Eine Segelmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Segelmesse entscheidet nicht nur die Zahl der Aussteller über den Ablauf, sondern vor allem ein belastbarer Standplan. Beginne mit Anmeldung und Ausstellerliste, bevor du Programm, Technik und Verpflegung festlegst. Plane anschließend Wege, Standnummern und Zuständigkeiten so, dass Besucher, Referenten und Aussteller am Veranstaltungstag nicht suchen müssen. Die letzten Stunden gehören dem Aufbau, dem Funktionstest und der Kontrolle von Boden, Durchgängen und Beschilderung.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Aussteller anmelden
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Ausstellerbestätigung versenden
- 8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 9
Standnummern zuweisen
- 10
Grundriss erstellen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Referenten bestätigen
- 14
Präsentationen sammeln
- 15
Werbebeitrag veröffentlichen
- 16
Beschilderung entwerfen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Ausstellerliste drucken
- 19
Freiwillige einteilen
- 20
Einkaufsliste prüfen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Event
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Boden und Durchgänge prüfen
2 Personen
- 26
Standplätze markieren
3 Personen
- 27
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 28
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 29
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 30
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 31
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 32
Dekoration anbringen
2 Personen
- 33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
- 34
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 35
Präsentationstechnik testen
2 Personen
- 36
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 37
Namensschilder sortieren
- 38
Aussteller empfangen
3 Personen
- 39
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
- 40
Letzte Standskontrollen durchführen
3 Personen
- 41
Besucher empfangen
4 Personen
- 42
Besucher registrieren
3 Personen
- 43
Programm verteilen
2 Personen
- 44
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 45
Vorträge ankündigen
- 46
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Toilettenbereich prüfen
- 51
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 52
Fundgegenstände registrieren
- 53
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 54
Aussteller auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 55
Geräte ausschalten
2 Personen
- 56
Catering aufräumen
3 Personen
- 57
Abfall sammeln
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 59
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
- 60
Standwände abbauen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Location reinigen
4 Personen
- 63
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 64
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 65
Reste einlagern
2 Personen
- 66
Nachricht an Aussteller senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- AusstellungstischeAnz. 30
- StühleAnz. 80
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 30
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
- StandwändeAnz. 30
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- LadestationenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KartenterminalsAnz. 2
- KabeltrommelnAnz. 4
- WerkzeugkofferAnz. 3
- TrittleiternAnz. 2
- HandlampenAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
Dekoration
- SegelflaggenAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 10
- TischnamensschilderAnz. 30
- StandnummernschilderAnz. 30
- FotowändeAnz. 2
- Dekorative RettungsringeAnz. 4
- JuteschnurAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-SpotsAnz. 12
- LampenstativeAnz. 6
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- KühlrosteAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- TeekannenAnz. 3
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmoppsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Ausstellerliste erst fest, bevor du die Standaufteilung zeichnest. Weise danach Standnummern zu und verschicke den Grundriss zusammen mit Parkinformationen und der Ausstellerbestätigung.
- Schließe die Anmeldung mindestens 14 Tage vor der Messe, damit du Ernährungswünsche, Präsentationen und Namensschilder noch rechtzeitig bearbeiten kannst. Für kurzfristige Änderungen sollte eine verantwortliche Person erreichbar sein.
- Teste Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofone nicht erst zur Eröffnung. Plane mindestens 60 Minuten für Kabel, Stromversorgung, Laptops und Ladestationen ein und halte Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln griffbereit.
- Kühle Getränke erst kurz vor dem Einlass und stelle Kaffee, Tee und Wasser an einer festen Stelle bereit. Rechne für eine vierstündige Messe grob mit 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Person und ergänze Tassen, Gläser, Teller und Besteck.
- Teile Freiwillige in klare Schichten ein: mindestens zwei Personen für die Registrierung zu Beginn, eine Person für Technik und eine für Ausstellerfragen. Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass, prüfe Boden und Durchgänge und stelle Beschilderung, Abfallbehälter und Aufbewahrungsboxen auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Segelmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ausstellerliste, Anmeldeformular und Einladungen. Den Standplan, das Programm und die Technik solltest du spätestens 14 Tage vor der Messe festlegen.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Segelmesse?
- Für eine kleine bis mittlere Messe sind mindestens vier Helfer sinnvoll: zwei an der Registrierung, eine Person für Technik und eine für Ausstellerfragen. Bei mehr als 50 Ausstellern solltest du zusätzlich eine Person für Aufbau und Wege einplanen.
- Wann muss der Standplan für eine Segelmesse fertig sein?
- Der Standplan sollte 10 bis 14 Tage vor dem Termin fertig sein. Dann können Aussteller ihre Standnummer prüfen, Präsentationen vorbereiten und Anreise sowie Parken planen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Segelmesse?
- Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Standwände, Beschilderung und Registrierung ein. Für Technik, Getränkekühlung und den Funktionstest von Beamer und Mikrofon kommen etwa 60 Minuten hinzu.
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