So organisierst du eine Science-Show

Beginne bei einer Science-Show nicht mit dem Einkauf, sondern mit dem Programm: Wähle Experimente aus, prüfe sie auf Sicherheit und lege die Vorführungen in eine klare Reihenfolge. Danach reservierst du Raum und Catering, verschickst Einladungen und erfasst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In der letzten Woche testest du jedes Experiment trocken und prüfst Technik, Material und Beschilderung. Am Veranstaltungstag zählen kurze Wege, ein vorbereiteter Registrierungstisch und Sicherheitsmaterial, das sofort erreichbar ist.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Experimente und Programm auswählen
2 Personen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen bearbeiten
4
Ernährungswünsche erfassen
5
Veranstaltungsort und Saal reservieren
6
Experimente auf Sicherheit prüfen
2 Personen
7
Materialien bestellen
8
Ablaufplan und Vorführungen ausarbeiten
2 Personen
9
Catering reservieren
10
Einkaufsliste prüfen
11
Einkaufen gehen
2 Personen
12
Experimente trocken testen
3 Personen
13
Experimentmaterialien sortieren
2 Personen
14
Arbeitsblätter und Schilder drucken
15
Teilnehmerliste und Ausweise erstellen
2 Personen
16
Snacks portionieren
2 Personen
17
Getränke kalt stellen
18
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Vorführtafel einrichten
3 Personen
21
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
22
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
23
Experimentierstationen aufbauen
4 Personen
24
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
26
Snacks und Getränke bereitstellen
2 Personen
27
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

28
Teilnehmende empfangen
4 Personen
29
Ausweise und Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
30
Sicherheitsanweisung geben
2 Personen
31
Erste Vorführungsrunde durchführen
3 Personen
32
Experimentierstationen betreuen
6 Personen
33
Getränke nachfüllen
2 Personen
34
Snacks servieren
3 Personen
35
Verbrauchte Materialien ersetzen
3 Personen
36
Pausebereich sauber und sicher halten
2 Personen
37
Zweite Vorführungsrunde durchführen
3 Personen
38
Fragerunde moderieren
2 Personen
39
Abendprogramm moderieren
3 Personen
40
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
41
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

42
Experimentiermaterial sammeln
4 Personen
43
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
44
Geschirr abwaschen
3 Personen
45
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
46
Geräte ausschalten
2 Personen
47
Saal reinigen
4 Personen
48
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
49
Materialien verpacken und beschriften
3 Personen
50
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
Registrierungstisch
AbfallbehälterAnz. 4
TischdeckeAnz. 10

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 40
LaborkittelAnz. 8
Schutz-TischdeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-Koffer

Experimentiermaterial

MessbecherAnz. 20
MesszylinderAnz. 6
TrichterAnz. 10
TropfpipettenAnz. 50
Plastik-ReagenzgläserAnz. 60
ReagenzglasständerAnz. 10
Kunststoff-MischschüsselnAnz. 12
PlastiklöffelAnz. 30
KüchenwaagenAnz. 2
ThermometerAnz. 4
MagneteAnz. 20
LupeAnz. 20
StoppuhrenAnz. 4
PlastiktablettsAnz. 12
BallonpumpeAnz. 2

Dekoration

PräsentationstafelnAnz. 6
Wegweiser-SchilderAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
Wasserfeste StifteAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Mehrweg-TellerAnz. 90
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
KaffeekannenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Plane pro Experiment einen festen Zeitblock und zusätzlich mindestens 10 Minuten für Umbau, Nachfüllen und Fragen ein. Ohne diese Puffer gerät die zweite Hälfte der Show schnell in Verzug.
Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag gemeinsam im Veranstaltungsraum. Ein einzelner Funktionstest zu Hause zeigt nicht, ob Kabel, Lautstärke und Sichtachsen vor Ort passen.
Sortiere die Materialien je Vorführung auf eigene Plastiktabletts und beschrifte sie. So suchst du während der Show nicht nach Messbechern, Pipetten, Thermometern oder Stoppuhren.
Lege Schutzbrillen, Laborkittel, Schutz-Tischdecken und den Erste-Hilfe-Koffer vor dem Einlass bereit. Sicherheitsmaterial, das erst aus Kisten geholt werden muss, wird in der ersten hektischen Minute leicht vergessen.
Plane die Anmeldung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn und halte Teilnehmerliste sowie Ausweise alphabetisch bereit. Stelle Getränke und portionierte Snacks erst nach dem Aufbau kalt beziehungsweise auf den Serviertischen bereit, damit sie nicht im Weg stehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Science-Show organisieren?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Programm, Raum und Einladungen. Bestelle Materialien spätestens 2 Wochen vor der Show, damit ein fehlendes Teil noch ersetzt werden kann.
Wie viele Experimente braucht eine Science-Show?: Für eine Show von 60 Minuten reichen meist 4 bis 6 Experimente, wenn jedes etwa 8 bis 10 Minuten dauert. Plane zusätzlich Zeit für Erklärungen, Umbauten und Fragen ein.
Wann sollte man die Experimente für eine Science-Show testen?: Führe einen ersten Trockentest mindestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Vortag mit dem tatsächlich verwendeten Material. Prüfe dabei auch Mengen, Reihenfolge, Sicherheit und die benötigte Aufbauzeit.
Wie früh müssen Technik und Raum aufgebaut werden?: Plane mindestens 2 Stunden vor Beginn für Tische, Stationen, Vorführtafel und Technik ein. Der Ton- und Mikrofontest sollte spätestens 30 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.

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