Course caritative : la checklist pour tout organiser

Une course caritative demande bien plus que la réservation d’un parcours. Il faut coordonner les autorisations, la sécurité, les inscriptions, les bénévoles et le matériel avant le jour du départ. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la définition de l’itinéraire jusqu’à l’accueil des participants. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les détails souvent réglés trop tard, comme le balisage, les dossards, les besoins alimentaires ou les informations météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Gérer les autorisations et les déclarations
Vérifier et mesurer l’itinéraire
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer les formulaires de sponsoring
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Communiquer les objectifs de collecte
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Désigner les signaleurs
2 personnes
Assurer la présence des secours
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Préparer les remerciements aux sponsors
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Commander les prix et médailles
Établir la liste finale des participants
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

Inspecter le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
4 personnes
Installer des rubans de signalisation
3 personnes
Installer le système son
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de premiers secours
2 personnes
Installer le point d'eau
3 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Mettre en place la table des prix
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les fonds de sponsoring
2 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Don de solidarité de départ
3 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Distribuer de l'eau à l'arrivée
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les demandes de premiers secours
2 personnes
Prendre des photos
2 personnes
Collecter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Prononcer les remerciements
Servir le catering du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ramasser les déchets autour du site
3 personnes

Suivi

Démonter la sono
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Retirer les barrières
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Traiter les fonds de sponsoring
2 personnes
Remercier les participants
2 personnes
Envoyer les remerciements aux sponsors
2 personnes
Partager les photos
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables d’inscriptionqté 2
Tabouretsqté 6
Pinces de nappeqté 20

Matériel de sport

Arche de départ et d’arrivée
Flèches de directionqté 40
Panneaux de directionqté 12
Plots de balisageqté 30
Rouleaux de ruban de balisageqté 8
Numéros de départqté 250
Porte-dossardsqté 250
Chronomètresqté 4
Compteurs de tableqté 6
Siffletsqté 12
Drapeauxqté 12
Médaillesqté 60
Gobeletsqté 6
Prixqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Louchesqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Décoration

Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 200
Bannières sponsorsqté 8
Bannières fléchéesqté 12
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Communication

Talkies-walkiesqté 12
Chemises à pinceqté 12
Stylosqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12
Blocs-notesqté 12
Téléphones portablesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le parcours et le lieu, puis vérifiez les autorisations nécessaires avant d’ouvrir les inscriptions. Mesurez l’itinéraire et prévoyez suffisamment de temps pour corriger les zones dangereuses ou difficiles à signaler.
Fixez une date limite pour les inscriptions au moins 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste finale, d’imprimer les dossards et de répartir les bénévoles aux bons postes.
Préparez le plan de sécurité avec les signaleurs et les secours avant d’envoyer les informations définitives aux participants. Indiquez clairement les points de contrôle, les accès et la procédure à suivre en cas de problème.
Prévoyez le balisage en plusieurs catégories : flèches, panneaux, plots et ruban. Faites un test complet du parcours la veille, car un panneau manquant ou déplacé peut envoyer les coureurs dans la mauvaise direction.
Testez la sonorisation, les microphones et les rallonges avant l’arrivée du public. Gardez aussi des batteries externes et des lampes LED disponibles : les annonces, l’accueil ou le démontage peuvent se prolonger après la tombée de la nuit.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course caritative ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu, de recruter les bénévoles, d’ouvrir les inscriptions et de commander les médailles et les prix.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course caritative ?: Fermez-les 5 à 7 jours avant l’événement si vous devez imprimer les numéros de départ et organiser les besoins alimentaires. Pour une course avec inscriptions sur place, préparez une procédure séparée et un comptage supplémentaire.
Combien de bénévoles faut-il pour une course caritative ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par point de signalisation ou de ravitaillement, plus 2 à 4 personnes pour les inscriptions et l’arrivée. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % pour remplacer les absents le jour même.
Quand tester le parcours et le matériel ?: Faites un contrôle du parcours 24 à 48 heures avant la course, puis vérifiez le balisage le matin même. Testez la sonorisation, les microphones et les chronomètres au moins 2 heures avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.