Checklist para organizar una celebración de Shavuot
Organizar Shavuot requiere coordinar el programa religioso, las actividades de formación, la comida y la atención a familias. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del espacio hasta la compra final y la preparación de los alimentos frescos. Empieza por fijar la fecha, confirmar a los ponentes y calcular el número de asistentes; después podrás cerrar el menú, el mobiliario y la técnica. Reserva tiempo específico para revisar las preferencias dietéticas y los certificados kosher.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sede y la sala
Confirmar al orador principal y a los ponentes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa y los horarios
Preparar el programa infantil
3 personas
Preparar el programa de formación
3 personas
Seleccionar música y canciones
2 personas
Crear letras de canciones y hojas de trabajo
2 personas
Reunir libros y recursos de oración
2 personas
Distribuir a los monitores infantiles
2 personas
Preparar el menú de catering
3 personas
Comprobar los certificados kosher
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Reservar vajilla y mobiliario
Probar la técnica para las presentaciones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Contar el número final de invitados
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los alimentos no perecederos
2 personas
Recoger ingredientes frescos
2 personas
Preparar los dips y aderezos
3 personas
Lavar frutas y verduras
2 personas
Preparar pasteles y postres
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colocar el mantel y la vajilla
3 personas
Colocar la decoración floral
3 personas
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar el rincón infantil
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
4 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Guiar la oración de apertura
2 personas
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Guiar estudio toráxico
3 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el buffet de cena
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir pasteles y fruta
2 personas
Acompañar la conferencia vespertina
2 personas
Coordinar la canción final y el cierre
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
Limpiar la sala y los baños
3 personas
Recoger la técnica y la decoración
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Sillas para niñoscant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Cuencoscant. 40
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Cubiertoscant. 80
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas para servircant. 8
- Jarras de aguacant. 10
- Jarras de cafécant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Servilletascant. 100
- Jarrones para florescant. 10
- Guirnaldas de papelcant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Cartel de bienvenida
- Números de mesacant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Bandejascant. 6
- Bandejas térmicascant. 4
- Teterascant. 3
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedores de basuracant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Lámparas de mesacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, especialmente si habrá varias sesiones y un programa infantil.
- Confirma a los ponentes y prueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos y altavoces como mínimo 3 días antes. Comprueba también cables alargadores y regletas: suelen faltar cuando la sala tiene varias zonas de presentación.
- Calcula el material de oración y las hojas de canciones según el número final de invitados, con un margen de 5 a 10 ejemplares. Prepara las letras y los libros separados por sesión para no repartirlos durante el programa.
- Cierra el menú cuando tengas las inscripciones y verifica cada certificado kosher antes de comprar. Recoge los ingredientes no perecederos con antelación y deja las frutas, verduras, dips y aderezos para el día anterior o el mismo día.
- Cuenta mesas, sillas, sillas infantiles, vajilla y mesas de buffet después de conocer la asistencia final. Prepara tarjetas de nombre, números de mesa y el cartel de bienvenida al menos 24 horas antes para que el montaje no dependa de la llegada de los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar Shavuot?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, confirmar a los ponentes y definir el programa. Cierra el número final de invitados aproximadamente 7 días antes, cuando ya puedas ajustar el catering, las sillas y la vajilla.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para Shavuot?
- Envíalas unas 4 semanas antes y fija una fecha límite de respuesta entre 10 y 14 días antes del evento. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar tarjetas de nombre y publicar los horarios definitivos.
- ¿Cuándo comprobar la comida kosher para Shavuot?
- Revisa los certificados kosher al seleccionar el menú y vuelve a comprobarlos antes de hacer la compra. Haz el recuento final de raciones 5 a 7 días antes y recoge los ingredientes frescos durante las últimas 24 horas.
- ¿Cómo organizar la parte infantil de Shavuot?
- Define el programa infantil al menos 2 semanas antes y asigna los monitores antes de publicar los horarios. Prepara sillas infantiles, materiales y la distribución de los grupos como mínimo 1 día antes.
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