Zo organiseer je een geslaagde Songfestival-avond
Begin minstens vier weken vooraf met de locatie, gastenlijst en techniek: een Songfestival-avond valt of staat met goed zicht en verstaanbaar geluid. Verzamel dieetwensen en aanmeldingen voordat je hapjes en servies inslaat. Test televisie of projector, speakers, laptop, HDMI-kabels en livestream uiterlijk een week vooraf én nogmaals op de dag zelf. Richt de ruimte in met een aparte stemtafel, buffettafels en een duidelijke ontvangstplek, zodat stemmen, eten en binnenkomen niet door elkaar lopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Definitieve gastenlijst maken
- 6
Programma en stemformulieren maken
- 7
Techniek testen
2 personen
- 8
Boodschappenlijst controleren
- 9
Boodschappen doen
2 personen
- 10
Dranken koelen
2 personen
- 11
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 12
Locatie controleren
2 personen
- 13
Sleutels en toegang regelen
- 14
Tafels opstellen
3 personen
- 15
Stoelen opstellen
3 personen
- 16
Scherm en projector plaatsen
2 personen
- 17
Speakers aansluiten
2 personen
- 18
Livestream controleren
2 personen
- 19
Versiering ophangen
3 personen
- 20
Buffettafels inrichten
3 personen
- 21
Stemtafel klaarzetten
- 22
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 23
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Event
- 24
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 25
Gasten welkom heten
2 personen
- 26
Programma uitdelen
- 27
Middagquiz begeleiden
2 personen
- 28
Hapjes serveren
3 personen
- 29
Dranken bijvullen
2 personen
- 30
Buffet aanvullen
2 personen
- 31
Diner serveren
4 personen
- 32
Stemronde uitleggen
- 33
Stemformulieren innemen
2 personen
- 34
Uitslag berekenen
2 personen
- 35
Live-uitzending starten
2 personen
- 36
Techniek tijdens uitzending bewaken
- 37
Prijswinnaars bekendmaken
- 38
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Eten en dranken opruimen
2 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 43
Decoratie verwijderen
2 personen
- 44
Locatie schoonmaken
4 personen
- 45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 46
Materialen controleren
- 47
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelsaantal 3
- Garderoberek
Apparatuur
- Televisie of projector
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Afstandsbedieningenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 50
- Glazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 45
- Messenaantal 50
- Vorkenaantal 50
- Lepelsaantal 50
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 3
Decoratie
- Landenvaantjesaantal 40
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Stemformulierenaantal 50
- Stiftenaantal 20
- Prijstrofee
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 4
- LED-lampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek als eerste controlepunt. Test beeld, geluid, livestream en alle aansluitingen minimaal 7 dagen vooraf en houd een reserve-HDMI-kabel, stekkerdoos en verlengkabel achter de hand.
- Sluit de gastenlijst 5 tot 7 dagen voor de avond. Gebruik het definitieve aantal voor hapjes, borden, glazen, stoelen en stemformulieren; vraag dieetwensen niet pas bij binnenkomst.
- Maak het stemmoment vooraf begrijpelijk. Leg per gast een stemformulier en pen klaar op de stemtafel en wijs aan wanneer formulieren worden ingeleverd, zodat niemand tijdens de nummers hoeft te zoeken.
- Koel dranken tijdig en werk in twee rondes. Zet de eerste voorraad enkele uren vooraf koud en bewaar een tweede voorraad in koelboxen, zodat de koelkast niet leeg raakt of overvol staat.
- Reserveer het laatste uur voor controle in plaats van voorbereiding. Loop locatie, sleutels, tafels, stoelen, versiering, buffet, koffie en thee na voordat de eerste gast wordt ontvangen.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet je een Songfestival-avond organiseren?
- Begin ongeveer 4 weken van tevoren met locatie, uitnodigingen en techniek. Leg de definitieve gastenlijst en dieetwensen 5 tot 7 dagen vooraf vast, zodat je gericht boodschappen kunt doen.
- Hoeveel drank heb je nodig voor een Songfestival-avond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast water en houd een extra voorraad koel, vooral als de uitzending meerdere uren duurt.
- Wanneer moet je de techniek voor het Songfestival testen?
- Test televisie of projector, speakers, laptop, HDMI-aansluiting en livestream minimaal een week vooraf. Doe op de dag zelf nog een volledige test zodra het scherm en geluid op hun definitieve plek staan.
- Hoeveel stemformulieren heb ik nodig?
- Leg voor iedere aangemelde gast één stemformulier klaar en maak 5 tot 10 extra exemplaren. Controleer het aantal uiterlijk een week vooraf en leg formulieren en pennen vóór de ontvangst klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.