Cómo organizar una feria de vela sin perder el control
Una feria de vela se organiza en este orden: primero cierras la lista de expositores y las inscripciones; después distribuyes los puestos y completas el programa; por último preparas el montaje, la atención al público y la logística del día. Las confirmaciones, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento suelen quedar para el final, cuando ya es difícil corregir errores. Este plan reúne 66 tareas y 55 materiales para que llegues al montaje con cada puesto numerado, cada presentación localizada y los accesos comprobados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 2
Enviar invitaciones
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Registrar expositores
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
2 personas
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Enviar la confirmación a los expositores
- 8
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 9
Asignar números de stand
- 10
Diseñar el plano
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Confirmar ponentes
- 14
Recopilar las presentaciones
- 15
Publicar mensaje promocional
- 16
Diseñar la señalización
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Imprimir la lista de expositores
- 19
Asignar voluntarios
- 20
Comprobar la lista de la compra
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Reunir los materiales
3 personas
Evento
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Comprobar el suelo y los accesos
2 personas
- 26
Marcar los puestos
3 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 28
Montar las paredes del stand
4 personas
- 29
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
- 30
Instalar la iluminación
2 personas
- 31
Colgar señalización
2 personas
- 32
Colocar la decoración
2 personas
- 33
Montar la mesa de catering
2 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Probar la técnica de presentación
2 personas
- 36
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 37
Ordenar las acreditaciones
- 38
Recibir a los expositores
3 personas
- 39
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
- 40
Realizar las últimas comprobaciones de los puestos
3 personas
- 41
Recibir a los visitantes
4 personas
- 42
Registrar a los visitantes
3 personas
- 43
Repartir el programa
2 personas
- 44
Apoyar a los expositores
2 personas
- 45
Anunciar las conferencias
- 46
Servir café y té
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Revisar el área de los baños
- 51
Coordinar presentaciones
2 personas
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 54
Registrar a los expositores
3 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo
2 personas
- 56
Recoger el catering
3 personas
- 57
Recoger la basura
3 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 60
Desmontar las paredes del stand
4 personas
- 61
Retirar la decoración
2 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Inventariar materiales
2 personas
- 64
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 65
Guardar los restos
2 personas
- 66
Enviar un mensaje posterior a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de exposicióncant. 30
- Sillascant. 80
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 30
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
- Paredes para standscant. 30
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Portátilescant. 3
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 12
- Estaciones de cargacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Cajeros automáticoscant. 2
- Enrollacablescant. 4
- Maletines de herramientascant. 3
- Escaleras de tijeracant. 2
- Linternas de manocant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Banderas de velacant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Tarjetas con nombres para mesacant. 30
- Carteles con número de standcant. 30
- Paredes para fotoscant. 2
- Aros salvavidas decorativoscant. 4
- Cuerda de yutecant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Focos LEDcant. 12
- Soportes para lámparascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Rejillas de ventilacióncant. 4
- Jarras de aguacant. 8
- Teterascant. 3
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 30
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el registro de expositores antes de dibujar el plano definitivo. Cuando conozcas el número final, asigna los números de stand y envía la confirmación con horarios, aparcamiento y necesidades concretas.
- Deja al menos 7 días para recopilar las presentaciones y confirmar a los ponentes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y los micrófonos antes de abrir las puertas.
- Prepara la señalización y las acreditaciones antes del día del evento, y lleva impresa una lista de expositores. La lista digital no sustituye a una copia visible en el mostrador de registro.
- Asigna voluntarios por zonas y turnos, no solo por nombre. Reserva personas para el registro, las salas de presentaciones, las bebidas y las incidencias de cables, enchufes o mobiliario.
- Haz la compra después de comprobar la lista completa y enfría las bebidas con tiempo. Revisa tazas, vasos, platos y cubiertos junto con las cafeteras, teteras, termos y neveras portátiles para no descubrir faltas durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vela?
- Empieza al menos 8 semanas antes para preparar la lista de expositores, abrir las inscripciones y confirmar a los ponentes. Reserva la última semana para cerrar el plano, imprimir acreditaciones, publicar el programa y revisar los materiales.
- ¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los expositores?
- Cierra el formulario entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, asignar los stands, diseñar el plano y enviar una confirmación completa.
- ¿Cuándo hay que preparar el plano de los puestos?
- Haz un primer borrador cuando ya tengas aproximadamente el 80 % de las inscripciones. El plano definitivo debe quedar cerrado al menos 7 días antes, después de comprobar accesos, paredes para stands, mesas y circulación.
- ¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de vela?
- Comprueba durante una revisión de 2 horas el suelo, los accesos, el mobiliario, los cables y las regletas. También verifica el equipo de presentaciones, las acreditaciones, la lista impresa, las bebidas enfriadas y la distribución de voluntarios.
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