Ein Schulmusical Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Schulmusical laufen Theater, Konzert und Publikumsorganisation gleichzeitig. Beginne deshalb mit Datum, Raum und der Zahl der Vorstellungen, bevor du Rollen, Skript und Probenplan festlegst. Danach folgen Ticketverkauf, Kostüme, Requisiten sowie Licht- und Tontechnik. Plane die letzten Tests nicht für den Aufführungstag ein: Mikrofone, Musik-Cues und Sitzordnung müssen vorher im Saal geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Raum bestätigen
2 Personen
2
Vorstellungen planen
3 Personen
3
Ticketpreise festlegen
2 Personen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Ticketverkauf registrieren
2 Personen
9
Saalreservierung festlegen
10
Licht- und Tonbuchung vornehmen
11
Skript und Musik zusammenstellen
2 Personen
12
Rollenverteilung festlegen
3 Personen
13
Probenplan verteilen
2 Personen
14
Kostüme inventarisieren
3 Personen
15
Kostüme anpassen
3 Personen
16
Requisiten sammeln
3 Personen
17
Dekorationspaneele anfertigen
5 Personen
18
Dekor streichen
5 Personen
19
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
20
Musik und Cues testen
3 Personen
21
Mikrofone prüfen
2 Personen
22
Zuschaueraufteilung erstellen
2 Personen
23
Programm drucken
2 Personen
24
Namensschilder erstellen
2 Personen
25
Freiwilligenanweisungen drucken
26
Catering bestellen
2 Personen
27
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
28
Geschirrbestand prüfen
2 Personen
29
Technische Generalprobe durchführen
6 Personen
30
Generalprobe durchführen
15 Personen
31
Einkaufen gehen
3 Personen
32
Kleidung und Requisiten einpacken
4 Personen
33
Getränke kühlen
2 Personen
34
Hallboden freiräumen
4 Personen

Event

35
Dekor in den Saal bringen
6 Personen
36
Bühne und Dekor aufbauen
6 Personen
37
Publikumssitze aufstellen
5 Personen
38
Eingangstresen einrichten
2 Personen
39
Garderobe einrichten
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
4 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
43
Technik anschließen
3 Personen
44
Licht und Ton testen
3 Personen
45
Kostüme bereitlegen
3 Personen
46
Requisiten bereitstellen
3 Personen
47
Spieler schminken lassen
4 Personen
48
Darsteller umkleiden
4 Personen
49
Anweisung für Publikumsbetreuer geben
2 Personen
50
Türen öffnen
3 Personen
51
Besucher empfangen
4 Personen
52
Programme ausgeben
2 Personen
53
Einlasskontrolle durchführen
2 Personen
54
Erste Vorstellung begleiten
6 Personen
55
Pausengetränke servieren
6 Personen
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
58
Saal zwischendurch kontrollieren
2 Personen
59
Zweite Vorstellung begleiten
6 Personen
60
Pausebuffet servieren
6 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Publikum verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Dekoration und Requisiten abbauen
6 Personen
64
Technik ausschalten
3 Personen
65
Kostüme einsammeln
3 Personen
66
Geschirr abwaschen
4 Personen
67
Abfall sammeln
3 Personen
68
Saal reinigen
5 Personen
69
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
70
Fundsachen sammeln
2 Personen
71
Deko und Materialien einlagern
4 Personen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Kostüme waschen
3 Personen
74
Restbestände prüfen und einlagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
GarderobenständerAnz. 4
BarhockerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 6
BühnenblöckeAnz. 12
DekorplattenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 140
TassenAnz. 40
TortenplattenAnz. 120
PapierserviettenAnz. 300
TeelöffelAnz. 50
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
AudiokabelAnz. 12
Laptop
Playlist-Controller
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

BühnenstrahlerAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LED-GirlandenAnz. 6
Ersatz-LED-LampenAnz. 10

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 4
PartygirlandenAnz. 12
Dekoratives TuchAnz. 6
BühnengardinenAnz. 2
PflanzkübelAnz. 6
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
ProgrammständerAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 8
ServiertablettsAnz. 10
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2
SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungswagenAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Raum und Vorstellungen fest. Plane mindestens zwei Aufführungstermine, wenn viele Familien kommen, und teile das Publikum früh auf, damit Einlass und Sitzplätze nicht zum Engpass werden.
Stelle Skript, Musik und Rollenverteilung vor dem Probenplan zusammen. Verschicke den vollständigen Probenplan mindestens 2 Wochen vor der ersten Probe, damit Kinder, Lehrkräfte und Helfende ihre Zeiten koordinieren können.
Erfasse beim Ticketverkauf nicht nur die Anzahl der Gäste, sondern auch Ernährungswünsche. Für Programm, Namensschilder und Freiwilligenanweisungen solltest du die endgültigen Zahlen spätestens 7 Tage vor der Aufführung festschreiben.
Prüfe Licht und Ton spätestens am Vortag im echten Saal. Teste jedes Funkmikrofon, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und jeden Musik-Cue; Verlängerungskabel und Gaffer Tape werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Inventarisiere Kostüme und Requisiten mindestens 2 Wochen vor der Premiere. Anpassungen, Dekorplatten und Bühnenblöcke brauchen Zeit, und fehlende Kleiderständer, Sitzplätze oder Abfallbehälter fallen sonst erst beim Einlass auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulmusical planen?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor der ersten Aufführung. Raum, Vorstellungen, Skript, Rollen und Technik gehören in die ersten 2 Wochen; Kostüme, Dekor und Proben lassen sich danach verlässlich aufbauen.
Wie viele Aufführungen sollte ein Schulmusical haben?: Plane mindestens 2 Vorstellungen, wenn Eltern, Geschwister und Lehrkräfte gemeinsam kommen sollen. Lege die Zuschaueraufteilung spätestens 2 Wochen vorher fest und gleiche sie mit dem Ticketverkauf ab.
Wann sollte der Probenplan für ein Schulmusical verteilt werden?: Verteile ihn mindestens 14 Tage vor Beginn der Proben. Aktualisiere ihn nach der Rollenverteilung und markiere Technikproben, Kostümproben sowie die Generalprobe deutlich.
Wann muss man Licht und Ton für ein Schulmusical testen?: Führe den vollständigen Test spätestens am Tag vor der Premiere im Veranstaltungsraum durch. Rechne zusätzlich am Aufführungstag mit mindestens 60 Minuten für Aufbau, Mikrofoncheck und Musik-Cues.

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