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Sjawoeot-Feier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sjawoeot-Feier braucht mehr Vorlauf als nur einen reservierten Saal und ein Menü. Programm, Redner, Kinderbetreuung und Lernangebote müssen zeitlich zusammenpassen; gleichzeitig hängen Catering und Sitzordnung von den Anmeldungen ab. Plane die 57 Aufgaben in der vorgesehenen Reihenfolge und nutze die 48 aufgeführten Gegenstände als Abgleich für Saal, Buffet, Technik und Kinderbereich. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, koschere Zertifikate und die Prüfung der Präsentationstechnik zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Prediger und Redner bestätigen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Zeiten veröffentlichen

  • Kinderprogramm vorbereiten

    3 Personen

  • Lernprogramm zusammenstellen

    3 Personen

  • Musik und Lieder auswählen

    2 Personen

  • Liedtexte und Arbeitsblätter erstellen

    2 Personen

  • Gebetsbücher und Quellen sammeln

    2 Personen

  • Kinderbetreuer einteilen

    2 Personen

  • Catering-Menü zusammenstellen

    3 Personen

  • Koscher-Zertifikate prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Mobiliar reservieren

  • Präsentationstechnik testen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Endgültige Gästezahl zählen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Lebensmittel prüfen

    2 Personen

  • Frische Zutaten abholen

    2 Personen

  • Dips und Dressings zubereiten

    3 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Kuchen und Desserts vorbereiten

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Buffetische aufstellen

    3 Personen

  • Tischwäsche und Geschirr platzieren

    3 Personen

  • Blumendekoration anbringen

    3 Personen

  • Willkommens-Tisch einrichten

    2 Personen

  • Kinderbereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Buffet und Häppchen vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    3 Personen

  • Eröffnungsgebet begleiten

    2 Personen

  • Kinderaktivität betreuen

    3 Personen

  • Torastudie begleiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Gebäck und Obst servieren

    2 Personen

  • Abendvortrag begleiten

    2 Personen

  • Schlusslied und Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Lebensmittel sicher verpacken

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Küche und Buffet reinigen

    3 Personen

  • Saal und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Technik und Dekoration aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Materialien verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BuffetischeAnz. 3
  • KinderhochstühleAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 80
  • DesserttellerAnz. 80
  • SchalenAnz. 40
  • GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • WasserkaraffenAnz. 10
  • KaffeekannenAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • ServiettenAnz. 100
  • BlumenvasenAnz. 10
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 80
  • Willkommensschild
  • TischnummernAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • TablettsAnz. 6
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllgreiferAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • TischlampenAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Programm früh gemeinsam fest und bestätige Prediger sowie Redner, bevor du Einladungen verschickst. Veröffentliche danach Programm und Uhrzeiten, damit Gäste ihre Teilnahme mit konkreten Zeiten planen können.
  • Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst kurz vor dem Fest. Zähle die endgültige Gästezahl vor dem Einkauf, damit Menü, Geschirr, Sitzplätze und Namensschilder zusammenpassen.
  • Prüfe koschere Zertifikate, bevor das Catering-Menü endgültig feststeht. Haltbare Lebensmittel kannst du früher kontrollieren; frische Zutaten holst du erst kurz vor der Feier ab und lagerst sie bei Bedarf in Kühlboxen.
  • Plane Kinderprogramm, Lernprogramm und Kinderbetreuung als getrennte Punkte. Teile Kinderbetreuer rechtzeitig ein und prüfe, ob für Familien auch Kinderhochstühle sowie ein klar erkennbarer Kinderbereich vorhanden sind.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher im reservierten Saal mit allen Verlängerungskabeln. Bereite Liedtexte, Arbeitsblätter, Gebetsbücher und Quellen vor, damit beim Übergang zwischen Gebet, Lernen und Musik nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Sjawoeot-Feier organisieren?
Beginne mit Datum, Programm und Saalreservierung, bevor Einladungen verschickt werden. Plane zusätzlich eine feste Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche ein, damit du die endgültige Gästezahl vor Einkauf und Catering festlegen kannst.
Wann muss die endgültige Gästezahl für die Sjawoeot-Feier feststehen?
Die endgültige Gästezahl sollte vor dem Einkauf und der finalen Menüplanung feststehen. So kannst du Geschirr, Mobiliar, Namensschilder und Speisemengen in einem Schritt abgleichen.
Was muss man bei koscherem Catering für Sjawoeot prüfen?
Prüfe die koscheren Zertifikate, bevor du das Menü bestätigst oder Lebensmittel einkaufst. Ergänze die Anmeldungen um Ernährungswünsche und hole frische Zutaten erst kurz vor der Feier ab.
Wann sollte die Technik für eine Sjawoeot-Feier getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Verlängerungskabel spätestens beim Aufbau im Saal. Ein vollständiger Test vor Beginn verhindert, dass Präsentationen, Liedtexte oder Redebeiträge wegen fehlender Anschlüsse ausfallen.

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