Zo organiseer je een science show zonder verrassingen

Begin met het programma, niet met de aankleding. Kies de experimenten, bepaal hoeveel deelnemers tegelijk kunnen meedoen en controleer daarna veiligheid, materialen en zaalindeling. Plan vervolgens de uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen, zodat je catering en werkplekken op aantallen kunt afstemmen. Test alle demonstraties droog en sluit techniek minstens één keer volledig aan voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Experimenten en programma kiezen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Locatie en zaal reserveren
6
Experimenten op veiligheid controleren
2 personen
7
Materialen bestellen
8
Draaiboek en demonstraties uitschrijven
2 personen
9
Catering reserveren
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Experimenten droog testen
3 personen
13
Experimentmaterialen sorteren
2 personen
14
Werkbladen en bordjes printen
15
Deelnemerslijst en badges maken
2 personen
16
Hapjes portioneren
2 personen
17
Dranken koud zetten
18
Zaalindeling uitzetten
2 personen
19
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
20
Demonstratietafel inrichten
3 personen
21
Projector en scherm aansluiten
2 personen
22
Geluid en microfoon testen
2 personen
23
Experimentstations klaarzetten
4 personen
24
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Hapjes en dranken klaarzetten
2 personen
27
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
4 personen
29
Badges en werkbladen uitdelen
2 personen
30
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
31
Eerste demonstratieronde uitvoeren
3 personen
32
Experimentstations begeleiden
6 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Hapjes serveren
3 personen
35
Gebruikte materialen vervangen
3 personen
36
Pauzeplek schoon en veilig houden
2 personen
37
Tweede demonstratieronde uitvoeren
3 personen
38
Vragenronde begeleiden
2 personen
39
Avondprogramma presenteren
3 personen
40
Laatste drankenronde serveren
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

42
Experimentmateriaal verzamelen
4 personen
43
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
46
Apparatuur uitschakelen
2 personen
47
Zaal schoonmaken
4 personen
48
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
49
Materialen verpakken en labelen
3 personen
50
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Afvalbakkenaantal 4
Tafelkleedaantal 10

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Laboratoriumjassenaantal 8
Beschermende tafelkledenaantal 10
Eerstehulpkoffer

Experimentmateriaal

Maatbekersaantal 20
Maatcilindersaantal 6
Trechtersaantal 10
Druppelpipettenaantal 50
Plastic reageerbuizenaantal 60
Reageerbuisrekkenaantal 10
Plastic mengkommenaantal 12
Plastic lepelsaantal 30
Keukenweegschalenaantal 2
Thermometersaantal 4
Magnetenaantal 20
Vergrootglazenaantal 20
Stopwatchesaantal 4
Plastic dienbladenaantal 12
Ballonnenpompaantal 2

Decoratie

Presentatiebordenaantal 6
Wegwijzerbordjesaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Watervaste stiftenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 90
Herbruikbaar bestekaantal 100
Koffiekannenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan per experiment een vaste demonstratietijd en een korte uitleg. Zo past het programma binnen de beschikbare uren en weet je hoeveel stations, maatbekers en andere materialen per ronde nodig zijn.
Controleer experimenten niet alleen inhoudelijk, maar ook op opruimen en morsen. Leg veiligheidsbrillen, laboratoriumjassen, beschermende tafelkleden en de eerstehulpkoffer klaar vóór je de stations opbouwt.
Test projector, scherm, speaker en draadloze microfoon samen met de laptop op de plek waar je ze gebruikt. Een verlenghaspel of stekkerdoos die pas op de dag zelf ontbreekt, kan de hele demonstratie vertragen.
Zet registratie, badges en deelnemerslijst bij de ingang en houd de experimentstations vrij van losse spullen. Reken extra tijd voor binnenkomst, omdat aanmelden en uitleg per deelnemer meestal langer duurt dan alleen een stoel aanwijzen.
Portioneer hapjes pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet dranken koud voordat de zaal open gaat en controleer de boodschappenlijst opnieuw nadat je alle experimentmaterialen hebt gesorteerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een science show organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met experimenten, locatie en uitnodigingen. Plan de droogtest en de volledige technische test uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de show.
Hoeveel experimentstations heb ik nodig voor een science show?: Dat hangt af van je groepsgrootte en het aantal deelnemers per station. Deel het verwachte aantal deelnemers door het gewenste aantal deelnemers per station en rond naar boven af; test die opstelling tijdens een proefronde.
Wanneer moet ik de catering voor een science show regelen?: Reserveer catering zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en uiterlijk 2 weken vooraf. Werk het definitieve aantal, hapjes en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de show bij.
Hoe bereid ik experimenten veilig voor?: Controleer elk experiment vóór het bestellen van materialen en voer daarna minstens één droge test uit. Leg veiligheidsmaterialen en een eerstehulpkoffer klaar voordat deelnemers de experimentstations gebruiken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.