Songfestival organisieren: Schritt für Schritt zum gelungenen Abend

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Reserviere die Location möglichst 6 bis 8 Wochen vorher und kläre spätestens eine Woche vor dem Abend Schlüssel, Zugang und Sitzordnung. So musst du am Veranstaltungstag nicht auf Einlass oder fehlendes Mobiliar warten.
• Schließe Laptop, Fernseher oder Projektor, Leinwand, Lautsprecher und HDMI-Kabel mindestens 2 Tage vorher einmal vollständig an. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Fernbedienungen und den Livestream – ein Techniktest direkt vor Beginn lässt kaum Zeit für Ersatzlösungen.
• Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Erfasse dabei Ernährungswünsche und erstelle 3 bis 5 Tage vor dem Abend die endgültige Gästeliste, damit Snacks und Sitzplätze passen.
• Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Empfang in Kühlboxen vor und stelle für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person bereit. Kaffee, Tee und Eiswürfel werden oft erst kurz vor dem Start bedacht, obwohl sie zusätzlichen Aufbau und Geschirr brauchen.
• Bereite Programm und Stimmzettel spätestens am Vortag vor und richte den Wahlstand vor dem Eintreffen der Gäste ein. Lege Teller, Gläser, Besteck und Servierschalen an die Buffettische, damit der Empfangstisch nicht gleichzeitig Ausgabe, Garderobe und Abstimmungsstelle sein muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich ein Songfestival organisieren?

Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit der Location und den Einladungen. Die endgültige Gästeliste, Ernährungswünsche und die Einkaufsmengen sollten 3 bis 5 Tage vor dem Abend feststehen.

Wann soll ich die Technik für den Songfestival-Abend testen?

Teste Bild, Ton, Livestream und alle Kabel mindestens 2 Tage vorher vollständig. Schließe am Veranstaltungstag die Anlage trotzdem 60 bis 90 Minuten vor dem Empfang noch einmal an.

Wie viele Getränke brauche ich für einen Songfestival-Abend?

Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 bis 2 pro Person und Stunde. Kühle die erste Runde mindestens 4 Stunden vorher und halte zusätzliche Flaschen in Kühlboxen bereit.

Wann bereite ich Stimmzettel und Wahlstand vor?

Erstelle die Stimmzettel und den Ablauf spätestens am Vortag. Der Wahlstand sollte 30 bis 45 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste vollständig stehen, damit die Begrüßung nicht unterbrochen wird.

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