Seminar organisieren: Die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und bestätige die Referenten anschließend schriftlich. So kannst du Einladungen, Namensschilder und das gedruckte Programm mit verlässlichen Angaben vorbereiten.
• Reserviere Location, Technik und Catering nicht erst kurz vor dem Seminar. Prüfe außerdem, ob Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofone, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel tatsächlich zusammenpassen.
• Fordere Präsentationen spätestens drei bis fünf Tage vor dem Termin an und teste jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop. Ein USB-Stick mit allen geprüften Dateien ist eine einfache Absicherung.
• Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und gib die Anzahl spätestens eine Woche vor dem Catering-Termin weiter. Verschicke Parkinformationen und eine Erinnerung etwa drei bis fünf Tage vor dem Seminar.
• Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein. Öffne die Location frühzeitig, kontrolliere die Räume und stelle Registrierungstisch, Stühle, Tische und Podiumstisch auf, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Seminar organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Datum, Programm, Referenten, Location, Technik und Catering noch geordnet abstimmen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Seminar verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche mit einer klaren Frist, zum Beispiel 10 bis 14 Tage vor dem Seminar.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Seminars?

Plane mindestens 90 Minuten für Raumkontrolle, Bestuhlung, Tische, Registrierung und Technik ein. Für einen ersten Beamer- und Mikrofontest solltest du zusätzlich 30 Minuten vor Beginn reservieren.

Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?

Fordere alle Präsentationen spätestens drei bis fünf Tage vor dem Seminar an. Prüfe Dateien, Videos, Schriftarten und Anschlüsse vorher auf dem verwendeten Laptop und speichere eine gemeinsame Sicherung auf einem USB-Stick.

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