamp planen?
- Beginne idealerweise 6 Wochen vorher mit Datum, Programm und Teilnehmerlimit. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Reservierungen und die Beschaffung der Sportgeräte geklärt sein.
- Was braucht man für ein Sportcamp an Sportmaterial?
- Plane pro Sportstation die benötigten Bälle, Kegel oder Markierscheiben sowie Pfeifen und Stoppuhren ein. Lege zusätzlich Ersatzmaterial und Handpumpen bereit, damit ein defekter Ball den Ablauf nicht unterbricht.
- Wann soll man die Teams beim Sportcamp einteilen?
- Teile die Teams nach Ende der Anmeldefrist ein und drucke die Übersicht spätestens am Vortag aus. Am Registrierungstisch sollte außerdem eine aktuelle Teilnehmerliste liegen, falls kurzfristige Änderungen auftreten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Sportcamp?
- Rechne mindestens 90 Minuten für Plätze, Mobiliar, Registrierung, Verpflegung und Technik ein. Bei Partyzelten oder mehreren Spielfeldern sind 2 Stunden realistischer, besonders wenn Markierungen noch abgesteckt werden müssen.
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