Spendenlauf organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Spendenlauf braucht mehr als eine Strecke und Startnummern. Du musst Route, Gelände und Genehmigungen früh festlegen, Helfer für Verkehr und Erste Hilfe einteilen und Sponsoren sowie Teilnehmende rechtzeitig informieren. Plane außerdem Anmeldung, Verpflegung, Beschilderung und Technik so, dass am Veranstaltungstag niemand improvisieren muss. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Location und Gelände reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
Route überprüfen und messen
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Sponsorformulare erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsorziel kommunizieren
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Verkehrshelfer einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Startnummern entwerfen
Startnummern drucken
2 Personen
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Danksagungen an Sponsoren vorbereiten
2 Personen
Musik und Durchsage testen
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Finale Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Teambriefing vorbereiten

Event

Gelände inspizieren
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
Wegweiser aufhängen
4 Personen
Absperrband anbringen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
Erste-Hilfe-Tisch aufstellen
2 Personen
Getränkestation einrichten
3 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Preistisch aufbauen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Sponsorengelder registrieren
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
4 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Gemeinsames Warm-up anleiten
2 Personen
Sponsorenlauf starten
3 Personen
Routeposten besetzen
8 Personen
Zielerfassung führen
3 Personen
Wasser im Zielbereich verteilen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Erste-Hilfe-Anfragen bearbeiten
2 Personen
Fotos machen
2 Personen
Ergebnisse sammeln
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Dankeswort vorbereiten
Abendcatering servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Müll rund um das Gelände einsammeln
3 Personen

Nachbereitung

Tonanlage abbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Wegweiser entfernen
3 Personen
Absperrmaterial entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Sponsorengelder verbuchen
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen
Sponsorendankesbriefe versenden
2 Personen
Fotos teilen
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 40
AnmeldetischeAnz. 2
HockerAnz. 6
TischdeckenhalterAnz. 20

Sportmaterial

Start- und Zielbogen
WegweiserAnz. 40
WegweiserAnz. 12
AbsperrkegelAnz. 30
Absperrbänder-RollenAnz. 8
StartnummernAnz. 250
StartnummernhalterAnz. 250
StoppuhrenAnz. 4
RundenzählerAnz. 6
PfeifenAnz. 12
FahnenAnz. 12
MedaillenAnz. 60
BecherAnz. 6
PreiseAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
WarmhaltebehälterAnz. 4

Dekoration

BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 200
SponsorenbannerAnz. 8
PfeilbannerAnz. 12
TischdekorationAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
SpülbeckenAnz. 3

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KühlkompressenAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Kommunikation

FunkgeräteAnz. 12
KlemmbrettmappenAnz. 12
StifteAnz. 40
Wasserfeste StifteAnz. 12
NotizblöckeAnz. 12
MobiltelefoneAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Gelände mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Lauf fest. Miss die Strecke anschließend selbst nach und prüfe Engstellen, Kreuzungen und den Platz für Start und Ziel.
Regle Genehmigungen und Meldungen frühzeitig, besonders wenn Straßen oder öffentliche Wege betroffen sind. Erstelle danach einen Sicherheitsplan mit Absperrkegeln, Absperrbändern, Verkehrshelfern und einer festen Ersthelfer-Besetzung.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Sponsorformulare, Startnummern und Teilnehmerinformationen vorbereitet sind. Verschicke die wichtigsten Angaben spätestens 7 Tage vor dem Lauf und erfasse Ernährungswünsche direkt mit.
Plane Helfer nicht nur für den Start ein: Du brauchst getrennte Zuständigkeiten für Anmeldung, Strecke, Verkehr, Rundenzählung, Zielbereich und Erste Hilfe. Teile die Namen und Einsatzzeiten mindestens 2 Wochen vorher zu.
Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Lautsprecher vor dem Veranstaltungstag komplett. Prüfe auch Verlängerungskabel, Powerbanks und LED-Lampen; fehlende Stromversorgung oder schlechte Sicht werden bei Aufbau und Abbau oft zu spät bemerkt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Spendenlauf anmelden?: Beginne mit Genehmigungen und Meldungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Sobald Route und Gelände feststehen, kannst du Sicherheitsplan, Verkehrshelfer und Erste-Hilfe-Besetzung konkret planen.
Wie viele Helfer brauche ich für einen Spendenlauf?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Anmeldung, Start-Ziel-Bereich, Rundenzählung, Strecke, Verkehr und Erste Hilfe ein. Bei jeder unübersichtlichen Kreuzung oder Streckenstelle sollte zusätzlich ein eigener Verkehrshelfer stehen.
Wann soll ich die Teilnehmerinformationen verschicken?: Verschicke Strecke, Startzeit, Treffpunkt, Parkhinweise, Regeln und Hinweise zu Verpflegung spätestens 7 Tage vor dem Lauf. Eine kurze Wetter- und Organisationsaktualisierung folgt 24 bis 48 Stunden vorher.
Was muss am Tag vor dem Spendenlauf geprüft werden?: Kontrolliere die Wettervorhersage, die finale Teilnehmerliste, Startnummern, Wegweiser, Medaillen und Preise. Teste außerdem Beschallung, Funkmikrofone, Stromversorgung und Beleuchtung spätestens am Vortag vollständig.

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